Modèle pour un certificat d’ordre de recettes

Les petites sommes et recettes simples se passent aisément de pièce pour l’OR. Si vous avez récupéré au fil de l’exercice la faramineuse somme de 36.00 € pour la vente de douze carnets de liaison de remplacement à 3 écus, nul besoin d’enfumer le juge du compte en lui imposant un papier idiot qu’il devra conserver pendant dix ans. En référence et commentaire, indiquez "dégradation 12 carnet liaison à 3 € pièce", ça suffit amplement, et zéro pièce jointe.

Mieux : les visiteurs de l’IZ en prennent de la graine, et me proposent d’autres modèles de documents. Ci-dessous la proposition d’un "groupie" (le terme est de lui ;), qui dans un format tableur permet d’automatiser plus de calculs, là où je ne proposais qu’un document texte nettement moins adapté à de la comptabilité.

On n’est pas non plus toujours obligé de mettre une PJ

On peut considérer que, ainsi qu’il y a une tolérance jusqu’à 200 € pour la présentation d’un mandat sans pièce jointe de manière obligatoire, la même somme est valable pour les OR. Et encore : je me permets de faire parfois des OR pour des sommes conséquentes sans pièce.

Le truc ? S’il n’y a qu’une facture de dépense justifiant une recette sur subvention affectée, par exemple, alors je me contente de mettre en référence "Cf. mdt. 222 bd 22 - D/6068".

J’estime qu’ainsi je ne me moque pas plus du monde que celui qui fera une photocopie de la facture en question, et qui est bien plus en tort que moi s’il omet de préciser les références du mandat déclenchant la recette. Naturellement et comme toujours, la moindre des politesses du gestionnaire qui saisit les OR, que ça soit envers l’ordonnateur, le comptable ou le juge, consiste à systématiquement mettre un commentaire dans le cartouche à cet effet, avec l’information la plus pertinente possible.

J’adore cette fonction de commentaire ; je me berce d’illusions en imaginant qu’une comptabilité qui disparaîtrait (incendie...) mais avec des sauvegardes d’un GFC bien commenté serait dans une posture bien moins mauvaise qu’une comptabilité pas ou mal commentée.

Des PJ déjà toutes faites faciles à aller repêcher

Autre possibilité à utiliser à outrance : mettez comme pièce de vos OR des extraits de la comptabilité. L’onglet "liste des mandats" de la page des mandatements de GFC ordo permet de faire des extractions très pointues. A la limite, il est à peu près toujours possible de sortir un document totalisant les dépenses qui vous intéressent et elles seules, par le jeu des chapitres, comptes, fournisseurs, codes de gestion...

Seulement dans le cas où aucune des recettes ci-dessus ne convient, alors utilisez ces modèles de document ci-dessus (au format Libre Office, comme toujours). Bon courage !