Op@le : comment se préparer — III. Reconfigurer les bureaux

Paperasserie, c’est fini.... et dire qu’on croyait garder ces archives pour toujours !

Je pense que personne ne va les regretter. Les boîtes à archives à n’en plus finir, la salle complète qui sent la poussière, parfois l’humidité — très mauvais signe pour la conservation —, et où l’on perdait des heures à essayer de retrouver l’adresse de Mme Bidochon qui nous doit toujours 25,47 € sur le T3 d’une année qui ne commence même pas par 202... Adieu.

Les bureaux où s’entassent le trieur 24 touches des subventions — moitié état, moitié collectivité —, les factures de cantine sur le coin avant gauche, la situation des dépenses engagées juste devant l’écran, les bons de livraison de la semaine, classés par ordre alphabétique, toujours à gauche mais plus près de vous, le tampon du proviseur, le vôtre, le cachet de l’établissement, celui avec juste le nom du bahut pour les chèques... Adieu.

Les armoires plus hautes que vous avec des hamacs bringuebalant où s’entassent les duplis, triplis ou quadruplis chez les plus anxieux d’entre nous, les demandes de bourse papier dont on a fait une copie — au cas où —, les notifications qu’on a scrupuleusement imprimées... Adieu.

L’ère de la dématérialisation va vous permettre de faire le vide au niveau mobilier également autour de vous.

S’il vous faudra un bureau suffisamment vaste pour supporter des écrans, les mastodontes de plus de deux mètres de long dans un bureau de 12 m² n’ont pas vraiment de raison d’exister, au même titre que les armoires massives et suffocantes dont nos bureaux sont encombrés. Alors, certes, votre budget ne vous permettra pas d’être dès demain dans le décor le plus propice à votre épanouissement physique et cérébral, mais vous pourrez devenir un peu plus Feng Shui. L’arrivée d’Op@le, C’est peut-être juste le moment de concrétiser ces modifications de votre espace de travail qui vous hantent depuis un moment : la tortue dans le dos, le phénix devant soi... Bienvenue !

Vécu de l’IZ : quand je suis passé à la dématérialisation des duplicata, j’ai supprimé la moitié des meubles de mon bureau. Chez mes collaboratrices, ça a été plus long à refluer, parce qu’elles n’étaient pas si pressées que ça de voir leur environnement changer, en plus de leurs habitudes. C’est bizarre le sentiment de sécurité que la présence immédiate de quelques mètres cubes de papier procure à certains...

Vécu de Xena : quand j’ai commencé à dématérialiser, il ne me restait déjà plus que deux armoires basses, car je ne supporte pas les meubles qui s’imposent au-dessus de moi. J’envisage de me séparer de l’une d’entre elles, voire des deux cet été. Je conserve juste un petit meuble de bureau deux-portes pour les registres que je ne peux pas encore dématérialiser... et les revues de l’AJI des trois dernières années !

Plus d’espace autour de vous, mais de nouveaux outils à positionner

Qui dit dématérialisation implique ce fameux travail de numérisation des documents existants que vous avez entamé... ou presque... ou pas tout à fait encore tout de suite, mais vous n’en êtes pas loin. Nous vous en avons déjà largement parlé dans l’étape II de cette série sur l’accompagnement Op@le.

Le scanneur...

Lorsque toutes les administrations ont fait leur mue en matière de lean management et d’optimisation des équipements, nous avons tous remplacé les imprimantes individuelles par des photocopieurs multifonctions et pris l’habitude de scanner avec.

Malheureusement, le passage à Op@le va nous obliger à revenir partiellement en arrière, car l’utilisation d’un petit scanneur de bureau devient incontournable. Pour les agences comptables qui vont devoir scanner les chèques, ou les gestionnaires qui vont devoir scanner les RIB, a minima, il faut aussi penser votre espace de travail avec ce nouvel outil. Il en existe une grande diversité à l’UGAP, pour un budget vraiment raisonnable.

Mon cahier des charges pour le scanneur à mes yeux, c’était qu’il puisse se brancher sur n’importe quel PC de l’établissement, et que je puisse le prendre dans une bannette à courrier, c’est-à-dire qu’il me serve aussi bien en cours d’année dans mon travail régulier, qu’au moment des inscriptions où je scanne, devant les familles, leur RIB et leur demande de prélèvement directement depuis la salle de permanences. Le mien est donc recto seul, page seule, mais il ne prend quasiment aucune place, ni dans mon sac, ni sur mon bureau.

L’écran...

Alors oui, effectivement, ce n’est pas une légende urbaine : Op@le est totalement mal fichu en termes d’interface. Dès le premier écran, vous le verrez : soit vous avez tous les éléments à l’écran mais vous ne pouvez pas les lire, soit vous pouvez lire les menus, mais vous ne pouvez pas tout voir... Sans compter que même avec un grand écran, il existe des sous-écrans (notamment en recette) toujours invisibles sans redisposer les éléments, mais vous pouvez compter sur vos fidèles serviteurs de l’IZ pour se battre pour que ces sous-écrans deviennent visibles sans arcanderie [1].

Donc oui, ce n’est pas non plus une légende urbaine : pour les écrans, la taille compte. Normalement, les DSI des différentes académies se sont emparées très tôt de la question et ont commencé à équiper avec leurs homologues des collectivités, l’ensemble des intendances de France et de Navarre. Si jamais vous n’avez pas été mis dans la boucle, faites remonter ce besoin impérativement et maintenant : il vous faut au minimum un écran 27 pouces (oui, 70 centimètres de diagonale !) rien que pour l’interface d’Op@le.

