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Élaboration du budget : exemple de méthode

dimanche 27 novembre 2022, par Philippique

IntendanceZone regorge d’articles supers intéressants et d’outils prêts à l’emploi au sujet du budget. Il n’y a que se servir, l’outil de recherche est là pour vous !

Ce n’est pas une bonne raison de ne pas tenter d’en produire un nouveau qui j’espère pourra aussi vous servir. C’est un des principes d’IntendanceZone, ce n’est pas parce quelque chose a déjà été fait qu’on ne doit rien proposer, surtout si on a le sentiment d’apporter quelques chose. Les lecteurs sont intelligents et sauront faire leur miel de toutes ces ressources.

Comme souvent donc, il s’agit d’un article en forme de partage, et il s’agit cette fois de partager :
 une méthode d’élaboration du budget,
 le rapport envoyé aux administrateurs
 et le diaporama présenté au CA.

Ce n’est pas un article en mode le budget pour les nuls, pour cela il vaut mieux se rapporter au vademecum de l’adjoint gestionnaire.

Et comme ici, on ne vous hait point, un lien vers un des meilleurs articles sur le sujet par l’IntendantZonard himself article sur le budget où vous pourrez récupérer les présentations avec des idées de graphiques, type camemberts et autres histogrammes qui valent mieux que les longs discours.

L’élaboration d’un budget c’est avant tout le respect d’un calendrier

Du mois de juin au mois de septembre

  • les porteurs préparent leurs projets dès les mois de juin-juillet et rencontrent la ou le chef d’établissement ainsi que l’adjoint gestionnaire
  • cela donne une idée des nouveaux projets qui requièrent notre ingénierie budgétaire et financière et cela permet de poser les premiers jalons des besoins de financement
  • l’adjoint gestionnaire et le chef d’établissement échangent sur les grands axes du budget de N+1, l’adjoint gestionnaire dresse un tableau rapide des tendances en cours et le chef d’établissement indique quels sont les projets les plus importants et les marqueurs du projet d’établissement qui doivent figurer dans le budget

Pendant les mois de septembre et d’octobre

  • Les notes de cadrage de l’autorité académique et de la collectivité territoriale arrivent à cette période et doivent être lues soigneusement.
  • L’adjoint gestionnaire, commence à évaluer au cours de cette période le montant des ressources qui seront disponibles en N+1, au moyen de la situations des recettes de N et N-1 et des des reliquats en classe 4
  • De la même manière, un point sur les dépenses N-1 et N permet de savoir quels postes sont en baisse et quels autres en hausse et ainsi d’adapter les prévisions budgétaires ; c’est le cas cette année des dépenses de chauffage, mais cela peut être la baisse des tarifs des photocopies pour celles et ceux qui se décident de passer enfin à l’UGAP.
  • Le niveau et la dynamique du fonds de roulement sont à prendre en compte et mis en parallèle avec les critères de la collectivité et de l’agent comptable.
  • Les projets sont à calibrer sur le plan du financement : par exemple, les voyages.

L’adjoint gestionnaire peut alors préparer un projet de budget avec plusieurs options et le chef d’établissement arbitre à partir des différents scenarii.

Novembre tout se joue

  • Le conseil d’administration se prononce sur les tarifs généralement au début du mois de novembre, cela permet à l’adjoint gestionnaire d’affiner ces recettes prévisionnelles.
  • Le conseil d’administration vote également fin novembre ou début décembre sur le budget présenté par le chef d’établissement et/ou l’adjoint gestionnaire.
  • Les services de l’Éducation nationale et de la collectivité contrôlent ce budget qui, sauf problème, est exécutoire début janvier.

C’est l’occasion de rappeler qu’un règlement conjoint n’a absolument rien d’infâmant.

