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Réunion du 28 septembre 2004

Trucs pour exploiter la classe 4

jeudi 30 décembre 2004

- Lecture de la balance
- Bonne utilisation des ressources affectées
- Plan de subdivision des comptes

Balance de la classe 4 : afin de pouvoir effectuer une gestion plus saine des finances de votre établissement, il est important de demander ce document à votre agent comptable.

Celui-ci se présente sous 2 versions soit en TOTAL, soit en DETAIL. Demandez les deux : sur la première figurent les intitulés, sur la seconde on sont séparés les montants présents en début d’exercice et les mouvements passés depuis le 1er janvier.

Normalement en crédit les encaissements, et en débit les ordres de recettes. Il est primordial d’apprendre à lire ce document ou de vous faire aider afin de pouvoir utiliser l’argent qui s’y cache. Chaque année au moment du COFI, on peut réaffecter par DBM certaines sommes s’y trouvant. Si vous ne l’aviez pas encore fait, vous pouvez même le faire en cours d’exercice par une DM de type 24 (dans la plupart des cas).

Vous pouvez aussi passer des ordres de recettes, même s’ils ne sont pas prévus au budget, et comme vous ne dépenserez pas en contrepartie, cela fera grossir vos fonds propres. Mieux vaut avoir des fonds propres que des subventions sur lesquelles il faut rendre des comptes, voire les reverser si elles demeurent sans emploi...

Il y des manières « intelligentes » de respecter l’usage prévu pour les ressources affectées. Par exemple, avec la subvention pour la gratuité scolaire, on peut acheter autre chose que des cahiers de TD. En effet, on peut aussi acheter des séries de bouquins qui seront donnés aux élèves, voire des dictionnaires pour la salle de lettres (pas pour le CDI tout de même). Pour ce genre d’idées, il est essentiel de contacter des collègues pour en récupérer un maximum. Et éventuellement se faire corriger si l’on était trop libéral avec les OR sur ressources affectées !

Le but du jeu est de faire les ordres de recette en laissant le moins possible de reliquats en fin d’exercice. Un bon gestionnaire doit donc lire sa classe 4 en fin d’exercice (et encore mieux, en cours d’exercice), en se demandant « ce fric là, avec quelle dépense (faite ou à faire) puis-je le coupler ? » Naturellement, il faudra après modestement indiquer au comptable sur lequel de ses comptes il devra réceptionner l’OR.

Comment discriminer les subventions spécifiques pour le module relais, les IDD ? Faire plusieurs subdivisions en classe 4 afin de retrouver l’origine exacte et correspondante de la subvention. Normalement, dans les chapitres en J, N, etc, qui utilisent des 6. et 7. [1], un code de gestion équivaut à une ligne de la classe 4 et inversement. Rappel : pour subdiviser, l’agent comptable peut aussi utiliser des lettres, ça lui donne plus de possibilités et parfois c’est plus clair ainsi.

D’une manière générale, méfiez-vous énormément des comptes 44118 (diverses subventions de l’Etat), 44128 (diverses subventions de la collectivité de rattachement), 4718 (diverses recettes à classer). Si vous n’avez pas une dizaine de subdvisions derrière chacun de ces comptes-là, vous êtes mal.

Subdiviser pour classer les stupidités comptables : comptables qui avez écopé de mauvais établissements, subdivisez à mort. Par exemple, lorsque votre 5159 est pourri à la passation de service, début 2005 faites quatre subdivisions dedans au moment du blian d’entrée :
- le compte de ce qui n’a pas été éclairci depuis la passation ;
- le compte de ce qui est éclairci pas pas réglé (chèque non encaissé dans cet exemple) ;
- le compte de ce que VOUS aurez fait en 2004 mais qui ne sera pas encore soldé en fin d’exercice (la dernière disquette de règlement) ;
- le compte des opérations garanti pur-2005.

Je ne mets pas une cinquième ligne "mes bétises" mais parfois c’est nécessaire...


[16. et 7. sont des comptes « à point » ce qui ne veut pas dire qu’ils sont bien cuits, mais qu’il sont fourre-tout