Le deuxième écran n’est pas un luxe, malgré la taille du premier écran. Il est nécessaire de l’avoir, car votre meilleur ami sous Op@le, dès le début, va devenir le copier-coller. Ici un IBAN, là un SIRET... ou encore le libellé de la subvention trucmuche, ainsi que le numéro abscons que lui a attribué votre conseil dépional. Une bonne partie du travail va consister à reprendre des informations de part et d’autre. Il peut être plus petit néanmoins, mais si vous avez assez de places pour deux écrans 27"... alors, foncez !

Dernier conseil, mais non des moindres : positionner ces écrans en face de vous, pas sur le côté, parallèle au clavier. J’ai commencé à l’année avec des torticolis infernaux, simplement parce que j’étais trop désaxée entre clavier et écran. Veillez également à ce que vos yeux soient bien dans le tiers supérieur de lecture de ces écrans, ce qui vous évitera aussi des tours de rein insupportables.

Une redéfinition nécessaire des espaces de travail numérique

Comme nous l’avons maintes fois évoqué, le circuit des parapheurs et des hamacs façon XXe siècle disparaît au profit de la dématérialisation intégrale des flux documentaires. Pour qui a déjà entamé le travail de dématérialisation des duplicata, vous avez déjà entrevu tout ce que cela nécessitait : vous avez pris l’habitude de scanner, de définir une politique de nommage des fichiers, de retoucher les PDF pour éventuellement y ajouter un commentaire, de gérer les PDF en plusieurs pages.

Mais jusqu’ici ou presque, il y avait l’ordo d’un côté, le gestionnaire et son équipe de l’autre, le·la secrétaire de scolarité qui faisait aussi son truc... C’est fini.

Toutes les opérations qui peuvent, de près ou de loin, avoir un rapport avec Op@le doivent être gérés en commun. Il existe deux stratégies :

• maintenir des flux équivalents aux anciennes habitudes, et remplacer le parapheur par le courriel, et les hamacs par des dossiers dans l’explorateur, chacun de son côté, au risque que le même document soit présent deux fois, trois fois, dix fois sur les serveurs — de messagerie et de stockage.
• redéfinir les espaces partagés que les collectivités mettent en place sur les serveurs afin que tous les protagonistes puissent agir sur un document et l’utiliser sans avoir besoin de le copier à l’infini

Nul besoin pour moi de vous dire ce que votre intransigeante guerrière pense de la première solution. C’est un gâchis d’espace de stockage, dont les conséquences pour la planète sont monstrueuses. Mais je suis aussi manager de proximité, comme chacun d’entre vous, et pour accompagner le changement sainement, il est nécessaire de faire des concessions, surtout quand vos équipes comportent des personnels pas totalement entrés dans l’ère numérique. Donc au lieu de tout modifier tout de suite, commencez par Dém’Act, par exemple ; puis viendront les réinscriptions etc. Une étape à la fois, car c’est déjà parfois très compliqué.

Je ne vous donnerai donc pas de solutions toutes faites, issues de mon expérience, sur ce sujet : il faut trouver la vôtre avec vos équipes et votre chef d’établissement. Il faut provoquer des réunions, travailler en amont avec le CE, qu’il faudra parfois convaincre que "non, on ne peut pas mettre tout sur son bureau et non, C :\documents ne s’utilise plus depuis le début du millénaire" ; réfléchir à ce que vous avez besoin de mettre en commun. C’est d’autant plus important si vous avez opté pour un système de signature électronique des documents-.

Et le lieu et le temps de travail, si on en parlait ?

Jusqu’ici, un peu à cause de la législation qui tardait à venir, et surtout à cause de GFC et son fonctionnement cacochyme en local, le travail déporté ou télétravail étaient peu envisageables au sein des équipes de gestion et de comptabilité. L’agent bloqué devant son poste dans un bureau lugubre et sans plante verte de l’intendance... Adieu aussi.

Op@le est un outil web, ce qui veut dire que vous pouvez y accéder depuis n’importe où. Vous avez juste besoin de connaitre vos identifiants académiques et de disposer d’une clé OTP — physique pour les plus anciennes, sur votre téléphone portable maintenant — pour accéder à ce nouvel outil. Le télétravail est donc possible et depuis qu’il est cadré, ce n’est plus une difficulté non plus de le mettre en place.

Reste la question du management. Certes, en ayant M. Didier BOURDON qui grogne tout le temps et qui file le cafard (en plus de la migraine et des aigreurs d’estomac) à tous les collègues, loin du bureau du mardi au jeudi, vous pourriez y gagner en sérénité. Reste à savoir comment mesurer le travail de M. BOURDON.
Là encore, et je parle uniquement des tâches Op@le, vous aurez la main, car tout ce qui se passe dans Op@le, la moindre opération, laisse une trace, nominative de surcroît. Vous pouvez donc mettre en œuvre des tableaux de bord en matière de suivi et de planning.

Le télétravail ne peut pas concerner tous les agents, c’est indéniable : il nécessite une autonomie supérieure à la moyenne, mais autonomie ne veut pas dire autarcie. Vous devez en exclure tous les collaborateurs dont vous savez qu’ils seront pendus au téléphone ou en visio avec vous toute la journée, mais aussi ceux qui n’enverront pas le moindre courriel.

Ce télétravail, vous l’expérimenterez de toutes façons dans la relation entre agence comptable et établissement rattaché : les échanges vont aussi changer de nature, car les trois quarts des opérations qui posent un souci peuvent se régler humainement en moins d’un quart d’heure : "Tu peux mettre le RIB sur la domiciliation de l’entreprise DECOURAN. ’Faut que je valide l’IBAN pour lancer le paiement". Deux minutes chrono plus tard, la demande sera déjà en route pour la DGFiP.