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Encaissements des repas et des ventes de cartes self par un mandataire dans l’établissement : exemple de protocoleLa caisse des ’gros’ établissements et notamment des agences comptables est longue à arrêter et les encaissements concernant les ventes des repas sont également chronophages.
L’idée de l’organisation partagée (aimablement soufflée par un lapin aux grandes oreilles et pratiquée avec des variantes dans la plupart des agences comptables) est de désigner un mandataire habilité (ou un régisseur) qui va gérer sa caisse et ses encaissements pendant la semaine ; l’intégration de ces encaissements dans la comptabilité de l’agence comptable étant réalisée le vendredi. La caisse de l’agence comptable est ainsi mouvementée beaucoup moins souvent, d’où le temps gagné. Ce temps gagné représente plus de trois heures par semaine soit presque une demi-journée de travail... ce qui n’est pas rien !
Cette organisation peut-être améliorée avec l’achat d’un coffre et la création d’une régie, ce que nous avons planifié pour 2021.
La procédure résumée :
- Désignation et formation d’un ou une mandataire (qui n’est pas le caissier de l’agence comptable) pour les encaissements TURBISE ; dans mon établissement ce mandataire encaisse également le produit des ventes de carte self.
- Ce mandataire est équipé d’une caisse munie d’une clé et doté d’un fonds de caisse chaque lundi matin
- Elle ou il procède à ces encaissements (espèces, chèques, CB) et dépose chaque jour ces encaissements et les justificatifs au coffre après avoir arrêté sa caisse
- En fin de semaine, il remet au caissier ses encaissements de la semaine contre reçu pour la partie espèces.
- C’est le caissier qui arrête la caisse de l’agence comptable et procéder aux encaissements globaux dans GFC
La procédure détaillée
La fiche de fond de caisse
La fiche de caisse du mandataire