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Beta-test de la nouvelle application EffeSCO : gérez le fonds social sans effort

dimanche 25 août 2019, par L’intendant zonard

Voici le nouveau projet de la startup d’Etat OpenAcadémie : EffeSCO, prononcez éffés-co comme FS, fonds social (on peut encore changer le nom si quelqu’un a une meilleure idée).

A quoi sert EffeSCO et à qui s’adresse-t-il ?

L’objectif est de cadrer et faciliter l’utilisation des fonds sociaux des EPLE. Avec une procédure d’une meilleure qualité, des calculs semi-automatiques, des informations complètes et des documents propres, on peut espérer gagner du temps pour aider les élèves, et pour eux c’est très important. Accessoirement, respecter la réglementation, mettre l’agent comptable à l’abri des critiques, décharger l’assistante sociale et/ou l’intendance d’un fastidieux travail de secrétariat.

Tout EPLE devrait pouvoir l’utiliser. Nous l’avons développé avec trois cibles distinctes :

  • le collège REP de base ou lycée pro de la Zone, qui doit pouvoir huiler ses relations avec les familles
  • les établissements de Mayotte notamment qui doivent gérer une masse de dossiers incroyable
  • quelques établissements hors-secteur qui se retrouvent à manier de fortes sommes destinées à assurer l’équité dans une population socialement hétérogène

A terme, nous espérons que EffeSCO soit assez bien fichu pour être mis entre toutes les mains, informaticiens chevronnés ou handicapés de la souris, AS en fin de carrière ou collègues ignorant tout du fonctionnement de l’aide sociale en établissement.

Beta-test chez le compère zonard

L’incubateur de la DINSIC est intraitable : sur le site OpenAcadémie ne doivent être publiés eu des logiciels testés dont la qualité est éprouvée. C’est un incubateur de solutions innovantes, ça s’appelle beta.gouv.fr, mais on n’y met pas n’importe quel logiciel mal torché.

L’Intendance zone sert donc de sas intermédiaire de publication, entre le moment où les prototypes tout fumants s’échangent par courriel direct entre les collègues les plus motivés/frappadingues, et le moment où suffisamment de gens ont validé le logiciel comme stable et digne d’intérêt.

Règle du jeu du beta-test :

  • ne comptez pas trop sur le logiciel à ce stade, il peut encore contenir un gros défaut qui vous douchera. Mais il est suffisamment avancé pour que cela ait une chance de bien marcher quand même
  • faites une remontée de vos remarques, positives ou négatives, essentielles ou pinaillage, tout est intéressant. Le meilleur endroit pour cela, c’est le fil de discussion sur le forum. Et si vous y voyez que quelqu’un a déjà formulé la même remarque, surtout confirmez-la.
  • même si cela se passe bien, ne restez pas en version beta : lorsque la version 1.0 sera officiellement diffusée, utilisez-la. Il n’y aura aucun dépannage sur une version de test, passé la période du test. Si vous le demandez gentiment, on vous fera le transfert de vos données vers la nouvelle version (non automatisé à ce jour, ce genre de fonction se fait à l’occasion de la diffusion des mises à jour ultérieures)
EffeSCO : applicatin de gestion du fonds social en EPLE par OpenAcadémie, beta test août 2019
Mot de passe : dada

Prérequis techniques

Les utilisateurs de MobiliSCO, GemaSCOet TrombinoSCOne seront pas dépaysés. Il faut avoir Microsoft Access, version 2010 ou plus récente ; pour ceux qui ne l’ont pas, un lecteur gratuit à télécharger chez Microsoft permet d’utiliser nos applications, mais pas de participer au développement.

Point sur la confidentialité des données et le mot de passe

EffeSCO manie des donnée sociales et financières nominatives. C’est une bombe ! Donc ce logiciel doit rester strictement sous le contrôle du chef d’établissement et du gestionnaire, pas question de laisser ces données traîner. Il est protégé par un mot de passe qui interdit d’utiliser l’application, et si elle est ouverte d’accéder aux données brutes.

Ce mot de passe, dans la version de diffusion, est : "dada". Changez-le pour assurer la confidentialité de vos données. Attention, si vous changez ce code et que vous l’oubliez, nous ne pourrons pas vous aider : notre système de protection résiste à nos propres tentatives. Je ne doute pas que des professionnels sauraient le cracker, mais on a atteint un niveau honorable.

Comment ça marche

Comme avec les autres MachinSCO, vous importez la base élèves. Vous décrivez votre établissement dans les paramètres, et indiquez quels seront les membres de la commission sociale. Il est possible d’importer les créances de GFC, les mêmes fichiers que l’agent comptable émet en direction du régisseur, de manière à connaître l’importance de la dette d’une famille envers l’établissement, EffeSCO peut automatiser certain calculs avec cette donnée.

Ensuite, vous saisirez les éléments de la politique sociale de votre EPLE : combien de tranches de quotient familial pour pré-orienter les dossiers ; quelles aides sont susceptibles d’être accordées, avec quels critères et quelles limites ; d’où vient l’argent qui sera ainsi utilisé ; enfin l’acte du conseil d’administration validant cette politique.

EffeSCO gère les réunions de la commission sociale, avec la convocation, la liste d’émargement et les documents de compte-rendu. Vous pourrez imprimer, individuellement ou par classe, des demandes d’aide sociale pré-remplies, sur lesquelles les parents n’auront plus qu’à faire une croix. Ces demandes sont ensuite saisies dans le logiciel.

Le jour dit de la commission, après avoir imprimé pour chaque membre la liste anonyme des demandes à examiner, vous pourrez saisir en direct au clavier les montants alloués etc. Dans les minutes suivantes, vous imprimerez les notifications aux familles, ainsi que les PJ des mandats au VE/6576.

Voilà l’essentiel. Ce n’est pas tout, il reste encore probablement des bouts de logiciel à faire pour avoir traité l’ensemble du sujet, mais on a l’essentiel.

Remarques aux testeurs

Au stade de la version 0.97 beta qui est diffusée ce dimanche 25 août, notez les points suivants :

  • le logiciel est relativement blindé contre les utilisations peu sérieuses, et donc vous ne pourrez pas cochonner vos tests. En particulier on ne peut pas saisir les décisions d’une commission... avant la date de la commission. Et une commission sociale ne peut pas examiner des demandes qui ont été enregistrées après la date à la quelle elle s’est tenue !
  • la gestion des disponibilités financières est encore à construire : à terme je l’espère, on verra les subventions de FS baisser au fur et à mesure de l’attribution des aides (et on se fera plaisir avec des petits camemberts etc.)
  • pour l’instant on a l’acte du CA de la rentrée pour se mettre en conformité et commencer à travailler, mais il faut encore développer le compte-rendu pour le CA du 30 juin
  • comme souvent, si vous ne mettez pas toutes les informations nécessaires dans un formulaire donné, cela marchera mal. On n’a peut-être pas encore mis toutes les alertes et tous les blocages pour vous obliger à bien tout renseigner, donc des problèmes peuvent surgir de là.

Merci à toutes et tous de participer au test, j’espère que vous allez adorer EffeSCO !

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