Savoir rédiger un rapport sur le comportement inapproprié d’un agent

Préalable : nous ne sommes pas des ennemis

Si tous les cadres faisaient proprement et professionnellement leur boulot de cadres, le travail des encadrés serait forcément meilleur et plus agréable à faire. Mettre par écrit les événements anormaux pour conduire un agent à revoir son attitude, c’est le travail, et avant de m’agonir d’insultes pour avoir le culot de suggérer qu’UNE personne puisse ne pas être parfaite quelque part dans le ministère, considérez que la méthode décrite est appropriée au cas des CASU qui déraillent.

Plus étonnant encore, un jour un collègue comptable m’a parlé d’une situation embarrassante dans laquelle il s’était trouvé : l’ordonnateur d’un établissement rattaché à son agence lui avait demandé de mettre par écrit un incident entre ce comptable et l’adjoint du chef d’établissement !

En tout cas, je vais émailler mon propos d’exemples imaginaires qui pourraient concerner aussi bien des personnels ouvriers que des personnels administratifs, des personnels de catégorie A ou C, et je n’ai strictement aucune opinion ni aucun a priori sur telle ou telle catégorie.

Je m’attends à être contraint de sabrer dans les commentaires à cet article, mais il n’est pas interdit de me faire la belle surprise de l’absence d’un procès d’intention. Voilà qui est dit.

Principe fondamental : économisez vos mots

Pourquoi donc ?

• Un bon rapport est un rapport qu’on ne contestera pas, ou dont la contestation sera difficile. Moins vous écrivez, mieux ça vaut : ne laissez pas de prise à la critique.
• La simple et claire relation des faits, avec tout au plus des éléments de circonstances, est largement suffisante.
• Dites-vous que votre document doit permettre à une commission disciplinaire de se prononcer : ne lui dictez pas ce qu’elle doit faire, mais informez-la des faits et des faits seulement.
• Il est essentiel de bien comprendre que ce n’est pas nous qui allons prendre des sanctions.
• Le rapport n’est d’ailleurs pas une sanction, juste une communication formelle. Il n’y a aucune raison d’hésiter à produire un rapport en suivant la méthode que je vous donne : un fonctionnaire sérieux qui a commis un impair isolé n’aura pas le moins du monde à s’en inquiéter. Et s’il s’inquiète, c’est bien la preuve qu’il est un bon collaborateur, et l’on pourra l’en féliciter.
• Ces rapports ne permettent que de décrire les faits, et ils ne sont vraiment méchants que si les faits décrits sont choquants et/ou répétitifs.
• Il faut donc bannir toute forme de jugement ou de sentiment !
• Et finalement moins votre prose personnalise le sujet, mieux ça vaut, plus c’est respectueux de la personne en cause, qui doit pouvoir changer d’attitude sans renier son individualité, en tout cas c’est tout ce qu’on espère.

Le rapport qu’il ne faut pas écrire

M. le directeur des ressources humaines du conseil gégional de la Zone,

Ce matin la gardienne, Mme Dugenou est entrée dans l’intendance, visiblement énervée. Elle avait à la main le courrier destiné au secrétariat du proviseur, qu’elle violemment jeté à terre en vociférant qu’il était lamentable que la secrétaire soit encore sortie fumer, et qu’elle ne supportait plus de constater l’absence de cette collaboratrice. Quand je lui ai demandé de se calmer, elle s’est encore plus emportée et s’est avancée vers moi d’une manière menaçante en hurlant que les personnels administratifs que j’encadre ne fournissent aucun travail, et en ajoutant des grossièretés.

Les collaboratrices de l’intendance ont été très choquées de cet incident, qui succède à d’autres manifestations d’agressivité de la part de cette personne, ne cachant pas sa jalousie envers les personnels administratifs qu’elle prétend privilégiés.

Il me semble nécessaire d’envisager un blâme à l’encontre de Mme Dugenou qui ne sait pas rester à sa place dans notre établissement.

Et pourtant, combien d’entre vous, chers lecteurs, auriez-vous rédigé à peu près la même chose ? Sachez qu’un tel document vous mettrait en difficulté sur de nombreux plans à la fois, et serait finalement sans effet par rapport à l’objectif que vous vous donnez : qu’on tape un peu fort sur les doigts de cet agent qui vous tape sur le système

Le bon rapport sur les mêmes faits

Le lundi 32/01 à 10 h 20, Mme Rotule Dugenou, ATTEE, s’est présentée à l’intendance et a jeté à terre le courrier destiné au secrétariat du proviseur, en déclarant : "ras-le-bol de cette harpie de secrétaire encore partie fumer sa clope derrière les poubelles".

M. le gestionnaire lui a demandé de modérer son attitude et ses propos. Elle a au contraire élevé la voix et crié : "vous êtes le chef d’une bande de planqués, des imbéciles abrutis de passer la journée à jouer au démineur".

Ces gestes et propos ont été tenus devant les trois membres du service soussignés.

Allez, j’avais promis que tout le monde en prendrait pour son grade, pas de jaloux

Le contre-exemple :

M. Rennold TZANITAND [1] persiste à passer des heures à traîner sur l’Internet au lieu de faire le travail qui lui est confié. Cet après-midi encore, alors que le travail comptable qui lui était demandé n’était toujours pas entamé, nous étions exaspérés de l’entendre ricaner en lisant le "forum des gestionnaires", alors qu’il lui a été expressément demandé de cesser de passer du temps à cette activité étrangère aux besoins du service

Et ce qu’il fallait écrire :

M. Trenton NADZALIND s’est vu confier le 14/06/2013 à 14 h 05 le développement des soldes de la classe 4, travail à réaliser de manière immédiate et prioritaire. A 16 h 10, ce travail n’était pas commencé.

