MobiliSCO, application de gestion des voyages pédagogiques [màj version 8.2.1 juin 2024]

Mobilisco est l’une des productions du projet OpenAcadémie ; ce logiciel a reçu le premier prix national au concours Impulsions de l’administration innovante, remis par Mme la ministre de l’Éducation le 10 juillet 2015.

Présentation

Voici une application qui automatise la gestion des voyages pédagogiques en produisant toutes les pièces dont on peut avoir besoin.

MobiliSCO fait tout :

• l’inscription des élèves, sans aucune saisie puisque tout est repris (et mis à jour !) depuis SIECLE
• les listes d’élèves dont on peut avoir besoin
• les documents comptables pour les mandats, les OR, le fonds social
• les régies d’avances ou de recettes pour les organisateurs
• la lettre d’engagement des parents, entièrement paramétrable
• l’autorisation de sortie du territoire
• l’export des informations vers le serveur Ariane de gestion de crises du ministère des Affaires étrangères
• un budget de projet à présenter en CA
• le bilan financier du voyage complet et précis d’après les dépenses réelles
• le suivi des encaissements et/ou le transfert des créances vers GFC
• des mandats de prélèvement SEPA pré-remplis
• le formulaire de la Border Force exigé à l’entrée du Royaume-Uni

Tout, on vous dit !

Mode d’emploi et tutoriels

La Foire Aux Questions

MobiliSCO est une application développée avec Microsoft Access, l’un des composants de la suite Microsoft Office dans sa version Pro [1] Il est nécessaire d’avoir ce logiciel sur sa machine pour pouvoir utiliser notre travail. Cf. plus bas le paragraphe sur la compatibilité des versions de MS Access.

NB : si Access vous demande, à la première ouverture, d’activer le contenu, il faut répondre oui, sans quoi il ne sera pas utilisable. Techniquement nous serions capables de programmer à l’intérieur de ce logiciel une fonction-virus qui détruirait votre disque dur, mais à ce stade on n’en a pas eu envie...

Pour faire fonctionner MobiliSCO, il vous faudra télécharger l’application, récupérer une exportation Excel de SIECLE (le fichier Eleves-complete.xls). Après la machine fonctionne toute seule, ou presque.

Tutoriel vidéo pour la première prise en mains (les tutoriels devraient être refaits avec la version 8 dont le design a changé) :

Créer un nouveau voyage :

Comment mettre à jour vers la dernière version :

Mon premier voyage dans MobiliSCO 6.2 :

Importer les créances de MobiliSCO dans GFC :

A lire : l’article de Xena qui explique comment présenter son budget de voyage en se mettant à l’abri du zèle des zautorités de kontrolle.

Petite mise à jour version 8.2.1 le 15 juin 2024

Quelques imperfections n’avaient pas été repérées en phase de test, notamment pour l’assez délicat formulaire de la douane anglaise. On continue à peaufiner la mise en page des documents produits par l’application.

À part ça, pas de révolution dans cette mise à jour, la principale évolution est l’apparition d’un système d’édition de factures pour que votre EPLE puisse, si vous le souhaitez, contribuer à la démarche d’OpenAcadémie. En un clic, vous pourrez accéder au SIRET et à l’IBAN pour créer notre association comme fournisseur, éditer un devis, éditer une facture, ou demander qu’on vous envoie une par Chorus Pro.

Ces factures mentionnent un "droit d’usage" pour les logiciels OpenAcadémie. Pour être parfaitement clair : aucune différence ne sera faite entre les établissements qui paient et les autres. On reste des amateurs bénévoles, le "SAV" est assuré à ce titre et dans la limite de ce qu’on arrive à faire. Mais avec un tout petit peu d’argent, on pourra pérenniser la démarche en recommençant, ce qu’on n’a pas pu faire depuis deux ans, à accueillir un stagiaire de BUT informatique pendant douze semaines. Cette main d’œuvre saisonnière nous permet d’assurer les travaux de fond, le reste du temps il est trop difficile d’entreprendre de grandes choses tout en assumant nos postes de SG d’EPLE. Donc merci par avance de votre soutien !

