[Mise à jour été 2024] Registre de caisse automatique

Le fichier ici offert calcule automatiquement pour vous le montant de votre caisse vespérale, et vous sort tout aussi facilement un bordereau pour déposer les espèces au guichet du Trésor.

Ce registre vous permet d’abandonner les écritures manuelles, tout en conservant une traçabilité et une non-bidouillabilité des opérations. Pour atteindre ce dernier objectif majeur de la tenue des comptes, voici la marche à suivre :

Le quittancier est universel

Le quittancier n’est pas là pour faire plaisir à ceux qui tiennent à avoir un reçu quand ils remettent de l’argent à l’établissement. Le quittancier est une pièce majeure de la traçabilité complète de toute entrée d’argent dans la caisse. Dans cette optique, toute entrée dans la caisse, même s’il ne s’agit pas d’un encaissement, doit faire l’objet d’une inscription dans le quittancier.

Ainsi, quand un régisseur me remet les recettes qu’il a faites, je lui établis une quittance en échange du liquide qu’il dépose à mon coffre. Si j’ai été amené à retirer du liquide au guichet DFT, je fais aussi une quittance.

La majorité des quittances qui sont établies dans mon agence comptable le sont pour ordre, ne sont pas remises, et d’ailleurs on les laisse sur la souche : chaque soir on fait une quittance comportant le total des opérations en espèces de la journée sur le logiciel de comptabilité annexe de la DP (chez moi, Alise).

Cette règle d’or de l’universalité du quittancier permet de justifier toutes les entrées dans la caisse, avec un registre papier dans lequel on ne peut pas intercaler d’informations.

Dès lors, il est très important de bien utiliser la mention du total en marge du quittancier ! En effet, en bonne logique, le montant total de cette marge sera à rapprocher du total des mouvements de l’exercice en débit du compte 531. Et du total des entrées de caisse dans le registre de caisse automatique, forcément.

Dernière conséquence logique : commencez un quittancier neuf en début ce chaque exercice ! Si vous faites 215 quittances par an et que ça vous fait enrager d’en démarrer un nouveau pour si peu, vous pouvez mettre de l’eau dans ce vin-là, ou bien acheter des quittanciers de chez Lavauzelle, qui contiennent 300 formules.

Tenez une comptabilité des sorties de caisse

Logiquement, il importe en parallèle de pouvoir attester par des moyens non falsifiables les sorties de caisse. Il est d’abord essentiel de bien suivre les DAO, voir les nombreux articles de l’IZ qui se sédimentent sur le sujet. Pensez à faire dans votre registre des DAO une colonne de totalisation, qui correspondra au montant des débits du 4721x.

Faut-il faire du registre des DAO un registre de toutes les sorties de caisse, y compris les remises au guichet DFT et les avances aux régisseurs et leurs reconstitutions ? Je me tâte à ce sujet depuis un paquet d’années, mais probablement j’aurais du le faire. En tout cas, à part la flemme, je n’ai pas vraiment d’argument contre.

Rythmez fortement votre travail

Faites souvent vos FQE si vous ne les faites pas quotidiennement, et faites-les de manière que le solde du 531 (et les totalisations entrées et sorties) correspondent le plus souvent possible à ce que porte le registre de caisse.

Faites une reliure à anneauxdans laquelle vous ajouterez les feuillets de calcul de la caisse, avec après la page de titre la procédure de suivi du numéraire dans l’agence comptable. Intercalez, si vous les utilisez, les fiches d’auto-contrôle de la caisse dans votre reliure, et vous pourrez ainsi montrer que vous avez une belle démarche de maîtrise et d’amélioration du service.

Mise à jour DFT début 2008 : maintenant on est amenés à devoir choisir sur quel compte Trésor on fait des versements en espèces. Aussi, je vous suggère de dupliquer les onglets "remise d’espèces à TG" autant de fois que vous gérez de comptes, en y indiquant les coordonnées de l’établissement concerné, dont le RIB bien évidemment.

Mise à jour RCBC octobre 2013 (il est temps) : l’outil a été remanié pour permettre de correctement retracer les différents comptes 531. Mais GFC proposait, dans les Autres documents, un registre de caisse faisant automatiquement le total des 531 de l’agence comptable, donc le lapin lui-même ne l’utilisait plus !

Mise à jour Op@le juillet 2024 : on ressort le bouzin du placard parce qu’il retrouve de l’utilité. Au passage, évolution de la carte comptable oblige, il est livré avec de quoi suivre dix établissements (et si quelqu’un a besoin de l’adapter à douze, il se débrouillera).