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Un exemple de tableau de bord ou un zeste de zen au bureau

vendredi 14 janvier 2022, par Philippique

Si vous vous êtes déjà retrouvé en réunion de direction sans vous souvenir de ce que vous vouliez dire.

Si vous en avez marre de devoir répondre au dépourvu à la diversité de vos interlocuteurs, sans avoir vos notes accessibles en un mouvement.

Si vous cherchez un outil qui peut contribuer à réduire votre charge mentale.

Si comme beaucoup, vous avez toujours 1001 choses en tête, et que vous n’arrivez pas à vous souvenir toujours de tout.

Si vous voulez passer des soirées tranquilles sans vous dire, demain, il faut absolument que je pense à ceci ou à cela.

Alors cet outil est peut-être une solution pour vous.

Description de l’outil : simple, pratique, gratuit et ... reposant

Tout d’abord ce n’est pas un nième logiciel aux promesses fallacieuses !

Oui, il s’agit d’un outil très simple, simpliste même. Et pourtant je l’utilise depuis plus d’un an et je m’étonne encore du fait que personne ne m’a jamais conseillé une solution de ce type.

Redoutablement pratique aussi, car il est disponible en permanence sur son écran et ne consomme pratiquement pas de temps.

Et oui, il est totalement gratuit car il mobilise le tableur de la suite Libreoffice.

Il est enfin vraiment reposant car, il constitue une garantie assez solide qu’on ne va pas oublier quelque chose. Et tout ce qui peut contribuer à faire baisser la charge mentale est plus que précieux par les temps qui courent.

Pour terminer et même si ce n’est pas une fin en soi il contribue à réduire la paperasse !

Conception

Cet outil, ce document pour être plus précis, est constitué d’un classeur avec un voir deux onglets.

Ce classeur reprend vos différents domaines d’activité sous forme d’en-têtes de colonnes.

Exemples :
 tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et permanences
 prochain conseil d’administration
 réunion direction
 agent chef
 conseil dépional
 budget
 …

La conception est on ne peut plus simple et rapide : exemple ci-dessous.

Utilisation

Rien d’extraordinaire n’est ce pas ? Et pourtant tellement pratique !

On l’ouvre le matin en arrivant pour l’avoir toujours disponible et ...

On vous appelle sur tel ou tel sujet ?
Plutôt que de chercher un dossier en faisant de la gymnastique avec le combiné, ou de chercher dans son PC, on regarde et on sait immédiatement ce qu’on avait à dire ou faire sur ce dossier.

L’agent chef arrive dans le bureau pour faire un point sans prévenir car elle ou il est débordé.e en ces temps de crise sanitaire, et elle ou il vous demande à brûle pourpoint si vous avez quelque chose à lui demander ?
Idem, un coup d’œil sur l’écran et au lieu de se plonger dans ses pensées pour en tirer quelques souvenirs éparses, on a a disposition tout ce qu’on souhaitait évoquer. Au pire, elle ou il ne peut pas venir, et hop un petit copié/collé dans un courriel et c’est terminé.

Le chef vous croise dans le couloir en indiquant qu’il faudra mettre tel point à l’ordre du jour du prochain conseil d’administration ? En arrivant au bureau, une petite ligne dans la colonne conseil d’administration et le tour est joué.

On arrive en fin de mois et vous voulez être sûr d’avoir rien oublié dans vos opérations ? Plutôt que de chercher des documents, vous avez tout sous la main en un clic à peine.

Vous vous dites il faut absolument que je vois cela avec X, ce n’est pas urgent mais il ne faut pas oublier ?
Plutôt que de déranger X, vous notez dans le classeur (cela prend au maximum 30 secondes) et à la prochaine réunion un petit coup d’œil et vous avez la liste des sujets à évoquer avec X.

Je n’ai pas vraiment besoin d’en dire plus, si ce n’est qu’un onglet supplémentaire avec sa ‘todo list’ est un complément naturel.

Conclusion

C’est un vrai apport dans le travail quotidien et son utilisation très simple fait que pour moi, il surpasse tous les autres outils que j’ai pu tester et que j’ai abandonnés car justement peu pratiques.

Je complète avec un agenda papier, irremplaçable finalement pour la souplesse qu’il offre notamment en terme de prise de notes instantanées sans devoir s’astreindre à allumer son ordinateur portable et parce que sur la prise de notes, j’ai une préférence pour l’écrit qui donne plus de liberté que le cadre un peu trop structurant de l’informatique.

Parfois j’utilise aussi les notes prises sur le téléphone lorsque je n’ai rien sous la main ou le cahier de réunions.