Nouvelle version 8.2 le 5 mai 2024

Beaucoup de travail dans cette version majeure après plus d’un an. Tout d’abord les nouvelles fonctionnalités :

• formulaire automatique pour la Border force du Foreign office britannique
• budget "académique" (en fait une version affreusement tronquée du budget MobiliSCO, mais certains rectorats exigent un truc aussi mauvais, alors finalement on le leur donnera, tant pis pour eux)
• nouveau formulaire d’interrogation de la base élèves pour des recherches plus faciles et plus complètes
• formulaires exigés par l’académie de Lille, avec au passage la mise en forme conforme, ou très proche, à la charte graphique Marianne
• courrier d’interrogation du FIJAIS pour vérifier l’honorabilité des accompagnateurs
• un système de mise en archive des voyages passés, au lieu de reprendre une nouvelle implémentation de MobiliSCO à chaque rentrée

Ensuite les corrections d’imperfections : 31 lignes dans notre suivi de bogues, record battu, sachant qu’on est très loin de tout noter. On notera l’évolution réglementaire sur les régies et la RPP, certaines situations de plantage lors des imports de base élèves, des défauts restants dans les calculs budgétaires, il y en a pour tous les goûts.

Mise à jour corrective 8.0.4 du 1er octobre 2023

• rétablissement du bon fonctionnement de l’export Ariane
• stabilisation (à confirmer) du bon fonctionnement de l’export des créances pour les utilisateurs du Runtime

Mise à jour mineure 8.0.3 du 7 mai 2023

• stabilisation des problèmes d’adresse des parents suite aux derniers changements SIECLE
• ajout dans le budget et le bilan financier de la date d’adoption du projet en CA
• ajout dans le budget et le bilan financier du montant moyen par voyageur (en plus de la discrimination existante entre élèves et accompagnateurs)
• mise à jour propre de la liste des accompagnateurs dans le formulaire du voyage après être allé faire un détour par la liste des personnels (ceux qui ont été agacés par l’ancien comportement comprendront)

Mise à jour mineure 8.0.2 du 12 mars 2023

On a identifié ce qui faisait que l’export Ariane ne marchait pas de manière fiable, et rétabli un comportement solide. Un peu de cosmétique, mais l’impression reste que la V8 est solide. Mais pourquoi donc seulement 240 établissements utilisateurs d’une V7.4 ou V8 !? Il y aurait-il tant que ça de collègues restant sur des versions périmées et boguées ? Ou les voyages n’ont toujours pas vraiment repris après la crise sanitaire ?

Mise à jour mineure 8.0.1 du 11 février 2023

La V8 semble globalement satisfaisante et il n’y a pas de catastrophe à corriger en urgence. Quelques améliorations cosmétiques notamment dans les états concernant les régies, la principale amélioration de cette version d’importance mineure concerne l’export Ariane (déclaration au ministère des Affaires étrangères des départs hors les frontières) : il ne marchait pas dans certaines circonstances, cela a été rendu plus fiable.

Mise à jour 8.0.0 du 30 janvier 2023

• on a corrigé un certain nombre de désagréments avec les imports SIECLE et GIGC, amélioré la régularité visuelle de l’interface
• changement du comportement pour l’affichage de l’adresse des familles, après les corrections sauvages dans SIECLE qui rendaient aberrants l’affichage dans les états
• fiabilisation des fonctions lourdes en mode réseau
• fiabilisation du "Calendrier du cuisinier" (document synthétique indiquant le nombre de repas à servir en moins pour le mois à venir)

Mise à jour 7.4.3 du 25 janvier 2022

• correction d’une régression dans la désignation de l’organisateur du voyage, dans certains cas la liste ne fonctionnait plus
• ajout d’une fonctionnalité : rappel de l’intérêt de faire une sauvegarde. A ce stade, MobiliSCO propose au démarrage de faire une sauvegarde, si la précédente a plus de deux mois et si la base de données a changé de taille entretemps.
• Retour du bouton de suivi des lettres d’engagement par voyage, supprimé on ne sait pas trop pourquoi

Mise à jour 7.4.2 du 28 novembre 2021

Après deux années Corona où le logiciel n’a pas beaucoup chauffé, on se remet en selle. MobiliSCO bénéficie des améliorations de l’ensemble de la gamme OpenAcadémie pour cette saison, et ça fait du monde.