Inutile d’aller donner le détail des turpitudes de ce mauvais attaché d’intendance : on ne le fera que s’il a le culot de contester.

Argh, c’est trop dur, tu me demandes de rien dire de ce que j’en pense, j’en suis malaaaade

Pas de quoi se rendre malade : les rapports eux-mêmes évitent soigneusement ce thème, mais un courrier n’étant pas versé au dossier du fonctionnaire est adressé, avec la collection des rapports accumulés, à l’autorité supérieure en guise de "bordereau".

Dans cette lettre, le chef d’établissement (on a quand même besoin que ça soit le boss qui signe) se lâche sur le mode du jugement de valeur et de l’allégation de sanction à prendre, pour dire des trucs du genre :

L’attitude de Mme Dugenou/M. Tzanitand est très choquante, et elle s’inscrit dans une collaboration généralement de mauvaise qualité, qui démotive le reste de l’équipe et restreint fortement la capacité du lycée à assurer le service attendu.

Aussi j’estime qu’il est nécessaire qu’une procédure disciplinaire soit engagée, car il semble que les éléments apportés par les sept rapports ci-joints, collectés depuis un an, ne laissent plus guère d’espoir quant à la volonté de Mme Dugenou/M. Tzanitand de progresser.

Un événement : un rapport

Un mauvais élément cause un nouveau problème à chaque heure ? Faites systématiquement un document séparé pour chaque incident. Il est inutile de les mettre en perspective les uns par rapport aux autres, ou de rappeler l’incident précédent : vous aviez déjà Ã©mis un rapport, et la preuve c’est que si vous les communiquez à l’autorité supérieure, c’est par lot de douze, la succession des événements et des dates étant parfaitement éloquente.

Vous comprenez donc qu’il n’y a aucun intérêt à coller des "comme d’habitude" et des "malgré mes instructions précises sur le sujet" dans vos rapports : ou bien le problème n’a lieu qu’une fois, et le rapport resté unique aura concrètement servi à faire changer l’attitude de l’agent ; ou bien il a lieu plusieurs fois, et les plusieurs rapports s’étayent entre eux pour démontrer de manière éclatante le refus d’obéir aux consignes.

Cela suppose donc une fois encore de rédiger des rapports à chaque incident : encaisser les dysfonctionnements dans le service sans rien faire puis craquer en écrivant un roman sur le mauvais travail de Trucmuche, ce n’est pas professionnel.

Un pro est toujours prêt, il est exigeant et ne tolère pas les écarts à la règle et à la correction entre les personnes. Ou s’il décide de tolérer car il sait que son collaborateur est dans un état inhabituel parce que sa femme vient de lui annoncer son intention de divorcer, après il assume son choix et ne revient pas dessus.

De bons rapports s’inscrivent dans un encadrement sain

Toute personne que l’on encadre doit s’être vu présenter une fiche de poste. Si vous ne l’avez pas fait, vous n’avez pas fait votre travail de cadre, et donc vous êtes une tanche, surtout sachant que l’IZ vous fait tout le boulot pour les ATTEE, les personnels de labo et pour les administratifs : le boomerang ne sera pas confortable. Alors si besoin, au taf, tout de suite !

Prévoyez un ou des alibis pour ne pas être accusé de harcèlement envers une personne précise

Il est hors de question de pister une personne à coups de rapports si vous n’avez pas le cran de faire de même pour tous les autres membres de vos équipes. Au contraire, recherchez activement l’occasion de rédiger un rapport sur un collaborateur de qualité qui fait une erreur sans importance.

Vous lui présenterez en lui offrant le café avec des biscuits en disant que vous aviez besoin de faire ça, et vous lui relisez sa précédente appréciation de l’entretien d’évaluation en confirmant que les propos flatteurs sont mérités et que vous comptez bien dire aussi bien ou mieux la prochaine fois. Et que la toute petite erreur qui a été relevée est surtout l’occasion de remercier encore pour la régularité de son travail.

L’idéal serait de pouvoir dire carrément qu’on a besoin de cet alibi pour ne pas être accusé de favoritisme dans un sens ou d’acharnement dans l’autre, mais déontologiquement c’est insoutenable. Toutefois quand deux personnes se détestent, je ne m’interdis pas de laisser filtrer le message entre les lignes. Mais très discrètement, et uniquement parce que je suis un type profondément amoral.

C’est un moment un peu difficile pour un bon agent qui ne s’y attend pas, mais assez rapidement tout le monde comprend. Sauf les plus bêtes qui continuent à mal se comporter et se feront emporter par l’avalanche de rapports qu’ils déclenchent eux-mêmes.

De toutes manières, le gestionnaire a toujours tort, et si un fonctionnaire ne fout rien, tout le monde sera d’accord pour refiler son boulot à l’intendant, ce crétin est là pour ça

Et c’est bien vrai : les infaillibles statistiques zoniennes démontrent que dans 88,51 % des cas, le chef d’établissement trouve toutes les bonnes raisons du monde de ne surtout rien faire ni dire et de laisser le gestionnaire se planter avec des collaborateurs en freestyle complet.

Bien entendu les statistiques zoniennes sont infaillibles. Mais dites-vous bien que les 11,49 % des cas dans lesquels le boss n’est pas debout sur les freins sont ceux où les rapports ont été bien faits et correctement présentés.

Avertissement aux gens qui envoient des trucs complètement débiles en commentaire à cet article

Vos délicieuses contributions sont compilées dans cet article. Si vous tenez tant que ça à l’alimenter, je ne vais pas vous en empêcher...