La gestion de la sécurité en EPLE

En effet, à moins d’être dans un petit établissement et d’être expert en la matière, difficile de savoir par où commencer tellement ce domaine est vaste et tellement... nous avons d’autres choses à faire. Néanmoins ce n’est surtout pas une raison pour ne pas s’impliquer dans la sécurité.

La sécurité, un sujet à ne pas négliger

Rassurez-vous, l’IntendanceZone a consacré plusieurs articles sur ce sujet de la sécurité, vous avez donc déjà à disposition une large palette d’outils et d’informations essentielles. Vous avez d’autres ressources pour compléter cette culture essentielle au secrétaire général :

• le vademecum de l’adjoint gestionnaire malheureusement peu actualisé
• le site www.gestionnaire03.fr
• le numéro 161 d’AJI

Mais comment organiser tout cela ? Car il n’est matériellement pas possible, et même pas question, que le secrétaire général assure la totalité des missions relatives à la sécurité en EPLE.

L’objectif de cet article est cependant de vous donner une vision complète afin de mettre en œuvre votre organisation et le cas échéant un plan d’action. Un autre article sur les acteurs de la sécurité dans les EPLE est en cours de rédaction.

Un conseil fondamental : tracez vos actions, ce sera votre assurance s’il faut un jour rendre des comptes. Au quotidien c’est très peu de temps, et cela permet d’animer la dynamique. La sécurité en EPLE ne doit pas être "encore des enquiquinements et des contraintes administratives", c’est juste notre devoir sacré, et la réglementation n’est pas là pour nous embêter !

Les domaines essentiels

Dans ces domaines, le secrétaire général doit se positionner en supervision. Il veille à ce que les registres, les dispositifs, les exercices, les affichages, les contrôles, les levées d’observations, soient mis en œuvre. Il s’agit bien de faire faire et non pas de faire, car la tâche est de bien trop grande ampleur.

Si vous arrivez dans un bahut ou des manquements importants sont observés, vous avez tout intérêt à commencer par :

1. signaler ces manquements au chef d’établissement, sans délai et de manière très factuelle
2. dresser un état des lieux approfondi
3. joindre à cet audit un plan d’action que vous soumettez au chef d’établissement, en lui proposant de le partager avec la collectivité territoriale, qui est souvent partie prenante.

Si vous êtes débutant.e, demandez à votre tuteur.ice ou un.e collègue de faire cet audit avec vous.

Les différents domaines que le secrétaire général doit superviser sont :

• Le plan particulier de mise en sûreté
• Le plan vigipirate
• Le plan de maitrise sanitaire
• La sécurité incendie
• Les contrôles et maintenances obligatoires
• Les accidents du travail
• Le suivi des registres obligatoires : RSST, RDGI
• Le document unique d’évaluation des risques professionnels
• Le diagnostic de sécurité
• Les fiches de données de sécurité

L’organisation et le suivi

Ils diffèrent selon la taille de l’EPLE et les rôles qui s’y sont répartis au fil du temps. Dans tous les cas, une organisation et un suivi de qualité reposent d’abord sur une compréhension de l’écosystème de la sécurité en EPLE.
C’est l’objet des articles sur le sujet sur l’IntendanceZone.

Ensuite, il faut avoir des outils. Les joyeux lapinous qui écrivent sur ce site ont bien voulu partager leurs leurs : ce ne sont bien sûr ni des modèles, ni des références, et ils serviront à inspirer les vôtres.

En réalité, le suivi quotidien dans un EPLE à jour, ne demande pas beaucoup de travail. Il nécessite cependant de la rigueur et de la régularité, afin d’être en permanence à jour, et de pouvoir faire face à n’importe quelle interrogation sur le sujet.

Histoire notamment de ne pas être sous l’effet du stress le jour où l’on reçoit le fameux avis de passage de la commission communale sécurité !

Pour assurer un suivi de qualité, il convient d’avoir une organisation à la fois pratique et exhaustive des informations.

Le stockage des informations

Il s’agit notamment des rapports de vérification et de maintenance obligatoires, des consignes de sécurité, des différents diagnostics, des comptes-rendus de CHS, du PPMS, des consignes en cas de canicule, du PMS et autres. Ces informations sont stockées de manière sécurisée pour deux raisons.

Premièrement, leur accès est limité aux acteurs concernés. Ensuite, ces données sont conservées de manière à ne pas risquer d’être perdues. Un répertoire partagé, sauvegardé régulièrement, et contenant des sous-dossiers thématiques, convient très bien.

En exemple ci-dessous d’organisation de ce stockage.

Le suivi des contrôles obligatoires

C’est un point qui relève le plus souvent de l’assistant de prévention, mais sur lequel le secrétaire général doit veiller de manière très régulière et rigoureuse.

Quels outils pour l’organisation et le suivi

• Un système de tickets (cf application d’AJI maintenance) avec une catégorie sécurité qui permet d’assurer un suivi et une traçabilité. L’IZ préconise même qu’un ticket dans cette catégorie soit systématiquement considéré comme une fiche de signalement d’un risque de la démarche DUER, et à ce titre systématiquement présenté en CHS.
• Une organisation plus classique avec des réunions hebdomadaires des acteurs (typiquement : l’assistant de prévention, un ou deux agents chargés de la maintenance et le secrétaire général) avec un ordre du jour et un compte-rendu
• un cahier de suivi de la sécurité sur lequel vous notez au fur et à mesure ce qui se passe, et quelle suite est donnée.

Toutes ces méthodes sont en quelque sorte la version allégée du DUERP, qui y ajoute le fait de se mettre à l’écoute des remarques des usagers.

Les supports

On a sélectionné pour vous quelques outils :

• Un classeur détaillé

  

• Un fichier texte plus bavard

  

• Un tableau pour la commission de sécurité