• utilisation en réseau plus facile, avec un bouton "raccrocher la base", l’affichage du statut réseau dans l’onglet Assistance
• documents de régie mis à jour avec le décret de 2020
• le rétablissement de l’import GIGC cassé par le ministère à la rentrée
• réfection du menu Accueil (quand même, hein, c’était pas un petit boulot !)
• académies lissées dans une table ad hoc
• indispensable musique d’accueil
• ajout automatique de l’organisateur à la liste des accompagnateurs (causait des incompréhensions)
• "qui sont ces parents" : un cartouche de recherche unique pour les trouver tous
• des insultes quand dans le budget on n’a aucune dépense ni aucune recette concernant les accompagnateurs : ça vaut mieux qu’un budget inutilisable, et pis les réfractaires pourront toujours mettre un truc bidon à zéro, ça suffit pour calmer le logiciel (ce n’est qu’un contournement, j’espère que l’on fera mieux à l’avenir)
• le bas de la lettre d’engagement qui n’énervera plus les gens et dit "à rendre à l’établissement le..."
• interdire certains caractères dans le nom du voyage, qui rendaient impossible l’export des créances (mettez un / ou un * dans le nom d’un fichier, vous m’en reparlerez)
• la possibilité d’imprimer les documents classe par classe

Mise à jour 7.2 du 16 mai 2020

Les stagiaires OpenAcadémie millésime 2020 ont proposé plein d’évolutions techniques passionnantes, que nous avons implémentées dans ce MobiliSCO 7.2 après les avoir mises au point dans GemaSCO 3.0.

• un outil de sauvegarde "en un clic"
• la gestion du réseau, facile et fiable, pour tous ceux qui le désirent
• un nouveau mode "maintenance" qui facilite le travail des collègues assurant les dépannages et le développement
• le "calendrier du cuisinier" : compter combien de demi-pensionnaires sont en balade, jour par jour, dans un document qu’on imprime à l’attention du chef pour gérer ses rations
• un document d’aide à la saisie des remises d’ordre
• un tableur, rempli automatiquement (pour qui a MS Excel), à donner au prof régisseur d’avance, qui l’aidera à rendre des comptes proprement
• l’export Ariane a été rendu 100 % automatique, pour les PC équipés d’une licence MS Excel. Pour ceux qui ne l’ont pas et travaillent avec LibreOffice, les progrès sont plus limités mais le dernier copier-coller est facile à faire.
• la communication entre l’application et l’Internet fonctionne désormais correctement partout, et notamment dans les réseaux des EPLE (!) ; ainsi les alertes pour mise à jour, ainsi que les statistiques des usages de MobiliSCO pourront passer
• de dizaines d’améliorations imperceptibles dans la présentation des documents, qui seront plus fiables notamment en cas de changement de police de caractère ou d’imprimante

Version mineure 7.0.1 le 10 février 2020

La maturité annoncée avec la V7 supposait apparemment une adolescence turbulente... En fait des défauts bien cachés et qui ne sont apparus qu’avec la généralisation.

• l’inscription par groupes pédagogiques reportait le nom des élèves ainsi sélectionnés dans chaque voyage de la base, oups !
• la procédure d’importation des données précédentes oubliait les tables de types de dépenses et de recettes. Et donc pour ceux qui les avaient personnalisées, tout devenait faux !
• l’export de créances était empêtré lorsque la table de comptage des exports était vide : elle ne le sera plus désormais
• imprécisions dans certains tableaux de bord

Version 7 début 2020 : vers la maturité ?

