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Fin d’exercice : méthode de « l’extourne », autrement dit de la « contre-passation »

jeudi 30 décembre 2004, par L’intendant zonard

Mise à jour 2009 : n’utilisez jamais cette horreur, ça a complètement foiré quand j’ai essayé, et les bugs que ça a causé dans GFC m’ont retardé de six mois dans la reddition de mes comptes financiers. Aux ch. l’extourne !

Pour boucler l’année budgétaire, et payer les factures arrivées trop tard, l’année dernière on nous recommandait de faire un mandat estimatif qui aboutissait au compte 4081 (pièce justificative : état récapitulatif des charges à payer attestant du service fait). Puis il fallait, sur la nouvelle année comptable, faire suivant l’éventuelle nécessité un mandat complémentaire (ou un ordre de recettes) pour ajuster la somme, puis un ordre de paiement.

Pour la fin 2002-début 2003, la DAGF nous invite à procéder autrement. Ca commence pareil, avec un mandat estimatif au 4081. Puis en 2003 vous devrez réaliser un « mandat d’extourne », qui consiste à transférer du 4081 la somme rentrée en bilan d’entrée vers la classe 6, qui s’en trouve augmentée (comme par un ordre de reversement). Après quoi vous payerez votre facture en 2003 par un mandat normal. Dans tous les cas, la différence entre votre estimation et la facture définitive reste à la charge ou au crédit du nouvel exercice.

Attention, cette procédure est très lourde ! En fait, son intérêt réside dans le fait qu’elle peut être automatisée, ce qui la rend très intéressante pour les très gros établissements qui auront bien plus d’une dizaine de factures non parvenues à traiter.

Pour le collège de base, comme il n’y a en général qu’une ou deux factures, on pourra le traiter à la main à l’ancienne, ou encore, mais c’est mal, se contenter de les payer sur l’exercice suivant parce que de toutes manières le budget était à sec.