Réviser son inventaire : la procédure (description comptable antérieure à 2012)

Prérequis

Je pars du principe qu’un inventaire, papier ou informatisé, existe. Je pars du principe que, comme dans tout établissement normal, il est parfaitement faux : erreurs de saisie qui se stratifient, arrondis d’euro, localisations non renseignées ou erronées, etc.

Sauf à avoir un patrimoine réel quasi-symbolique (je connais un collège dont il est formé de... quatre biens !), vous aurez besoin d’une tenue informatisée de l’inventaire. Si l’établissement n’est pas encore équipé, vous devrez consacrer un peu du chapitre D pour l’achat de Egimmo ou WinCZ, les deux plus célèbres logiciels proposés pour ce travail.

Etape 1 : trouver les biens là où ils sont

Pour cette étape, il vous faut les outils suivants :

– un-e adjoint ou SASU de bonne constitution
– un stagiaire de bac pro comptabilité présent dans votre intendance pour cinq ou six semaines
– une copie papier de l’inventaire existant
– éventuellement une titreuse type dymo
– votre soutien actif à toute l’opération

L’opération consiste à montrer à votre collaborateur d’intendance l’état actuel de l’inventaire, et de lui expliquer qu’il faut faire en long et en large le tour du bahut pour tenter de trouver au moins une partie des machins qui sont décrits là. Il est nécessaire d’attirer l’adhésion de votre collègue, en expliquant qu’il n’est pas seul pour faire ce boulot mais que les cinq semaines du stagiaire sont mises à profit pour avoir du monde sur cette mission très importante mais pas tenable dans le cours normal des choses.

Il faut limiter ce boulot au fait de faire le tour des réserves, et de tenter de reconnaître les appareils. Si votre inventaire existant comporte des numéros d’inventaire, alors il sera utile que les deux spéléologues en herbe disposent d’une titreuse pour coller sur les biens le numéro d’inventaire, après identification formelle.

Attention, vous ne pourrez pas compter à 100 % sur le personnel, et devrez régulièrement participer, pour reconnaître un épiscope d’un vidéoprojecteur de l’époque cro-magnon par exemple. Sans vous le travail ne sera pas bien fait, à moins que vous n’ayez une perle dans le bureau d’à côté.

Étape 2 : faire le tri

A ce stade, vous savez ce qui existe encore et ce qui est introuvable dans la liste de matériel de votre inventaire. Il importe alors de faire le point entre ce qui peut rester dans l’inventaire et ce qui doit être jeté. Soyez impitoyable : ce qui ne sert pas doit être dégagé, sans quoi ça risque de continuer à encombrer pendant les vingt prochaines années.

Jetez ce qui doit l’être, en respectant les règles SVP : un bien qui a été inventorié ne doit pas se retrouver plus tard sur un marché aux puces, ça fait désordre. Et respectez la réglementation, notamment concernant les déchets d’équipement électriques et électroniques.

Tout matériel qui sera conservé doit se voir attribuer un numéro d’inventaire, et ce numéro sera inscrit sur le bien lui-même (et j’en reviens à ma titreuse). Pour un contrôleur du Trésor, je suppose que c’est assez rassurant en entrant dans une intendance de voir un numéro d’inventaire bien visible sur le coffre-fort du comptable, ça met en confiance sur le sérieux avec lequel ce point est traité.

Étape 3 : retracer la valeur précise de ce que vous conserverez à l’inventaire

Il faut continuer à annoter ce qui vous sert actuellement d’inventaire, pour retracer proprement la valeur d’achat et l’origine du financement. En faisant de belles conversions d’Euros (6,55957 avec arrondi aux 5/4, rappel utile pour les plus jeunes d’entre nous) au passage.

Votre travail doit être orienté par les montants inscrits dans la classe 1 et 2 de votre balance, par les traces que vous avez retrouvées et par beaucoup de bon sens aussi.

Il importe de ne s’intéresser qu’à ce qu’on va conserver, car si vous êtes dans une situation "standard" vous allez à peu près tout dézinguer et ne conserver qu’une infime partie du matériel. Mais bien entendu si vous conservez l’essentiel et ne faites que quelques sorties, ça sera un tout autre point de vue : vous justifierez alors la valeur de ce qui sera sorti de l’inventaire. Enfin, si l’inventaire n’est pas faux.

Etape 4 : faire valider la liste des sorties

Vous savez maintenant ce que vous gardez, et combien ça vaut, et ce qui disparaît et qu’il faut éliminer de la classe 1 et 2. En tout cas au pire l’un des deux se détermine par rapport à l’autre. Vous devez maintenant établir la liste des biens proposés à la sortie de l’inventaire.

Cette liste sera présentée de la manière suivante :

Soyez aussi précis et complet que possible ; si cela a un sens n’hésitez pas à ajouter des colonnes au tableau que je vous propose. Normalement, tout ce que vous sortirez sera entièrement déprécié ; dans le cas contraire soignez plus particulièrement les choses, spécialement sur le motif de sortie.

Le motif de la sortie d’inventaire peut être :
– hors d’usage
– détruit
– manquant, disparu (ne pas en abuser, sauf pour les biens vraiment très anciens)
– volé (prévoir copie du dépôt de plainte)
– obsolète (cf. les ordinateurs des années 1980)
– repris par le fournisseur du bien ayant succédé (parfois pour les machines-outils, les copieurs...)
– et enfin, exceptionnellement, cédé, mais là c’est tellement compliqué que je ne vous aidera pas, pas dans cette page en tout cas.