• tout le monde remarquera la refonte du design
• mais on a glissé des centaines de détails partout pour améliorer l’expérience d’utilisation
• re-simplification de l’importation de la base élèves
• des tests de collègues utilisateurs de longue date et aussi de novices ont été conduits pour s’assurer que tout le monde se retrouve dans l’outil
• réveil des outils de statistiques, avec de nouvelles fonctionnalités
• en revanche, abandon de la compatibilité avec Access 2007 : il faudra pour ceux qui n’ont que cette antiquité télécharger le Runtime 2010.

Petites améliorations entre amis : 6.2.6 le 28 décembre 2018

• il est désormais possible d’intervertir les responsables légaux. Si c’est maman qui doit signer l’autorisation de sortie du territoire, mais papa le mandat de prélèvement, ou l’inverse, tout est facilement accessible. Cela ne crée pas de changement qui résistera à la mise à jour suivante de la base élèves, mais cette fonction n’est réellement importante qu’au moment où l’on imprime de la paperasse.
• MobiliSCO 6.2.6 sera en mesure de vous dire s’il est dépassé par la publication d’une version plus récente. Tant qu’on n’a rien de mieux, rien ne se passe ; mais à la prochaine mise à jour, à l’ouverture du logiciel vous serez alerté, et le navigateur lancera automatiquement la page de téléchargement. Une minuscule minorité des utilisateurs met à jour son MobiliSCO, c’est vraiment khon, fallait que ça change et on s’en donne les moyens.
• dans la même logique, MobiliSCO vous dira si votre Access pose un problème de compatibilité, généralement corrigeable en mettant à jour votre Microsoft Office. Plus de messages sur le forum de gens disant que ça ne marche pas à qui il faudra répondre "mets-toi à jour".
• amélioration de la présentation du formulaire de personnalisation de la lettre d’engagement
• impression individuelle des documents d’un élève : si un gamin est inscrit à plusieurs voyages, on n’imprimera plus autant de pages que de voyages, mais seulement ce qui concerne le voyage en cours de travail
• et des dizaines de petites améliorations d’ergonomie, de clarté des intitulés des boutons et de leurs info-bulles...

Mise à jour de stabilité : 6.2.5 le 21 novembre 2018

Problème inattendu : certains utilisateurs (avec le Runtime) se faisaient éjecter des deux versions précédentes. On a revu le protocole de test pour l’avenir, et cette version 6.2.5 doit marcher chez tout le monde. Le calcul du bilan financier n’était pas encore satisfaisant (incohérence dans les dépenses), cette fois-ci il est costaud.

Mise à jour mineure suite à formation à Créteil : 6.2.4 le 19 novembre 2018

Le 15 novembre, deux groupes d’une demi-journée de formation totalisant 35 stagiaires ont pu découvrir ou se perfectionner à MobiliSCO dans l’académie de Créteil. Un certain nombre de problèmes ont été soulevés, et des suggestions formulées. Cette 6.2.4 apporte donc :

• utilisable sur un système Windows 64 bits (personne n’avait signalé le problème, on a tous de vieilles bécanes !?)
• retour de la fiche santé qui existait en version 5, mais qui avait été ôtée car elle avait besoin de retouches. C’est fait.
• suppression des lettres d’engagement en doublon qui pouvaient apparaître dans certains cas d’utilisation des boutons d’édition
• dans le bilan financier, les dépenses prennent en compte seulement les élèves engagés, et non plus le nombre des élèves préinscrits

Mise à jour mineure correction de défaut : 6.2.3 le 9 novembre 2018

Bien planqué, un bogue vicieux qui ne devait pas concerner grand monde : la nationalité des élèves était bien importée, mais ne se mettait pas à jour en cas de modification de SIECLE. C’est le seul changement par rapport à 6.2.2 quelques jours auparavant.

