Non, les ordres de recettes ne mordent pas

Les OR ne mordent pas

Comme je le dis dans le titre en accroche, les ordres de recettes ne sont pas dangereux pour le gestionnaire. Un mauvais OR est un OR qu’on va annuler ou rectifier, et c’est tout.

Il est pénible de constater que des gestionnaires qui passent leur temps à saisir sans barguigner des liquidations déclenchant des paiements, sur lesquels il est à peu près impossible de revenir en cas de souci, s’effondrer de trouille à l’idée de faire un petit ordre de recettes qui demeurera une simple écriture à l’intérieur des comptes de l’établissement, sans rien déclencher.

Il n’y a qu’une et une seule raison qui peut à la rigueur expliquer qu’on ne fasse pas régulièrement ses ordres de recettes : le manque de temps. Parce que les OR tolèrent d’attendre, c’est bien la preuve qu’ils sont gentils et civilisés !

On est toujours récompensé de faire régulièrement des OR

Premier avantage de faire des OR régulièrement, le comptable est content. Ensuite, la classe 4 de l’établissement veut dire quelque chose, et elle devient un document pertinent qui peut être utilisé pour le pilotage de la baraque, par le gestionnaire et/ou l’ordonnateur. Ensuite, répondre aux diverses enquêtes sur l’utilisation des subventions s’en trouve extrêmement facilité.

Mais la vraie récompense, celle qui fait que le comptable aime bien, c’est que le compte financier ne sera pas pénible à sortir : si le plus gros des recettes est fait, et que la balance est pointée de manière périodique, le cofi sera une simple vérification un peu plus poussée, un truc qui se boucle en une demi-journée par temps frais. A transmettre à ceux pour lesquels la période de février à mai est un enfer...

Mais c’est quoi, exactement, faire régulièrement ses OR ?

C’est là que le débat commence. Des collègues préconisent d’en faire aussi souvent que l’on émet de mandats. J’ai personnellement testé cette manière de faire, c’est excellent pour les gens qui s’ennuient et ont envie de doubler leur temps de travail, tout en ralentissant les opérations de paiement des fournisseurs.

Le secret, c’est qu’il faut faire des OR quand ils sont prêts. Exemples :

– la dotation globale de fonctionnement doit faire l’objet d’une recette dès janvier, facile, simple, et hop un très gros montant est plié
– les repas des commensaux et des élèves au ticket doivent impérativement être passés de manière mensuelle, pour conserver le contrôle du compte 4713 qui sinon a une fâcheuse tendance à péter à la figure du comptable
– tout ce qui s’y prête doit utiliser la fonction des mémoires de GFC, qui est extrêmement intéressante, bien que laissant une impression un peu brouillonne au premier contact avec la machine.
– débarrassez-vous au plus vite de ces #%µ§ ! de voyages (Mobilisco vous aidera beaucoup)
– les droits constatés doivent être l’occasion, à chaque fin de trimestre, de faire des recettes sur les familles pour la DP, sur le rectorat pour les bourses, et sur la collectivité de rattachement pour l’éventuelle aide locale à la DP

Le cas des OR des droits constatés

Sur ce dernier point, notez bien que la réglementation et les collègues qui émettent des recommandations prescrivent que l’OR sur les familles pour la DP doit être émis en début de trimestre. OK, OK.

Pour ma part, j’estime que le plus important, c’est d’envoyer les factures dès la première semaine de chaque trimestre. Ce défi-là est essentiel à la bonne marche des choses, et mobilise toute l’énergie du service. Nous sommes bien d’accord que ces factures sont imparfaites et qu’une bonne partie d’entre-elles seront revues plus tard, mais l’important c’est que le plus gros de l’argent rentre.

Alors, tant qu’on y est, je pourrais sortir un premier bordereau des DC, le passer en recettes immédiatement, puis en sortir le rectificatif en fin de trimestre et passer l’OR ou l’ORR alors nécessaire. Certes certes. J’estime cependant que la lisibilité des opérations en souffrirait, et je n’ai pas très envie de faire ce travail supplémentaire, de doubler le volume des PJ de ma comptabilité, etc. Bref, j’attends de me faire enguirlander par un auditeur pour ma pratique "déviante".

Les abominables "OR du montant de la dépense"

Toutes les recettes que j’ai énumérées à ce stade de l’article sont assez simples à sortir : la PJ existe de manière certaine, le montant est bien établi. Mais ce principe un peu idiot qui fait que l’on doit, pour à peu près tout le reste, passer l’OR du montant de la dépense correspondante, c’est très, très pénible. Voyons comment ne pas se laisser agacer :

Pas fou, n’y allez que lorsque les dépenses sont terminées

Clairement, je vous recommande d’attendre ou bien le moment où vous aurez fait assez de dépenses pour passer l’OR de la totalité de la subvention, ou bien la fin de l’opération par épuisement des troupes. Sinon, attendez carrément la fin de l’exercice comptable, mais cette attitude ne doit pas devenir la règle. Le projet Macramé qui s’est terminé en juin avec l’année scolaire, passez l’OR en juillet, baste !

Une bonne PJ, c’est une PJ pas difficile à sortir

Rendez-vous dans GFC-ordo, liste des mandats, pour apprendre à utiliser la sélection avancée. Et ainsi imprimer tout ce qui ressort de tel service, tel domaine, telle activité, tel compte, tel fournisseur, pas en-dessous de 100 € si vous amuse, etc.

Le but du jeu : obtenir une extraction de GFC indiquant où trouver les dépenses qu’il fallait avoir faites pour avoir le droit de passer l’OR. Et c’est tout ! Nul besoin d’aller fouiller dans d’épais mandats pour ressortir la photocopie de la facture, etc. Ça, c’est en cas de doute, que le contrôleur ira voir. De toutes manières, il voudra voir l’original.

Les réductions de recettes, c’est facile

Rien de plus simple : vous allez dans l’écran correspondant, vous dites que vous voulez vous attaquer (tout ou partie) à la recette n°27 du bordereau 4, et voilà c’est terminé ! Faut justifier, mais pas forcément à l’aide d’un document. Si c’est une bête erreur de saisie, vous écrivez "erreur de saisie montant", zéro PJ,et ça suffira très bien !

Pour les recettes générées par un mémoire, on doit passer aussi par le module concerné, et demander un rectificatif. On indique quel mémoire doit être rectifié, et c’est tout !

Parallèlement, compléter un OR pas assez gros se fait par un simple ordre complémentaire, en indiquant en commentaire que c’est la continuation de l’ordre n°38 bd 5.

Et le comptable, dans tout ça ?

Le comptable préfèrera toujours que vous fassiez des recettes, même pas parfaites, à l’absence de travail. Si votre comptable est un pénible qui invente des règles débiles et sans objet, faites en sorte que votre ordonnateur lui envoie le rectorat à l’arrière-train.

Le comptable, son problème c’est que quand il reçoit une recette, outre le fait qu’elle doit être raisonnablement légale, il devra faire rentrer l’argent. débrouillez-vous pour que l’argent rentre vite et bien, sans histoires, et le comptable vous adorera. Et c’est bien tout !