Remise et numérisation des chèques DFT : du STC de Lille et Créteil au CPD de Rennes (TESSI) ... et encore du changement !

[Mise à jour du 16 janvier 2024] Message reçu :
COMMUNICATION DÉPÔTS DE FONDS AU TRÉSOR
JANVIER 2024
MACH23 Tessi : changement d’adresse de envois de remises de chèques
Bonjour,
Depuis le 28/08/2023, la DGFIP a externalisé l’encaissement des remises de chèques de ses clients DFT, dont vous faites partie, auprès de la société TESSI.
Depuis cette date, vous adressez vos remises de chèques au Centre Prestataire DFT (CPD) de TESSI situé à Rennes.
Pour permettre un traitement plus efficient des remises de chèques de la clientèle DFT, un deuxième site vient d’être mis en place, sur Villeneuve d’Ascq, pour traiter vos remises de chèques.
Le service DFT vous remercie de bien vouloir dès à présent utiliser l’adresse ci-dessous, en lieu et place de celle du CPD de Rennes :

STC
TSA 92303
59887 LILLE CEDEX 9

Il est rappelé que l’adresse du CPD doit être utilisée uniquement pour les remises de chèques des organismes titulaires d’un compte DFT. Tout autre document (talon optique, TIP SEPA...) ne sont donc pas à adresser au CPD de Villeneuve d’Ascq.

Nous connaissons tous les STC de Créteil et de Lille à qui nous devions envoyer nos remises de chèques depuis presque dix ans. IntendanceZone avait d’ailleurs fait une brève sur le sujet [1].

C’est terminé à compter du 28 août 2023, car du Service de Traitement de Chèques, nous passerons au Centre Prestataire DFT (CPD), marché remporté par l’entreprise TESSI :

STC
TSA 21111
35917 RENNES CEDEX 9

Les modalités d’envoi des chèques

Il y a des habitudes qui sont inchangées, et d’autres qui vont devoir être modifiées. Et malheureusement, on peut imaginer du travail en plus !

Mais si vous êtes une ou un fidèle lecteur de ce site, vous connaissez les multiples façons de gagner du temps dans nos jobs de cadres surbookés : dématérialisation, prélèvement automatique, utilisation d’un tableau de bord quotidien, sont autant d’outils qui vous permettent de gagner du temps consacré aux nouvelles injonctions qui se multiplient ces dernières années.

Les avantages du nouveau système

Il y en a tout de même plusieurs :

• Le premier est que nous n’aurons plus à trier les chèques de plus de 5 000,00 €, qui peuvent être mis avec les autres sans autre forme de procès
• les chèques devraient être traités à J+1 et crédités à J+3, J étant le jour de la réception par le CPD
• et le dernier avantage induit : cela va nous donner encore plus d’arguments pour passer sur des moyens de paiement dématérialisés plus souples et plus confortables pour tout le monde ! Prélèvement automatique, CB, TIPI et autres services proposés par TURBISE et allii

Ce qui ne change pas

On envoie toujours nos chèques à l’encaissement avec un ticket de remise, dont le modèle reste inchangé. Ces tickets de remise sont fournis par votre DDFiP pour chaque établissement. Certains comptables conservent l’exclusivité de l’envoi des chèques au STC et sont les seuls à conserver ces carnets ; d’autres, considérant que les régisseurs sont responsables et que pour les responsabiliser autant les faire bosser jusqu’au bout, donnent des carnets de tickets aux établissements rattachés, rendus ainsi autonomes. Faites le bon choix !

Soyez attentifs à toujours mettre votre ticket de remise de chèques ; le bordereau en revanche n’est d’aucune utilité. N’envoyez pas de lot de plus de 200 chèques, ça fait buguer le système. L’endos de chaque chèque doit comporter votre signature (enfin une signature quelconque, parce que cela n’est jamais vérifié) et, comme c’est demandé depuis dix ans déjà, le code guichet + le numéro de compte DFT + la clé RIB (l’IBAN complet ça sera parfait). Il semble qu’il ne soit pas nécessaire de mettre un roman du style "veuillez encaisser sur le compte au nom de l’agent comptable du collège Hermekon...", donc si vous êtes un régisseur encaissant de manière occasionnelle, à la paluche il suffit de recopier l’IBAN, et si vous vous fabriquez un tampon, il sera plus court.