Mise à jour correction de défauts : 6.2.2 le 6 novembre 2018

Dans certaines situations, la version 6.2 voyait les lettres d’engagement bloquées ; cette version 6.2.2 éradique le problème. Un certain nombre de petites retouches un peu partout complètent cette mise à jour mineure.

La compatibilité avec Access 2007 demeure, mais il y a une fonction, à laquelle je tiens, la réindexation automatique, qui n’existait pas à l’époque. Cela cause un message d’insultes, mais c’est la seule manifestation -à ma connaissance- d’incompatibilité, cela ne gêne en rien l’utilisation de MobiliSCO.

Consolidation des progrès du logiciel : 6.2 en octobre 2018

Il était nécessaire et urgent de sortir une mise à jour, compte tenu des Nièmes modifications aberrantes de l’export standard SIECLE fourni par le ministère. Le nouveau système d’importation est désormais en plusieurs étapes au lieu d’une, mais il devient relativement imperméable aux retouches sauvages de la base élèves, qui a changé de forme en cours de phase de développement sans que cela n’eut de conséquence.

En termes de modification des fonctionnalités, le fait marquant de cette 6.2 est la personnalisation intégrale de la lettre d’engagement. Chaque établissement pourra reprendre les termes à sa manière, utiliser ou pas les différents items de la lettre, chaque voyage pouvant avoir des besoins différents.

Il y a aussi l’accès aux documents d’un élève individuellement, au lieu de devoir chercher les pages le concernant dans une édition comprenant les éditions de tout le groupe. Enfin, MobiliSCO peut fournir un mandat de prélèvement SEPA pré-rempli, pour ceux qui pourront par ailleurs produire les fichiers de prélèvement.

Deux ans de remarques utilisateurs, affinage de l’ergonomie, nouvelles fonctionnalités : 6.0 en février 2018

Votre serviteur a assuré des formations académiques, et le défi lancé était le suivant : supprimer toutes les questions qu’on pouvait nous poser à cette occasion. Ce sont presque cent déclarations de bogue ou demandes de nouvelles fonctionnalités qui ont été traitées pour cette nouvelle version !

En particulier, les process ont été repassés sur le marbre de la conformité comptable maximale. Dans cette optique, le statut de l’élève engagé par la signature de sa famille déclenche l’OR, et parallèlement le transfert d’une créance individuelle réceptionnable dans GFC. Cela permet alors au comptable et/ou au régisseur de suivre, sans erreur et sur deux sites séparés, la perception des recettes préalables. MobiliSCO rend ce Nirvanâ comptable accessible, même pour les voyages !

Ergonomie revue et nettoyage du code par un développeur professionnel : 5.7 de mars 2016

Les fonctions de la version 5 sont à peu près les mêmes, mais l’ergonomie est entièrement repensée. Comme nouveautés, vous trouverez tout de même par exemple la récupération de la liste des profs depuis GI-GC ! Allez-y testez, vous nous en direz des nouvelles.

Note : la diffusion directe sur l’IZ est abandonnée, http://openacademie.fr devient le point unique de téléchargement des nouvelles versions de MobiliSCO. Cela nous permet de compter les utilisateurs : plus de mille EPLE en mars 2016, le double un an plus tard !

Précédentes versions diffusées : 4.2.5 du 2 février 2015

Les premières versions (4.1 puis 4.2.1, 4.2.2 et 4.2.4) comportaient un certain nombre de défauts mineurs que les premiers utilisateurs nous ont permis de détecter puis traiter : merci à eux !

Naturellement, cette démarche ne s’arrête pas là : tout utilisateur qui aurait des propositions à formuler peut s’adresser à nous ! Cet outil a été imaginé pour rendre service au plus grand nombre d’entre nous, et tout ce qui peut élargir les perspectives est le bienvenu !

Les états sortis par l’application sont conformes aux préconisations d’un groupe de travail de collègues qui de leur côté cherchaient déjà à sécuriser la qualité du travail sur les voyages, et ont été séduites par l’économie de temps offerte par MobiliSCO.

