Pour appréhender la comptabilité

Comment comprendre la différence entre la compta de l’ordonnateur et celle du comptable ? En fait c’est très simple : ils font l’inverse l’un de l’autre.

L’ordonnateur commence l’année avec un tas de fric, et sa comptabilité en dépenses consiste à mesurer la diminution du tas de fric. Quand y en a plus, y en a plus, le comptable est là pour l’empêcher de creuser le sol, car le comptable ne prend que le fric, pas la terre battue.

En ce qui concerne les recettes, il fait des petites tours avec des lingots, ça peut toujours monter plus haut que la ligne qu’il avait tracée sur le mur lors de la préparation du budget, promis ça ne s’effondrera pas.

Facile !

Le comptable, lui, a plutôt un regard de cumulard. Son boulot consiste non pas à utiliser ou recevoir de l’argent, mais à faire des petites croix à chaque fois qu’il voit passer quelque chose. Ainsi, la comptabilité générale permet-elle de savoir combien, au total, il y a eu d’opérations de tel ou tel type pendant l’exercice.

Le comptable aime donc remplir un maximum de petites croix sur un maximum de colonnes. Prenons l’exemple du 4012, "fournisseurs". C’est un compte qui ne sert à rien pour le comptable nul comme toi ou moi. Il est entièrement contrôlé de manière automatique par GFC. Quand on réceptionne un mandat de notre ordonnateur préféré, en l’acceptant, en fait on fait faire par GFC un débit classe 6/crédit 4012.

Par la suite, quand on demande le règlement par disquette, GFC prendra tout ce qui traîne dans le 4012 et le mettra au 5159 "chèques à payer" Débit 4012/crédit 5159. Le 4012 est soldé, mais le cumul des débits et des crédits de ce compte est modifié : ainsi l’agent comptable aura pu faire ses petites croix voulant dire "payé tant à des fournisseurs".

Normalement, tous les paiements passent par le 4012. Exceptions (y en a d’autres mais on est au pays des nuls) : les bourses et fonds sociaux, qu’on fait passer au 4662, c’est pas automatique mais on fait de même, et les DAO, puisque le paiement a lieu dans un orde différent.

Comme le 4662 n’est pas maniuplé automatiquement, cela permet de se tromper et d’avoir de ennuis. La plupart des jeunes comptables sont fâchés avec ce compte. En fait, les comptes dangereux devraient toujours être subdivisés. Ce 4662 mériterait bien les subdivisions suivantes :

• 4662T1 : 1er trimestre des bourses (sept-déc)
• 4662T2 : 2e trimestre des bourses (jan-mars)
• 4662T3 : 3e trimestre des bourses (avril-juin)
• 4662F : Fonds socal des collèges/lycées
• 4662R : Fonds social des cantines (R comme Restauration)
• 4662A : ARDP dans les lycées...

Rhhaâ, c’est tout de suite plus facile. On est sûr que les c.ries seront bien contingentées avec ça.

Cette logique des petites croix sur les papiers du comptables suppose qu’on ne doit surtout pas remettre des croix à l’envers quand on s’est trompé. On doit tout simplement gommer en faisant la même chose en négatif, et refaire la bonne opération.

Et oui, gommer ! En effet, en comptabilité il est très facile de corriger une bêtise. En revanche, quand rien n’est fait, on en bave pour remonter la pente. Mon conseil : fais toujours quelque chose, avec des libellés les plus explicites possibles, quitte à le refaire correctement quand tu saura vraiment quoi faire.

Possibilité intéressante : quand tu ne sais absolument pas quoi faire comme mouvement, crée une subdivision "chapakoifer 14 févr 05", et évite absolument d’y mettre une deuxième opération. Un comptable plus expérimenté (par exemple, toi dans deux mois) n’aura alors aucune peine à remettre les sommes dans le droit chemin.