La structure du budget : intitulé des domaines et des codes activités et découpage

L’élaboration du budget est également l’occasion d’avoir une réflexion sur la structure du budget et son découpage. Pour ce faire, se poser la question suivante constitue une bonne entrée. Oui, au fait le budget une fois voté, c’est pour qui ? Le CA, les professeurs, le CE, l’agent comptable, la DSDEN, l’intendance ?

Poser la question c’est y répondre, car le budget c’est avant tout pour la.le CE et surtout l’intendance. Certainement pas pour le CA, ni les professeurs, ni même l’agent comptable ou je ne sais qui. Le budget c’est pour nous.

Cette question est véritablement importante à se poser lorsqu’on prend un nouveau poste, car souvent l’histoire a fait que les lignes se sont multipliées et la gestion quotidienne est devenue au fil du temps un casse-tête dont seuls les personnels d’intendance en poste depuis plusieurs années dans l’établissement sont en mesure de comprendre et de l’utiliser. Ce qui ne peut pas être satisfaisant, vous en conviendrez.

Le budget doit être lisible et pratique car c’est aussi un outil, le nôtre.

Une fois ces éléments bien pris en compte, on prend son petit tableur ou l’on saisit directement dans notre application (Op@le ou GFC) et c’est parti.

Détermination des ressources

On ne peut pas faire grand chose sans elles alors à tout seigneur, tout honneur.

La restauration : commencer par la restauration est une bonne idée car c’est souvent un peu complexe et cela impacte les autres services.

  • Le nombre d’élèves par régime dans base élèves permet d’évaluer le nombre de repas. Avec les tarifs, les subventions et les recettes de N-1 et N on peut déterminer les recettes
  • Des ratios ou un calcul au réel, permettent de calculer de la somme affectée aux charges de fonctionnement

La dotation de fonctionnement : se poser quelques minutes sur le calcul et l’évolution de cette DGF n’est pas superflu. Notamment en cas d’erreur de calcul de la CT, ne riez pas il arrive plus souvent qu’on ne le croit qu’elles oublient quelque chose.

Les autres ressources : elle sont évaluées le plus sincèrement possible.

Ensuite on bâtit le budget service par service

  • Les recettes affectées sont ouvertes également en dépenses
  • Pour les dépenses on fait la meilleure estimation possible à partir des besoins, des dépenses N-1 et N et des tendances
  • On inscrit les projets en dépenses et en recettes en veillant au compte d’imputation
  • Les codes activité méritent d’être vérifiés, en particulier ceux de l’État de et la collectivité territoriale
  • On saisit autres recettes en les répartissant de telle manière à équilibrer les services déficitaires et le cas échéant générer une capacité d’autofinancement, ou une insuffisance d’autofinancement qui va mécaniquement induire un prélèvement sur le fonds de roulement

Le délicat travail des arbitrages

Classiquement, les recettes ne suffisent pas à couvrir tous les besoins. Il revient donc à l’ordonnateur de procéder à des arbitrages en fonction des éléments objectifs que lui présentera l’adjointe ou l’adjoint gestionnaire.

Ce travail doit être soigné au risque d’avoir des fins d’exercice difficiles et tendues. Une fois terminé, le rapport de l’ordonnateur peut-être préparé. Le fichier ci-dessous n’est pas un modèle, mais au contraire un partage à critiquer. Il est volontairement court, presque simpliste afin que tous les administrateurs le comprennent. Ce rapport n’est pas pour moi un exercice de style.

Rapport sur le budget
Rapport pour les administrateurs

Après la période d’arbitrages, le budget peut-être saisi sous Op@le ou GFC s’il a été préparé sur un tableur.

Le passage au conseil d’administration

Le projet de budget et son rapport sont envoyés aux administrateurs. La présentation au CA peut être préparée (cf fichier joint). Encore une fois ce n’est pas un modèle, d’ailleurs il manque quelques graphes pour égayer et surtout l’observation d’indicateurs sur cinq ans.

Certaines diapos sont un peu denses, c’est pourquoi il faut passer par le mode diaporama (généralement touche F5).

Présentation au CA

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