Introduction
Une sortie, c’est souvent et d’abord une idée qui germe dans l’esprit d’un professeur, puis qui va la présenter à la direction, qui le plus souvent valide.
La suite, c’est une série de contraintes à prendre en compte selon les circonstances : sortie obligatoire ou non ; sortie payante ou non ; sortie avec ou sans transport ; préparation de pique-niques, de goûters, convention avec un bahut pour les repas ; régie pour le professeur ; réservations de billets de transport ; paiement avant service fait pour certaines visites etc.
C’est pourquoi la gestion d’une sortie peut-être ardue et dépend de plusieurs facteurs : positionnement de la direction qui consulte/informe ou pas les services, attitude de l’initiateur du projet qui va plus ou moins prendre en compte les cadres établis, présence ou non justement de cadres préparatoires pour guider le professeur, positionnement de l’adjoint gestionnaire qui peut être plus ou moins facilitant.
Il fallait que l’IntendanceZone mette son grain de sel afin de tenter de vous simplifier la vie dans ce processus un peu complexe, souvent chronophage et parfois sujet de tensions.
Avertissement
Pour toute sortie, voyage avec une participation des familles, le premier réflexe pour vous simplifier la vie, c’est MobiliSCO. Contrairement à une idée parfois reçue, une sortie est très bien gérée par MobiliSCO qui n’est pas limité aux voyages. L’astuce est qu’une sortie, c’est un voyage qui revient à la même date que son départ.
Cet article n’a pas pour objet de réaliser un cours sur les voyages et sorties ! D’autres ressources, www.gestionnaire03.fr, AJI, le forum des gestionnaires vous donneront tous les cadres et les écueils à éviter et répondront à toutes les questions que vous vous posez.
N’oubliez pas d’explorer IntendanceZone vous y trouverez, comme presque toujours, des pépites, cf. la rubrique voyages
Dans cet article, IntendanceZone va droit au but en proposant un document qui sert à la fois de guide, de cadre et de support. Un document, prêt à être utilisé, mais qui comme d’habitude, à vocation à être modifié, partagé, amélioré et de nouveau partagé ici même ou ailleurs. « Nous sommes des nains sur les épaules de géants » : c’est aussi cela l’esprit du terrier d’IntendanceZone.
Un seul formulaire de demande dématérialisé pour trois fonctions
En effet, ce document propose de regrouper trois aspects du processus d’organisation d’une sortie :
- la demande d’autorisation préalable établie par le professeur
- l’information aux services
- le support destiné à l’établissement des devis par les transporteurs.
Son objectif principal est de simplifier la vie des acteurs du processus et en particulier les services de gestion ou intendance. L’intérêt est que les informations indispensables sont présentes sur le document et que c’est le professeur qui gère la partie demande de devis avec les bonnes informations.
Ce document contient deux pages et vous est partagé ci-dessous au format odt LibreOffice modifiable, et au format formulaire pdf (les champs sont saisissables).
Sur la manière de transformer en quelques clics un document odt en formulaire pdf, cf. notre article sur le sujet
1e partie : la demande de sortie proprement dite
Complétée par le professeur, elle permettra à la direction de disposer d’un support afin de prendre connaissance du projet d’une part, et de matérialiser son avis sur ce projet d’autre part.
Pas de commentaire particulier, c’est plutôt simple, voir volontairement simpliste et chacune, chacun, adaptera cette partie à son besoin.
L’idée est également de se servir de ce document afin d’informer les services : gestion, vie scolaire et restauration notamment.
2e partie : la préparation des ou du devis par le professeur
Eh non, vous ne rêvez pas ! La deuxième page est bel et bien réservée au professeur, afin que ce dernier transmette à un ou plusieurs transporteurs une demande de devis.
Une fois que cette deuxième page a été complétée et qu’un ou plusieurs devis ont été reçus en retour, il reste au professeur à transmettre le document complet avec le devis sous forme dématérialisée au chef d’établissement. Le cas échéant, il y aura probablement un échange afin d’évaluer la partie pédagogique.
C’est la vie scolaire avec l’adjoint en charge des emplois du temps qui seront chargés d’organiser l’impact sur l’organisation des cours.
Et donc, le dossier arrive complet à l’intendance. Avec même l’imputation budgétaire choisie par l’ordonnateur.
Alors, on n’hésite pas et on fonce sur ce document, on en prend connaissance on l’adapte et YAPLUKA.