Remboursement d’une dépense effectuée sur deniers personnels

Les dépenses sur les deniers personnels constituent un grand classique des EPLE et le cadrage n’est pas toujours évident à établir puisque ces dépenses dérogent à un, deux voire trois grands principes de la dépense publique !

L’enjeu n’est pas tant financier que réglementaire. Et ces dépenses, par leur nature dérogatoire, sont souvent un sujet de tensions pour les agents concernés, exaspérés de ne pas toujours avoir de réponse claire sur le sujet. Les services comptables eux savent qu’un paiement à destination d’un agent d’un EPLE peut attirer, en mal, l’attention du juge du compte.

C’est pourquoi, cet article rappelle les références réglementaires de ces dérogations, puis condense tout cela sous la forme d’un formulaire pdf proposé à titre d’exemple et adaptable. Ce formulaire est rempli par l’ordonnateur, puis est joint à l’appui de la mise en paiement d’une facture au bénéfice d’un agent qui a payé un bien ou un service sur ses deniers personnels.

Alors prêts pour ce grand grand classique des bahuts ?! Oui, oui, vous ne ferez pas croire à l’IntendanceZone que vous n’avez jamais été confronté à un professeur qui vient vous voir au retour des vacances en indiquant qu’il.elle est passé par tel magasin et en a profité pour acheter telle fourniture pour aller plus vite et pis c’était moins cher.

Et vous l’adjoint.e gestionnaire êtes partagé.e entre la bonne volonté présumée de ce professeur et celle de l’agent comptable qui forcément va vous demander des explications.

Grâce à l’IntendanceZone, en cinq minutes vous saurez absolument tout ce qu’il faut savoir sur ces dépenses afin d’anticiper, et de fixer un cadre ou une procédure dans votre établissement ; procédure que vous aurez pris soin de faire valider par l’ordonnateur et l’agent comptable.

Premièrement ces dépenses sur deniers personnels dérogent au principe de l’ordonnancement préalable dites dépenses avant ordonnancement ou DAO

C’est à dire que le paiement intervient avant l’engagement, la liquidation et l’ordonnancement qui constituent le processus nominal de la dépense.

L’article 32 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (dit GBCP) établit que les dépenses des organismes soumis à la comptabilité publique sont payées après que l’ordonnateur de l’organisme en a donné l’ordre à son comptable assignataire. L’exception à cette règle, concerne les dépenses qui, eu égard à leur nature ou à leur montant, selon les besoins propres à chaque catégorie de personnes morales, être payées sans ordonnancement ou avec ordonnancement sans que celui-ci soit préalable au paiement.

Rappel : les cinq phases de la dépense publique sont l’engagement, la liquidation, l’ordonnancement, la prise en charge et le paiement

1. L’engagement de la dépense est l’acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une charge. L’engagement juridique (le bon de commande, le marché, le contrat) précède l’engagement comptable
2. La liquidation permet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la dépense. Elle consiste à constater le service fait puis calculer le montant exact de la dette
3. L’ordonnancement constitue l’ordre de payer la dette de l’organisme public
4. la prise en charge est l’acte du comptable acceptant le mandat comme conforme et justifié
5. Le paiement permet à l’organisme public de se libérer de sa dette

Il existe une liste exhaustive de ces dépenses avant ordonnancement, et parmi elles les dépenses de matériel de faible montant sont autorisées. Cf l’instruction n° 10-003-M9 du 29 janvier 2010.

Deuxièmement les dépenses sur deniers personnels dérogent également au principe de l’obligation d’avoir la qualité d’être comptable public (ou de régisseur) pour le maniement des deniers publics

En l’espèce on est dans le cas par exemple d’un enseignant qui au cours d’un déplacement achète un petit matériel dans un magasin spécialisé.

La prise en charge des dépenses effectuée par un agent sur ces deniers personnels est régie par le paragraphe 2.3.1.1 du chapitre 2 du titre I de l’instruction 05-042-M9R du 30 septembre 2005 : Lorsqu’un agent du service consent à faire l’avance sur ses deniers personnels des dépenses minimes, il n’y a pas lieu de créer une régie, le remboursement des agents qui ont payés sur leurs deniers pouvant intervenir au moyen d’un ordre de dépenses établi à leur profit.

On parle bien de dépenses minimes et qui doivent être réalisées avec un accord préalable puisqu’il est indiqué que l’agent consent... ce qui est nettement différent d’un agent qui met l’ordonnateur devant le fait accompli !

Troisièmement, ces dépenses sur deniers personnels dérogent parfois aussi au principe du service fait : cas des commandes sur l’Internet

En rappel, une dette d’un organisme public pour être valide doit donner lieu à un service fait préalable (articles 20 et 31 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique).

Or, dans le cas d’un achat sur l’internet et sur deniers personnels, le paiement est effectué avant que le bien soit en possession de l’organisme public.

Cette fois, c’est l’arrêté du 22 décembre 2017 fixant la liste des dépenses des établissements publics locaux d’enseignement (...) dont le paiement peut intervenir avant service fait qui fixe le cadre.

Dans cet arrêté, l’article 2 liste les dépenses qui peuvent être payées avant service fait. Et l’article 3 précise que sont également payés avant la réalisation du service fait les achats de biens et de services effectués sur internet conduisant à une livraison ultérieure.

Quatrièmement, le seuil en-deçà duquel il est possible de payer sans avoir une facture

Si on veut être incollable sur ce sujet qui, on vient de le voirt, entremêle plusieurs réglementations, il faut connaitre l’arrêté du 27 février 1989, modifié par l’arrêté du 3 septembre 2001 et portant à 230 € la limite jusqu’à laquelle les fournisseurs sont dispensés de produire des mémoires ou des factures.

Bravo, vous êtes arrivé.es au bout !

Vous pouvez aller plus loin en consultant les références sans lesquelles cet article n’aurait pas pu être commis :

• le tableau de la DAF-A3

  

• l’article de Bernard BLANC dans la revue Intendance de l’AJI et le site http://www.gestionnaire03.fr
• l’analyse de l’académie d’Aix-Marseille sur les dépenses CB par internet
• encore et toujours sur votre site préféré :
  • Des idées pour limiter les DAO
  • Technique de la DAO (pour le comptable)
  • Technique de la DAO (pour le gestionnaire) : dans le module Comptabilité budgétaire
  • Technique de la DAO (pour le gestionnaire) : dans le module Régie

Et pour finir comme promis le formulaire pdf modifiable :

(26/03/2023) Ajout d’un autre modèle au format traitement de texte :