Op@le : comment se préparer — II. de la boîte à archives à la dématérialisation

Se préparer à Op@le en matière de dématérialisation, ça peut commencer dès maintenant, que vous soyez V7, V8 ou V9, sans même que vous ayez jamais vu l’outil. Ce que vous aurez déjà accompli maintenant, vous n’aurez pas le faire juste avant ou pendant la transition.

La dématérialisation, ce sont trois phases :

• L’acquisition des éléments documentaires
• L’organisation des documents numériques qu’ils vont devenir
• L’utilisation de ces documents dans Op@le

Puisque nous en sommes à une phase préparatoire et pour que la transition se fasse en douceur, nous allons nous concentrer sur les deux premiers points. Si vous n’étiez pas adepte de la dématérialisation, cette fiche est pour vous. Pour les autres, elle vous confirmera sans doute que vous êtes déjà prêt.

Acquérir les éléments documentaires

La première étape, c’est la liste de courses... De quoi vais-je avoir besoin ? Puisqu’Op@le ne reprend rien et qu’il demande au comptable de tout justifier, la première chose à demander bien avant la bascule, ce sont notamment les domiciliations bancaires de tous nos partenaires/tiers — familles, enseignants et fournisseurs — sous la forme d’un relevé d’identité bancaire.

Commençons par vos élèves... au cœur de notre métier

Il n’y a pas de bon ou de mauvais moments pour commencer la collecte et la dématérialisation des documents relatifs aux élèves : mais une cohorte passe quatre ans au collège, trois en lycée. Presque tous les élèves qui vont entrer en 6e, se réinscrire en 5e, voire en 4e seront encore dans votre établissement lors de la bascule… et pareil pour vos secondes et premières. Alors, avec ou sans Op@le, le moment propice pour commencer votre bascule de dématérialisation, c’est toujours maintenant.

Deux éléments concernent la gestion : la domiciliation bancaire des responsables légaux et un éventuel mandat de prélèvement SEPA.

Sous Op@le, chaque élève dispose d’un compte — le tiers principal —, au même titre que chacun de ses responsables légaux, dont un est appelé le tiers payeur. Le compte de chaque tiers payeur nécessite la validation par l’agence comptable de ses coordonnées bancaires pour pouvoir lui verser un excédent de bourses, des frais de stage ou déclencher un prélèvement sur son compte. Une fois cette validation faite et enregistrée dans le système, le comptable ne vous demandera plus jamais le RIB de cette personne. Il aura les éléments dans la base Op@le. Comme vous ne savez pas encore qui sera tiers payeur (et parfois l’un des parents se déclare tiers payeur alors que le prélèvement SEPA est finalement au nom de l’autre parent), n’oubliez pas de demander un RIB de chaque responsable à l’inscription ou la réinscription.

Aucune des données sous Siècle-BEE en matière de domiciliation bancaire ne sera reprise dans Op@le. Ne perdez pas une seconde de votre précieux temps à mettre à jour cette base dans Siècle BEE si vous basculez en septembre. Concentrez vous uniquement sur les boursiers si vous basculez en janvier.

Ce que vous faites sur les RIB, faites-le aussi pour les mandats SEPA. En effet, faire passer un tiers sous Op@le au prélèvement doit nécessairement s’accompagner de la preuve numérique. [1]

Il existe deux moyens d’acquisition de ces documents à l’inscription ou la réinscription d’un élève :

1. Le RIB est envoyé par la famille par courriel, ou dans le cadre des pièces jointes à l’inscription en ligne. Dans ce cas, veillez à ce que les secrétariats de scolarité [2] ou la vie scolaire soient bien informés qu’il est inutile de vous les transmettre sous forme papier. Vous devez en avoir la copie électronique directement. Il n’y a rien de plus chronophage, inefficace et polluant que de devoir rescanner l’impression d’un scan.
2. Le RIB est transmis sous format papier. Dans ce cas, veillez comme vous le faites déjà certainement, à ce que le nom de l’élève soit inscrit au dos du document puis numérisez-le dans votre espace dédié.

Pour les fournisseurs

La vérification des RIB fournisseur dépend franchement de votre agent comptable. Celui-là préfère une validation en amont avec un RIB, celui-là validera au fur et à mesure de l’arrivée des demandes de paiement en piochant la domiciliation sur la facture. Réglez donc l’enjeu en amont avec l’agence comptable.

S’il opte pour la première solution, vous pouvez dès aujourd’hui contacter chaque fournisseur dont la facture arrive pour lui demander un RIB par courriel.

Pour les enseignants ou les autres tiers

Ils auront un destin à part dans Op@le, et leur saisie dans l’outil est un peu plus tarabiscotée, car les informations les concernant ne viennent pas d’une base nationale. Mais vous pouvez tout aussi bien commencer la collecte des RIB auprès d’eux également. Je ne sais pas pourquoi, mais les collègues sont très friands de nous remettre leurs documents sur papier... donc de la numérisation à prévoir.

Je vous conseille à ce stade de vous équiper d’un petit scanner de table [3]. J’en ai acheté un pour ça, et il me sert à scanner à peu près tout — de la notification de la DGF aux chèques, en passant par les RIB. Son utilité est telle que si je partageais cet outil avec mon adjointe au début, nous avons décidé d’en avoir un pour chaque membre de l’équipe administrative désormais.

L’organisation des documents numériques

Tous les RIB et tous les prélèvements SEPA [4] sont désormais sur votre poste au format numérique.

Comment nommer les fichiers numérisés ?

