Les ordres de recettes : le rythme de travail idéal

Claude Vallery du Lycée Éluard insiste sur le fait que si un mandat comporte un certain risque car il déclenche un paiement qui pourrait être mal aiguillé, du mauvais montant (...), un ordre de recettes ne déclenche rien par lui-même. Donc il n’y a rien de plus facile que de le rectifier, et un mauvais OR n’exige qu’une nouvelle opération de correction, jamais de soucis à courir après l’argent ou que sait-on. DONC il n’y a aucune raison d’avoir peur de l’OR. L’OR est notre ami.

Quelle périodicité des OR ? J’ai tenté d’en passer un bordereau en parallèle de chaque mandat, c’est infaisable. Plus raisonnablement, il semble correct d’en faire un à chaque constatation des droits. Comme nous avons vu au sujet des bourses, on fait des constatations, concrètement :

• mi-janvier
• fin mars, puis début avril
• fin juin
• fin septembre
• mi-décembre

Ça fait cinq fois par exercice comptable. Cinq fois donc, vous passerez un OR au R2/70621, et au 74112 pour les bourses et les remises de principe. Tout naturellement, vous y ajouterez :

• les fonds sociaux si vous en faites en parallèle des droits constatés (pièce = copie de la pièce du mandat)
• les tickets repas, y a qu’à faire son GTI à la fin de chaque mois, il vous sort la pièce et ça prend quelques secondes à liquider comme OR
• la dotation générale de fonctionnement, dès celui de janvier
• deux ou trois trucs que vous voudrez bien ajouter, si la pièce est facile à trouver ou à faire, et le montant sans incertitude (loyers, subvention complémentaire de viabilisation...)

On est bien d’accord, les OR casse-pieds concernent ces centaines de subventions affectées que nous avons à gérer, qu’il faut établir du montant de la dépense. Pas de pitié et tant pis pour le contrôleur financier, vous les ferez, ceux-là, en toute fin d’exercice, avec comme pièce justificative l’extrait des mandats concernés que GFC Windows vous imprimera gentiment (liste des mandats du compte A2/6062 ou du code de gestion REP...)

Quand vous faites votre OR dans la foulée des droits constatés, indiquez qu’il y a zéro pièce jointe, et en observation « Cf. mdt n°999 bordereau 99 F/6571 », ou si vous préférez joignez une copie de la dernière page du bordereau des droits constatés (là où il y a le montant total et les signatures).

Ne jamais verser les bourses en début de trimestre avant l’émission des factures de DP, sinon on a un risque d’avoir du mal à récupérer l’argent de la DP puisque l’on ne pourra plus prélever sur la bourse qui aura déjà été versée, cas des inscriptions tardives à la DP. Cela permet également de faire un congé de bourse s’il y a lieu (absence ou déscolarisation).

Ne jamais verser les bourses avant d’avoir reçu la subvention, elle arrive tard et c’est un bon prétexte pour faire attendre les familles. Au début on a envie d’être sympa avec les familles, d’aider les plus démunis en leur fournissant l’argent au plus tôt, et puis très vite il faut déchanter, cela pose énormément de problèmes. Pour les urgences, il faut renvoyer au fonds social, il est fait pour ça.

Pour les lycées, le listing des bourses est disponible depuis le 06/12/04 auprès de l’IA.