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Paramétrage préalable à l’utilisation des approvisionnements

vendredi 27 août 2010, par L’intendant zonard

Dans cet article, j’ai tâché de vous donner envie d’utiliser le module d’approvisionnements, qui vous permettra de tenir une comptabilité d’engagements impeccable dès l’établissement de bons de commande superbes et dématérialisables.

Il y a toutefois un prérequis, quelques réglages à assurer pour que ça marche bien. Regardez bien la petite horloge en bas à droite de votre écran, dans 5 minutes vous aurez terminé ce paramétrage, et encore si vous ne tapez pas vite au clavier.

Rendez-vous dans la comptabilité budgétaire, menu Paramètres/Approvisionnements.

Toutes les opérations décrites ci-dessous se font rapidement avec le clic droit de la souris, pour ajouter ou modifier une information. Vous pourrez modifier ou ajouter à tout moment des paramètres, seule est impossible la suppression d’un paramètre qui a déjà servi durant l’année en cours. Vous n’êtes donc pas contraints de penser à tout dès le début, un paramétrage basique vous permettra de démarrer, le reste viendra facilement au fil des besoins.

Premier onglet : lieux de livraison

Créez ici les différents lieux de livraison dont vous aurez besoin sur le ou les sites qu’occupe votre EPLE. Ne créez pas de site "emporté magasin", il est déjà prévu quand en saisissant un appro vous cochez la case correspondante, on ne vous demande alors plus où faire livrer.

2e onglet, Messages

Chez moi mes collègues l’utilisent pour des messages temporels, qui sont déjà prévus par des cases à cocher dans l’application. Si vous avez de meilleures idées, vous pourrez les indiquer ci-dessous en commentaire.

3e onglet, Signataires

Indiquez ici les personnes qui seront appelées à signer un bon de commande. Il est entendu que toute autre personne que l’ordonnateur dispose pour cela d’une délégation de signature formelle, écrite, d’une durée limitée et en cours de validité, rangée soigneusement à l’intendance et/ou chez le boss.

4e onglet, Destinataires

Indiquez ici les différents services susceptibles de recevoir les livraisons que vous commandez. Pour commencer vous aurez au moins besoin de mettre Intendance.

5e onglet, TVA

Là, pas d’hésitation, faites comme moi. Le taux à zéro est indispensable, pour les fois où vous avez connaissance du tarif TTC et pas du hors taxes. Le taux minoré à 2.10 % est celui des ouvrages et périodiques.

6e onglet, Opérations particulières

Je ne vois pas trop à quoi ça peut servir, je prends les explications en commentaires.

7e onglet, Séries

C’est là le plus important et c’est - toutes proportions gardées - le plus compliqué à remplir. Comme ailleurs, cliquez droit pour ajouter un paramètre. On vous demande alors :

- Un code en deux lettres. Ces deux lettres,suivies de chiffres, formeront la numérotation de vos bons de commande. Vous avez des exemples de chez moi sur la capture d’écran, faites comme vous le sentez.

- Un libellé : en général le nom du service habilité à passer des commandes de manière autonome, ou en tout cas dont les appros seront séparés des autres.

- Indiquez si vous souhaitez que l’appro génère automatiquement l’engagement. A priori cette case est toujours cochée.

- Nombre d’exemplaires internes : on peut demander ici plus d’un exemplaire de la fiche d’appro, si vous voulez en transmettre copie à tel ou tel collaborateur qui tient à détruire les forêts de la planète.

- Date de livraison : en décochant cette case, le bon de commande comportera une mention disant que la commande est valable jusqu’à 45 jours après son émission. Cela protège votre établissement des fournisseurs qui ne fichent rien, puis se réveillent six mois plus tard en vous envoyant des trucs dont vous n’avez plus besoin, ou que vous avez acheté ailleurs. Si la case est cochée, il n’y aura aucun message.

- Signataire 1 et Signataire 2 : les personnes z’autorisées à signer les bons de commande. Vous pouvez très bien ne mettre qu’un seul signataire, l’ordonnateur. De ces cases, vous appellerez les signataires paramétrés à l’onglet concerné.

- Enfin, les chapitres autorisés : vous devez cocher les chapitres que cette série peut concerner. Le CDI ne passera pas de commandes au B, l’EMOP ne touche surtout pas au chapitre C, etc.

8e onglet, Divers

Pour l’instant, un seul réglage est accessible par cet endroit : le nombre d’exemplaires de la facture que vous réclamez au fournisseur. De toutes manières, les fournisseurs en font peu de cas...


Voilà, il y a pas mal de choses prévues, mais c’est parce qu’une fois ce travail réalisé, tout le reste est automatisé, et la sécurité des commandes assurées ! Si c’est le genre de votre maison, vous pouvez même installer GFC sur le poste du CDiste, pour qu’il saisisse lui-même ses bons de commande et gère lui-même son budget. Il sera content et ça fera moins de boulot pour l’intendance.

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