Apurement administratif à partir de 2012 : pour emballer vos comptes financiers

La note de service et les modèles de document

Naturellement, j’en ai profité pour améliorer les modèles fournis en annexe : les documents du ministère, utilisés sans ménagement, présentent des risques de problèmes avec certaines imprimantes (marges...), des trucs agaçants avec la mise en forme qui saute en ajoutant une ligne d’adresse, etc.

Et puis il faut tout de même que soient communiqués ce genre de documents dans un format ouvert et interopérable !

Chaque comptable doit avoir reçu, fin septembre environ, un courriel indiquant quels comptes doivent être envoyés vers la CRC (ça vous l’auriez deviné), mais surtout lesquels iront au service SEPLE de Clermont, et lesquels au service d’archivage.

Ce qu’on met dans les cartons

La note de service renvoie à l’instruction codificatrice M9.6, tome3. Il s’agit précisément de la page 239 dans sa présentation actuelle, que je vous rappelle ci-dessous (c’est moi qui souligne) :

35. PRESENTATION MATERIELLE DU COMPTE FINANCIER

351. LA CONFECTION DES LIASSES

Le compte financier sur pièces, comprenant les pièces sur support papier, se présente sous forme de liasses. à€ la demande du juge des comptes, la présentation des liasses est assurée de la façon décrite ci-après.

En général, le compte comporte une liasse des pièces générales comprenant le compte financier au sens strict et ses annexes (cf. description au paragraphe 331 de la présente instruction, (reproduite ci-dessous n. d’IZ)) et plusieurs liasses pour les pièces justificatives. Pour les petits EPLE, une liasse unique pourra être confectionnée comportant les pièces générales et les pièces justificatives séparées entre elles à l’intérieur de la liasse. Le compte d’un EPLE est entendu comme comprenant un budget principal et ses budgets annexes. Au titre de ces pièces justificatives figurent les pièces de dépense (mandats, reversements, ordres de paiement ...) et les pièces de recette (titres, réductions de titre ...) auxquelles sont annexées leurs pièces justificatives.

Les pièces justificatives des services annexes font l’objet de liasses spécifiques classées après les liasses des pièces justificatives du budget général.

– Le poids de chaque liasse est limité à 3 kg et sa hauteur sera de 10 cm maximum.
– Les liasses doivent être fermées avec une ficelle solide ou cerclées
– et portent une étiquette (verte pour les pièces générales et blanche pour les pièces justificatives), mentionnant en caractères très apparents : les identifiants et noms de l’EPLE concerné, l’exercice, le service et les numéros des comptes formant chaque liasse, le cas échéant et le numéro de la liasse.

Pour chaque liasse est indiqué le numéro de la liasse ainsi que le nombre total de liasses (soit 01/n, 02/n, ... n/n). Les ajouts « bis » ou « ter » ou autres après les numéros sont proscrits. Ainsi, au numéro de la dernière liasse correspond le nombre total de liasses du compte financier.

Les liasses ne sont plus obligatoirement emballées dans du papier kraft. En revanche, les agents comptables devront veiller au bon ficelage des liasses afin que ces dernières ne puissent pas être accidentellement ouvertes.

Les agents comptables doivent particulièrement veiller à remplir le bordereau général des pièces produites (pièce n°1 du compte financier) correctement et à effectuer un pointage attentif des pièces avant l’envoi à la DDFiP.

Pour chaque pièce requise, l’agent comptable devra préciser sur le bordereau général des pièces produites si elle est présente en cochant la case correspondante. Si une pièce n’est pas produite, l’agent comptable devra préciser dans la partie observations les raisons de non production.

Sauf informations manuscrites, la signature de la pièce 24 par l’agent comptable vaut pour l’ensemble des pièces générales y compris le bordereau général des pièces produites.

Le compte financier sur pièces est envoyé à la direction départementale des finances publiques du lieu du siège de l’EPLE, accompagné d’un bordereau récapitulatif des liasses, daté au jour de l’envoi et signé par l’agent comptable. Ce bordereau est établi conformément au modèle joint à la page 3 de l’annexe 11. Les liasses du compte financier doivent être regroupées dans un, ou plusieurs sacs ou cartons. Les sacs ou cartons doivent être numérotés.