En cas d’incident ou de demande d’information, ce sont les services de la DGFiP qui apparemment restent nos interlocuteurs, et c’est une bonne nouvelle.

L’envoi en courrier suivi est un bon moyen de se prémunir contre les pertes éventuelles et reste bien moins cher que le recommandé. La lettre suivie est un service proposé par la Poste qui permet de suivre l’acheminement et la distribution d’une lettre ou d’un colis pesant moins de 3 cm d’épaisseur et moins de 3 kg.

Ce qui change

La numérisation des chèques est obligatoire afin de se prémunir en cas de perte. Il faudra attendre de voir comment ces pertes se traitent concrètement. Dans nos agences, les chèques étaient, selon nos infaillibles statistiques zoniennes, rarement scannés.
L’IntendanceZone, se devait de vous donner une proposition de mode opératoire simple, rapide, gratuite et efficace.

Afin de scanner nos chèques, le prérequis est de supprimer l’agrafe avec le papillon qui porte les références de la créance sur l’avis au familles. Il faut privilégier l’inscription au dos du chèque de ce numéro de créance.

Les chèques bancaires ont une taille normalisée de 80 x 175 mm

S’agissant de la numérisation proprement dite, plusieurs pistes sont possibles :

1. Utiliser le chargeur du copieur et faire plusieurs tentatives, chez moi cela fonctionne sur le Toshiba/UGAP. Il faut positionner les chèques en plein centre du chargeur. Je demande un scan recto de mes trente chèques, cela prend quelques secondes et j’ai déjà mon fichier PDF par courriel ! Un clic pour enregistrer le fichier dans le répertoire ad hoc et c’est déjà fini.

   

2. Utiliser un petit scanneur de bureau à défilement comme un certain nombre de collègues en ont acquis pour le travail de dématérialisation
3. Vous pouvez aussi envisager de positionner les chèques sur la vitre du copieur trois par trois et lancer le scan, ce sera beaucoup plus long et il existe un risque de s’emmêler les pinceaux, voire de perdre un chèque qu’on ne voit pas tomber derrière la machine, argh !
4. Certains essaieront de les positionner par 10, sur le bureau ou plus et de prendre des photos avec un appareil de qualité : naannn...
5. Enfin il existe des scanneurs spécifiques pour les chèques. Des machins qui assurent l’encaissement par connexion avec un logiciel de caisse, et coûtent au moins mille euros HT ! Faire des frais pour une procédure appelée à disparaître !? Certains très gros établissements pourraient rentabiliser un tel appareil...
6. On découvre l’existence d’une application sur téléphone mobile qui semble tout faire ! Si un collègue a envie de tester et d’indiquer son opinion en commentaire : https://checkscanner.fr/

Les délais de traitement

Les débuts de TESSI semblent assez difficiles, et les collègues se plaignent, début octobre, de chèques jamais crédités sur le DFT. Un message de la DGFiP du 06/10/2023 dit :

Pour votre information, le délai de J+3 est celui à partir du traitement par TESSI et non à partir de la date d’envoi par le client DFT.

Si vous ne constatez pas de crédit d’ici 6 semaines, à partir de la date d’envoi, alors nous pourrons considérer que la remise est perdue. Dans ce cas-là, vous avez 2 solutions :

• demander aux émetteurs d’opposer les chèques et d’en réémettre. Pour information, vous avez d’autres solutions aux chèques telles que le virement ou l’encaissement par carte bancaire. N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de plus de détails.

• demander la substitution des chèques auprès de la Banque de France. Il faudra nous transmettre la copie des chèques et de la remise pour que nous puissions enclencher cette procédure. Cette procédure peut être assez longue (minimum 1 mois).

C’est pas brillant. Dans ces conditions, vous mesurez bien l’importance d’avoir des scans de ces chèques !