Le rythme de sortie des versions s’accélère, maintenant que vous n’avez plus qu’à mettre à jour le moteur en conservant tout le travail antérieur. :-)

Dans la 4.2.5 :

• amélioration du système de reprise des données précédentes
• liste des enseignants participant à un ou plusieurs voyages (la lettre de mission est pour la prochaine fois)

La version 4.2.4 proposait :

• la fonction Vigipirate vous produit un courrier personnalisé aux familles, pour s’assurer de l’accord des parents dans la situation particulière d’alerte attentats (en particulier si vous avez des lettres d’engagement qui datent d’avant)
• enfin, la récupération de vos données dans une version précédente. Si vous avez fait partie des early adopters, pas de punition pour vous : en quelques clics, vous récupérez tout votre travail et embrayez avec les nouvelles fonctions.
• un bouton Remerciements, parce qu’on n’est jamais mieux remercié que par soi-même ;-)

Compatibilité

MobiliSCO 8.0 fonctionne convenablement avec Microsoft Access 2010 ou plus récent.

On est toutefois rattrapés par les fonctionnalités de plus en plus évoluées que nous intégrons dans l’application : de manière stupide, Microsoft n’a pas permis que l’exportation vers GFC fonctionne dans la version 2013. Dans la version 2016, ça marchera, mais attention à condition de l’avoir bien mise à jour.

Je rappelle que Access est le gestionnaire bureautique de bases de données inclus dans Microsoft Office en version pro. Si vous ne l’avez pas sur une machine de l’intendance, il vous faudra vous le procurer. Demandez à votre prof-chargé-des-TICE s’il peut vous aider, mais ne vous mettez pas dans l’illégalité !

Autre possibilité : téléchargez gratuitement le Runtime Access, qui est une sorte de lecteur. Avec lui, vous pourrez utiliser MobiliSCO, mais il sera impossible d’ouvrir le capot pour faire des réglages personnalisés. C’est toujours suffisant, et c’est parfois même préférable si vous craignez que la personne qui utilise le logiciel s’amuse à y faire des modifications sauvages.

A ce stade, il n’est pas prévu une version sous Libre Office, mais si quelqu’un se sent d’essayer, cela serait la solution radicale pour échapper aux problèmes de disponibilité de l’application-support.

Utilisation en réseau

MS Access n’est pas fait pour une utilisation simultanée par plusieurs personnes. Toutefois, il est possible de placer le fichier sur un lecteur réseau du serveur, pour que plusieurs personnes du service d’intendance puissent y accéder. Mais pas en même temps !

NB le logiciel vide, une fois décompressé, "pèse" dix méga-octets en 2023. Une fois la base élèves importée, cela représente encore plus, et il faut y ajouter les données que vous y rentrerez au fil de son utilisation : il dépasse quinze mégas. C’’est assez peu pour la plupart des matériels en 2020, mais si vous devez l’envoyer par courriel, compressez-le impérativement ! Et la compression est intégrée à l’application : c’est la fonctionnalité de sauvegarde, tout simplement.

Retours sur l’utilisation

Développé par des gestionnaires pour des gestionnaires, comme le reste de la rubrique des applis en bases de données, ce travail vous est entièrement offert. En contrepartie, nous ne demandons que deux choses :

• dites-nous que vous l’utilisez, nous avons besoin de savoir combien d’établissements ont adopté chaque outil
• signalez les défauts, les oublis, les fonctions géniales auxquelles nous n’avions pas pensé

En échange, on ne vous promet pas de faire de l’assistance à distance à haute disponibilité, mais si vous expliquez proprement par courriel ce qui vous arrive, on pourra peut-être vous aider.

Vous pouvez vous adresser à nous sur le forum des gestionnaires

Important : les commentaires sont désactivés dans les articles de l’IZ concernant MobiliSCO, pour vous obliger à aller sur la discussion du forum où tous les utilisateurs se retrouvent : https://gestionnaires.actifforum.com/t44015p30-mobilisco-8-0-2-on-n-a-pas-fini-d-envoyer-les-eleves-partout#693039