Il n’y a pas de solution figée dans le marbre et chacun agira selon sa propre cortication. Néanmoins pour éviter de passer des heures dans Siècle à faire la correspondance entre un RIB, un élève et un responsable, tout en basculant les RIB d’une année sur l’autre sans avoir à modifier leur libellé tous les ans, j’ai opté pour la façon suivante de les enregistrer :

• Débarrassez-vous en tout premier lieu des « M. » ou « Mme » ou « Mlle » qui ont de très fortes chances d’être orthographiés de manière bizarre par les uns et les autres, du type « Mr » ou « Mde » ce qui , au bout du compte, plombe simplement l’ordre alphabétique

• L’élève Léonard DI CAPRIO arrive en 6e, avec pour responsables légaux ses deux mamans Angelina JOLIE et Uma THURMAN. Les deux RIB ont été fournis.
  1. Le premier RIB s’appelle donc : DI CAPRIO Léonard - JOLIE Angélina.pdf
  2. Le second : DI CAPRIO Léonard - THURMAN Uma.pdf
• Pour l’élève India BASINGER-BALDWIN dont les parents sont Kim BASINGER-BALDWIN et Alec BALDWIN, un seul RIB est fourni au nom de M. et Mme Alec BALDWIN (eh oui, vieux machisme irlandais, les stéréotypes ont la vie dure.) Mais l’élève a bien deux responsables légaux. Je vais donc faire une copie du RIB et les deux copies porteront les noms suivants :
  1. BASINGER-BALDWIN India – BALDWIN Alec.pdf
  2. BASINGER-BALDWIN India – BASINGER-BALDWIN Kim.pdf
• Pour l’élève Julie DEPARDIEU dont les responsables légaux sont Gérard DEPARDIEU et Elisabeth DEPARDIEU, mais qui est sous tutelle de l’aide sociale à l’enfance, il faudra trois RIB. En effet, l’un de deux parents peut être le bénéficiaire d’une bourse, l’autre d’un éventuel fonds social. L’ASE paiera les factures de cantine, donc il faudra aussi rembourser l’ASE en cas de trop-perçu.
  1. DEPARDIEU Julie – DEPARDIEU Gérard.pdf
  2. DEPARDIEU Julie – DEPARDIEU Elisabeth.pdf
  3. DEPARDIEU Julie – Foyer des petits diables (ASE).pdf

À chaque rentrée, mettez de côté tous les élèves sortants, surtout s’ils apparaissent encore dans les développements de solde : trop payé ou solde dû. Laissez-vous un an avant de supprimer les RIB, comme dans Siècle. C’est une garantie.

Les nouveaux arrivants vont venir se ranger alphabétiquement avec les anciens. Ça vous permet de contrôler votre base plus facilement directement dans le navigateur.

En cas de changement de RIB pendant la scolarité

Nouveau RIB implique nouvelle validation par l’agence comptable avant qu’il puisse être utilisé.
Il faut donc maintenir les deux RIB le temps nécessaire à cette validation. Ce n’est généralement pas long, mais comme toutes les opérations différées, elles sont soumises à des impondérables contre lesquels il faut se prémunir.

C’est pourquoi, il est judicieux de garder les deux RIB dans la base avec simplement l’extension OLD pour le plus ancien. Exemple, Mme Kim BASINGER a enfin pris son autonomie bancaire et présente un nouveau RIB.

• L’ancien devient : BASINGER-BALDWIN India – BASINGER-BALDWIN Kim.old
• Le nouveau le remplace : BASINGER-BALDWIN India – BASINGER-BALDWIN Kim.pdf

Attention ! Au moment des inscriptions, tout le monde est mis à contribution : secrétariat de scolarité, AED, stagiaires parfois. Donc créez un sas pour eux, où même si des erreurs sont commises, elles n’altèreront pas votre base de RIB. Vous pourrez contrôler ce qui a été enregistré avant de le basculer dans la base sécurisée.

N’oubliez pas de vider le pré-sas une fois les RIB transférés dans votre base sécurisée. Ces informations nominatives et sensibles n’ont pas à « traîner sur le réseau ».

Le rôle du SIRET pour les entreprises

Dans GFC, il y a la façon dont l’entreprise a été déclarée lorsqu’elle est fondée, et il y a la façon dont vous l’appelez ou dont elle en-tête ses factures. C’est souvent le cas notamment pour les chaînes de distribution : la raison sociale est différente de l’enseigne. Jean-Philippe Smet signait bien Johnny Halliday.

Il vous arrivait donc souvent d’avoir des doublons dans la base [5], parce que le magasinier et la chargée des dépenses utilisaient différemment raison sociale et enseigne. Avec Op@le, une seule chose compte. Le numéro de SIRET qui correspond à notre numéro de sécurité sociale : un et unique pour chaque entité.

Je vous conseille donc de ne pas organiser vos RIB fournisseurs non pas par nom mais bien par n° SIRET. Le RIB de la SAS SITULADIS promoteur de l’enseigne F.FONCÉ sera donc enregistré sous 123456789000xx-SITULADIS (FONCE).PDF dans votre base.

J’attire votre attention sur deux choses à ce niveau :

• Les entreprises ont l’obligation d’indiquer leur SIRET sur leurs factures, mais beaucoup oublient de le changer lorsqu’elles déménagent. Le SIREN qui désigne l’entreprise est le même (123456789) mais le SIRET (000XX) change. Quant aux établissements publics et parapublics, ils oublient totalement qu’ils sont aussi répertoriés au SIRENE. Il faudra sans doute aller chercher leur SIRET sur l’Internet.
• Certains groupes regroupent leur facturation au niveau national ou régional. Ce n’est donc pas le SIRET de l’établissement au coin de chez vous qu’il faut rentrer, mais bien celui de l’entité qui va déposer la facture.

Lorsque vous créerez ce tiers fournisseur sous Op@le, soyez vigilant sur ces deux ou trois derniers chiffres qui peuvent tout bloquer.