Bref, vous aurez une belle liste de ce qui sort. Les biens mis à disposition d’un autre établissement restent à l’inventaire jusqu’au moment où le bénéficiaire nous indiquera qu’ils sont HS.

Si votre inventaire était faux, je vous propose d’y adjoindre une belle liste de ce qui reste, et un rapport indiquant que vous demandez l’autorisation de faire coller les écritures des classes 1 et 2 avec l’inventaire réel tel que vous avez pu le reconstituer.

Pour vous aider, voici un tableau de calcul des différentes opérations, à remplir avec vos chiffres durant la phase de préparation, et qui vous permettra de suivre le bon déroulement des opérations.

Cette liste doit être présentée en CA avant d’être envoyée aux autorités de contrôle, qui devraient la valider. J’attends toujours une validation un an et demi après la dernière liste que j’ai envoyée, alors je considère que qui ne dit mot consent, sinon on ne s’en sort plus.

Attention, les étapes suivantes correspondent au traitement comptable avant la RCBC de fin 2012. Pour des informations à jour, consultez l’article sur la sortie d’inventaire en mode RCBC

Etape 5 : décisions budgétaires modificatives

Histoire de dire que les z’autorités de kontrolle sont informées, faute de réponse, vous laissez passer le temps entre deux CA, voire vous épargnez aux membres de les fatiguer deux fois de suite avec ces histoire d’inventaire. Et ensuite, vous allez pouvoir proposer les DBM qui vous permettront de faire les merveilleuses écritures nettoyant votre balance.

Les DM en question sont de plusieurs sortes :

• annulation des mandats d’achat des biens : DM n° 394. En recettes c’est du ZR 21xx, et en dépenses du D 675. Le ZR en classe 2 va venir en contrepartie des débits constituant le patrimoine. Au chapitre D c’est pour la contrepartie.
• annulation des recettes passées pour financer l’achat des biens : DM n° 395. En recettes chapitre 77 compte 777 ; en dépenses ZD 1391.
• si les biens ont été achetés sur fonds propres (1068x), il n’y aura pas de DM 395, et l’exercice sera alors en déficit avec des mandats au D 675 mais pas la recette au 777, cela fera baisser les fonds propres et on retombe sur nos pattes. C’est le même mécanisme si vous avez des achats financés par dotation, c’est-à-dire sur un compte de racine 102 (normalement pas en EPLE, mais je suis peut-être naïf)

Bref, vous passez des DM, peut-être pour des montants énormes (dans mon établissement rattaché ça représentait presque un an de budget !), toute votre liste en 394 et une partie seulement en 395. Ensuite c’est envoyé derechef aux autorités de contrôle, avec une copie de leur accord sur la liste, ou une copie de la liste si elles se sont épargné la peine de vous répondre.

Etape 6 : exécution budgétaire et écritures courantes

15 jours plus tard, vous avez les accusés de réception de vos affreuses DM, et avez enfin le droit de faire ce que vous préparez depuis plusieurs mois. Vous avez même oublié le prénom du stagiaire qui a fait le boulot à l’origine, mais l’essentiel c’est d’en arriver là .

En application de la DM 394, faites des recettes au ZR 21xx, nettoyant les différents comptes de la classe 2 jusqu’à ce qu’ils collent avec le véritable inventaire que vous savez pouvoir présenter et contrôler. Les montants précis ont été calculés au moment de préparer la DM, même les pièces justificatives aussi : à ce stade c’est de l’exécution bête et méchante. La réception des recettes en compta géné se fait sur le 4632.

En contre partie, faites le gros méchant mandat au D 675. La réception en compta géné est au 4662, puis le "paiement" au 4632.

Exécutez après la DM 395 : une grosse recette au 777 (réceptionnée au 4632, tiens tiens), puis des mandats au ZR en classe 1 qui nettoient les sources de financement de vos immos jusqu’à coller avec ce que vous pouvez effectivement présenter. Et ces mandats sont réceptionnés au 4012, et "payés" au 4632.

Pour boucler la boucle, il vous restera à inscrire une écriture manuelle entre les comptes de financement 13xx et le 1391, qui doit être soldé en fin d’exercice.

Résultat des courses : la classe 2 (comptes 215 et ses petits copains) est ramenée au montant du véritable inventaire ; les comptes de subvention en classe 1 (1312 et son cousin "TA" 13181 par exemple) sont limités au financement de ce qui existe encore. Les comptes de transfert 1391 et 4632 sont soldés.

Une partie au moins du mandat au D 675 est compensée par la recette au 777. La différence entre les deux viendra diminuer les fonds propres de l’établissement sur la pièce 14 du compte financier. Des membres du CA pourraient s’en émouvoir : il faut amener leur attention sur le fait que les fonds disponibles de l’établissement n’en sont pas affectés.

Les esprits chagrins auront noté que ce n’est donc qu’au moment du vote du cofi, et même de la répartition des réserves, que la classe 1 sera définitivement nettoyée. Et oui, c’est long cette procédure, en doutiez-vous ?

Mais il reste encore les dépréciations : il faut les annuler entre elles par une écriture courante, crédit 1069, débit 21xxbis ; c’est aussi simple que cela !