PV de commission des marchés en kit

Dans le fichier que je vous confie, il y a quatre documents successifs :

• la convocation à la commission, à faire signer par le chef d’établissement. De mauvaises langues prétendent que la convocation est antidatée et faite en réalité le jour même où la commission se réunit avec les gens qui traînaient par là : ne les croyez pas.
• le relevé de l’arrivée des offres dans le service
• la liste d’émargement des membres de la commission
• la fiche de notation et de détermination de l’offre retenue

Ce que je pratique, c’est qu’on imprime un exemplaire non rempli de la fiche de notation, qu’on annote au cours de la commission en découvrant les offres, puis on met ça au propre au clavier avant de faire signer les présents.

Je constitue ensuite un "dossier marché" dans lequel on retrouvera les pièces suivantes :

• convocation à la commission des marchés
• le détail de la publication réalisée
• le pointage de la réception des offres
• émargement des membres de la commission
• les devis extraits des offres reçues (je garde pas les monceaux de machins sur les références des soumissionnaires etc) NB je demande au secrétariat de mettre le cachet d’arrivée sur ces pages-là 
• la page de notation des offres
• le certificat de publication

Ce petit paquet part dans le duplicata des mandats, avec le mandat qu’il a permis de réaliser, pour archivage 10 ans. Par ailleurs, tous les certificats de publication sont conservés de manière électronique dans le répertoire de la comptabilité de l’année de l’établissement concerné.

Il s’agit donc de très peu de formalisme, mais suffisamment de traces pour ne pas être trop embêté par une entreprise non retenue qui fait sa pénible, et pour couvrir l’ordonnateur.