Comptabilisation des opérations sur les régies

En premier lieu, un rappel d’importance : il ne faut pas faire de contraction entre les opérations de la régie d’avances et celles de la régie de recettes. Il est important de toujours penser d’une manière ou de l’autre, et ce n’est qu’au moment de concrètement manipuler les espèces qu’éventuellement on s’autorise à contracter les deux.

Autre concept à avoir admis : le quittancier d’un comptable comme celui d’un régisseur ont vocation à retracer l’intégralité des entrées de la caisse concernée : la totalisation en bas de chaque page du quittancier doit être remplie, et correspondre au montant total des débits de la fiche du compte 531. C’est un point de contrôle essentiel, pour une inspection autant que pour un pointage régulier de la bonne marche des opérations. NB utilisez un outil moderne et précis comme le Registre de Caisse Automatique pour faire votre caisse quotidienne, nous ne le regretterez pas.

Les opérations se passent dans l’établissement rattaché, et transitent donc par le compte 452x à l’agence comptable, avec en miroir le 5132 dans l’établissement rattaché : n’hésitez pas à faire rouler souvent l’outil de vérification périodique, au besoin en ne sélectionnant que la cohérence entre établissements.

A priori et pour ce que j’ai observé, à part des comptes avec un chiffre de plus dans certains cas, la récente réforme des comptes Trésor (création d’un compte pour chaque établissement) n’a rien changé à cette matière.

1) L’agent comptable remet une avance initiale au régisseur

Le régisseur doit remettre à son comptable une quittance du montant de cette avance. Il saisit dans son module de régie l’arrivée de cette somme. Le comptable saisit, en écritures courantes de l’établissement support d 452x / c 531 : il y a transfert de la caisse vers l’établissement rattaché.

Dans l’établissement rattaché, on saisit parallèlement d 543 / c 5132. Ainsi la concordance 452/513 est respectée, et l’argent qui n’est plus au 531 est maintenant disponible au 543.

2) Le régisseur fait des DAO

Il les saisit au fur et à mesure dans le module de régie. Quand il valide les opérations, il a alors la possibilité de les transférer en comptabilité ordonnateur de son établissement, sans attendre le comptable sur ce point.

Quand le mandat contenant des DAO arrivera chez le comptable, alors GFC créera tout seul les écritures au(x) compte(s) 4723x, et diminuera le 543.

3) Le comptable reconstitue l’avance

Sans jamais tenir compte de ce qui a bien pu se passer dans la régie de recettes, le comptable restitue au régisseur le montant des DAO dépensées, de manière que l’avance du régisseur revienne au montant initial. En échange, il reçoit derechef une quittance.

Le comptable peut donc passer une écriture d 452x / c 531 dans l’établissement support ; puis dans l’établissement rattaché d 5430 / c 5132. Notez au passage que si le mandat contenant les DAO n’est pas communiqué en même temps, le montant inscrit au 5430 est momentanément plus élevé que l’avance. Ceci pourrait mettre en rogne certains collègues très exigeants envers leurs régisseurs, mais je n’y vois pas d’élément grave.

4) Le régisseur reçoit des recettes

Il les saisit dans son module de régies. Le comptable aura préalablement transféré les créances depuis son module comptable : menu Encaissements/Régie des recettes/Créances, puis la machine demande l’établissement concerné, le nom du régisseur, et enfin propose de générer une disquette.

En effet, les créances, venant du logiciel des droits constatés par exemple, sont dans un premier temps reçues par le comptable qui demeure responsable de leur bon recouvrement (lui seul peut accorder des délais de règlement ou ordonner des poursuites) ; ensuite seulement il en donne copie au régisseur pour que celui-ci encaisse aussi avec l’avantage de la proximité.

Je note que dans cette organisation, on peut imaginer qu’une même créance soit payée deux fois, une fois au comptable et une seconde fois au régisseur. Pas très probable, mais si ça devait arriver, il faudrait réorienter l’un des deux encaissements vers le 4664 et faire un Ordre de Paiement.

Les bordereaux de chèques émis par la régie peuvent être directement envoyés en tégé, mais pas sans signature et cachet du comptable. Un crochet par l’établissement support est donc a priori nécessaire.

5) Les recettes sont transférées au comptable

Alors que les DAO remontent en même temps que le mandat, les encaissements font l’objet d’une transmission spécifique, par une disquette produite directement par le module régie.

Le comptable intègre cette disquette via le menu Encaissements/régies de recettes/Recettes régisseur/Réception. Les créances présentes dans son GFC en seront affectées. Des écritures sont générées entre les différents comptes crédités en classe 4 et le compte 4715, recettes régisseur à vérifier.

Le comptable, à l’aide des documents remis par le régisseur, saisit alors une écriture soldant le 4715 par les comptes de classe 5 ayant reçu l’argent : le 5112 de l’établissement rattaché pour les chèques, et le 531 de l’agence comptable (via le miroir 5132/452x) pour les espèces.

Et là si vous m’avez bien lu, vous savez que le comptable doit rédiger une quittance de la somme remise par son régisseur. La somme totale de l’encaissé en espèces, sans tenir compte des DAO de la régie d’avances qui est d’un autre monde.