Puisqu’il est cité, voici le paragraphe 331, page 234 de l’instruction :

331. LES PIECES DU COMPTE FINANCIER

Le compte financier comprend :

• des pièces générales
  • La balance générale des comptes du grand livre qui reprend les opérations de l’exercice
    et distingue le bilan d’entrée et le bilan de sortie (pièce 2) ;
  • Le développement des dépenses budgétaires, retracées par service ; pour chacune de ces lignes budgétaires sont indiqués les crédits ouverts, le montant brut de la dépense, les reversements et les montants nets. Les écarts entre les prévisions et l’exécution sont présentés par service budgétaire (pièce 3) ;
  • Le développement des recettes budgétaires retracées par service. Pour chacun de ces services sont indiqués le montant brut des recettes, les annulations et réductions de recettes, le montant net. Les recettes sont rapprochées des prévisions budgétaires (pièce 4) ;
  • Le tableau récapitulatif de l’exécution du budget qui reprend en deux sections
    l’ensemble des dépenses et des recettes budgétaires afin de dégager le résultat de la
    section de fonctionnement et la capacité d’autofinancement, ainsi que le total des
    dépenses et recettes budgétaires de la section des opérations en capital qui après
    introduction de la CAF permet le calcul de la variation du fonds de roulement (pièce 5) ;
  • les documents de synthèse comptable (compte de résultat pièce 6 et bilan pièce 7) ;
  • la balance des comptes des valeurs inactives (pièce 8) ;
  • le rapport sur le compte financier et le compte rendu de gestion (pièce 9) ;
  • les signatures (pièce 24).

• des pièces annexes :
  • le tableau des immobilisations amortissements et dépréciations (pièce 10) ;
  • l’inventaire des approvisionnements stockés (pièce 11) ;
  • la variation détaillée des stocks et des en cours (pièce 12) ;
  • le tableau des provisions (pièce 13)
  • les indicateurs financiers (pièce 14)
  • le procès verbal de caisse et de portefeuille (pièce 15)
  • l’état de développement du compte de dépôts de fonds au trésor (pièce 16) ;
  • l’état de concordance des comptes des budgets annexes (pièce 17) ;
  • le développement du solde des comptes (pièce 18) ;
  • le développement du solde des comptes des valeurs inactives (pièce 19) ;
  • l’état des consommations afférentes aux concessions logements (pièce 20) ;
  • les diverses pièces issues de la passation des services comptables (remise de service pièce 21, l’attestation administrative pièce 22, la balance générale des comptes du grand livre établie au jour de la mutation pièce 23).

Exégèse : le rapport en pièce 9 prend du galon, il n’est plus considéré comme d’un intérêt inférieur. Auparavant, il nous était prescrit (au moins dans ma zone) de fournir deux reliures du compte financier au sens strict (pièces 2 à 8 + 26), et une reliure distincte pour les pièces annexes. Ce détail de présentation n’est plus exigé que par la CRC (en tout cas la mienne), et n’est pas de mise pour ce qui est transmis à Clermont ou à Archivéco.

Et puis il y a le changement de la numérotation des pièces, qui va nous enquiquiner pendant quelques temps avant qu’on se réhabitue. Et pour le malheur des moins manuels d’entre nous, mon cours vidéo de nœud administratif demeure d’actualité.

Les beaux cartons

Qu’ils seront beaux à voir, nos comptes financés tous présentés dans les mêmes cartons bien étiquetés !

Les cartons contiennent jusqu’à trois liasses de 10 cm, mais en général on fait des liasses un peu plus petites ; chez moi un collège tient aisément dans un carton, mais pas au point de prévoir en mettre plusieurs par carton, comme c’est possible. Les quantités nécessaires ne sont donc pas gigantesques.

Pour la commande des cartons, il faut procéder par courriel à l’adresse eple esc@rgot archiveco.fr ; le bon de commande devra comporter trois lignes :

– le nombre de cartons, à 0.90 € pièce
– les frais de livraison, 15.00 € pour le premier lot, puis 5.00 € supplémentaires par lot de 20 cartons
– les frais fixes de commande et facturation, de 10.00 €

Traduction : une commande de 60 cartons coûtera 89.00 € HT, soit 106.44 € au taux de TVA encore en vigueur.