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Réunion du 28 septembre 2004

Voyages : Assurance annulation, gestion des tombolas, obligation d’assurance, fonds restants

jeudi 30 décembre 2004, par L’intendant zonard

- Qui doit payer l’anssurance annulation ?
- Qui gère l’argent des tombolas
- Ne pas organiser soi-même les voyages !
- Comment utiliser les reliquats des voyages passés ?

Qui doit payer l’assurance annulation ? ce sont les familles les bénéficiaires de cette prestation ! Répartir le prix entre les élèves. Attention, l’assurance annulation ne joue qu’en cas de force majeure, c’est pourquoi d’ailleurs elle est peu chère.

Que fait-on avec l’argent amassé par les ventes de gâteaux ou de tombolas au profit d’un voyage ? Toutes ces sommes doivent passer par le foyer socio-éducatif ou par une association (A. Sportive...) qui la reverse sous forme de don et qui doit avoir le droit de le faire (c-à-d ceci doit être prévu dans les statuts de l’association). L’agent comptable ne doit pas accepter de manipuler ces fonds, c’est au foyer de le faire. Le gestionnaire ne doit pas s’occuper des encaissements pour les sorties et les voyages, ou alors dans le cadre de sa régie.

Voyages « maison » à proscrire : N’acceptez jamais de faire des voyages qui ne passent pas par des opérateurs de tourisme. Ceux-ci doivent être agréés par le Ministère du Tourisme, très préférentiellement aussi par notre Ministère, et leur assurance spécifique leur permet de couvrir des sinistres pour des sommes très importantes. Nos petits contrats MAIF pourraient nous suivre sur un pépin en sortie proche à la journée, pas pour un car dans un ravin en Argentine...

Peut-on encaisser un don au titre d’un voyage de l’année précédente ? Le chapitre N3 doit être équilibré en recettes et en dépenses. Donc, lors du CF de l’exercice passé, ce chapitre a du se trouver soldé. Le comptable fera un encaissement dans un compte d’attente de la classe 4. Si le compte en 4 correspondant au voyage était en négatif, c’est qu’il attendait cette subvention, et alors tout rentrera dans l’ordre. Si le compte était déjà soldé, alors l’agent comptable le laissera en attente, et le gestionnaire devra préparer un ordre de recette pour le prochain voyage qui bénéficiera alors de cette somme en guise de subvention.