Piloter son projet Restauration - épisode 2 : la conduite de projet

Pour celles ou ceux qui auraient raté le premier épisode, il est là

IntendanceZone a déjà traité de la question de la gestion de projet avec :

• un article sur la démarche de projet de service
• un exemple de projet de lutte contre le gaspillage alimentaire

La partie émergée de l’iceberg

La réalisation du projet est la phase émergée de l’iceberg, celle qui est visible.

C’est une étape clé pour quatre raisons.

1. La réalisation d’un projet c’est en réalité une conduite du changement. Elle doit procéder d’une analyse fine et préalable des enjeux car c’est une superbe opportunité de faire passer un des messages.
2. C’est également l’occasion de faire bouger des lignes vers le cap fixé par l’adjoint gestionnaire et validé par le chef d’établissement.
3. L’impact et le résultat de cette démarche de projet va conditionner la réussite et l’acceptabilité des futurs projets.
4. La mise en œuvre du projet c’est aussi un excellent moyen de valoriser l’image d’une équipe.

La réalisation du projet constitue ainsi un outil très puissant pour agir sur une pluralité de domaines et montrer votre manière de manager. Car au-delà du résultat de ce projet ou du fait qu’il réponde à telle ou telle commande réglementaire ou hiérarchique, vous allez saisir l’occasion de marquer des points et de faire bouger les lignes sur plusieurs plans.

Les réunions

1. La préparation

Dans cette phase, il sera difficile d’échapper aux réunions, et un des écueils sur lequel viennent s’échouer bon nombre de projets c’est la présence dans ces réunions d’une personne torpillant la démarche, pour le plus souvent des raisons qui n’ont aucun rapport avec le projet.

C’est pourquoi la composition de ces réunions doit être très soigneusement préparée. En évitant les torpilleurs de projet, les maximalistes pour qui cela ne sera jamais assez bien, et en favorisant au maximum les ’constructifs’ ainsi que la présence des élèves avec qui vous aurez pris soin d’échanger et de préparer les choses en amont.

Une bonne réunion, c’est une réunion bien préparée.

• une feuille de route validée par la hiérarchie
• une date bien choisie en veillant à ce que tout le monde soit là, en faisant des rappels si nécessaire
• un ordre du jour clair
• un support type diaporama qui servira de base de discussion
• un relevé de conclusions que vous avez déjà préparé avant la réunion et qu’il suffira d’amender, vous gagnerez beaucoup de temps pour la prise de notes

Un conseil : autoproclamez-vous rédacteur·trice du résumé de la réunion.

2. Le cas des réunions relatives à la restauration

Pour ma part je convie, avec l’accord du chef d’établissement, les représentant·es des élèves et des assistant·es d’éducation désigné·es par la·le CPE.

J’ai pour habitude de préparer ces réunions avec la·le chef·fe de cuisine, mais de ne pas le faire venir. En effet, les convives peuvent se montrer très maladroits, et si votre chef se pique il est à craindre que la réunion ne dérape et que votre beau projet se retrouve bien affaibli.

Vous le voyez de nouveau, une conduite de projet réussie, c’est une démarche réfléchie et qui a finement appréhendé les enjeux et le contexte.

3. Le pilotage

Il y a plusieurs manières de piloter une réunion ; traditionnellement dans les EPLE, la prise de parole est assez "démocratique", et les débats peuvent durer.

Une seule règle mais fondamentale, conserver son calme même si vous avez l’impression que votre personne, votre action ou vos services sont attaqués.

Parlez pour poser le cadre puis laissez tout le monde s’exprimer. Ensuite seulement, vous faites une petite synthèse des propos tenus en corrigeant de manière diplomatique si certains propos ne sont pas respectueux du cadre d’expression dans un EPLE, de votre action ou de celle de vos services.

Les infaillibles statistiques zoniennes le prouvent, plus de 90% de ces réunions consistent en un on voudrait telle et telle amélioration, et s’en suit une liste à la Prévert.

Ne découragez pas trop les demandes, orientez les réponses vers ce quoi vous êtes en mesure de faire, sans juger les demandes des convives. En effet, si c’est pour dire aux élèves ce que vous demandez est hors de propos comme c’est malheureusement trop souvent le cas, cela ne sert à rien de leur demander de s’exprimer et au contraire vous les décourageriez.

Ma technique c’est de dire oui à tout ce qui est possible en faisant passer des messages. Cela sera d’autant plus facile de faire ensuite accepter le fait que, parfois, il faut dire non.

Mais faire des réunions pour demander des avis et in fine dire non à la plupart des demandes est largement contreproductif. Il vaut mieux dans ces cas là ne rien initier car en terme d’image et de satisfaction des usagers vous aurez perdu des points malgré l’intention initiale.

Chaque réunion doit faire l’objet d’un résumé ou d’un relevé de conclusions diffusé assez largement, en prenant soin au préalable d’en faire valider le contenu aux premiers concernés. D’abord au chef de restauration dans le cas qui nous concerne, puis par le chef d’établissement.

Après le cycle de réunions

Une ou deux réunions suffisent le plus souvent. Ensuite il faut aller vite car c’est là que votre crédibilité va se jouer. D’où la nécessité que tout cela soit bien préparé en amont. Donner satisfaction aux demandes et mettre en œuvre les changements demande plus ou moins d’accompagnement.

Si vous avez convenablement associé vos responsables d’équipes concernés en les informant, cela ne devrait pas poser trop de difficulté. Néanmoins des ajustements sont parfois nécessaires et dans ce cas il convient d’informer celles et ceux qui ont fait l’effort de participer aux réunions.

N’hésitez pas à aller sur le terrain observer les résultats des changements et échanger avec les parties prenantes afin d’évaluer l’impact. Vous profiterez naturellement pour mettre en avant toutes celles et ceux qui ont participé en soulignant l’apport précieux de leur contribution. C’est cela aussi l’apprentissage de la citoyenneté.

Vous pouvez également introduire vos propres demandes de changement au niveau des élèves ou des équipes, c’est l’occasion rêvée de dire oui en négociant des points importants pour vous.

Après quelques semaines, vous allez pouvoir mesurer l’impact de votre projet et vous allez pouvoir commencer la communication et ce sera l’objet du prochain et dernier épisode.