Organisation matérielle des examens

Au début étaient les réunions de direction

Non, les réunions de direction ne servent pas qu’à prévoir l’accueil café pour la collègue du CDI qui accueille le professeur documentaliste du bahut voisin, ou signaler un tube fluorescent qui clignote à la vie scolaire : il y a aussi des sujets qui méritent une forte implication et requièrent notre expertise en matière de gestion matérielle.

L’organisation des examens fait partie de ces sujets, car elle concerne de nombreux aspects de la gestion matérielle d’un EPLE. Certains points peuvent être largement anticipés, alors que d’autres attendent des informations plus précises pour être mis en œuvre. Informations que nous devons aller chercher le plus souvent. Par exemple le nombre de tiers temps qui vont passer au service de restauration à une heure où normalement le service est clôturé.

Quand s’y prendre ? A minima trois ou quatre semaines avant les examens, et dans l’idéal dès la rentrée, afin d’organiser les emplois du temps des agents quand leur participation est requise.

A noter que les agents, généralement peu mobiles géographiquement, ont une expérience et une connaissance précieuses de l’organisation des examens. Ces connaissances méritent d’être appréhendées et formalisées a minima en amont de la réunion de direction afin de disposer d’un état des pratiques.

Un échange préalable avec la ou le CPE peut constituer également un bon moyen de préparer la réunion où sera traitée la question des examens.

Les points à traiter

Avant de lancer les opérations, il faut disposer d’un certain nombre d’éléments incontournables. » Il s’agit du calendrier, des salles utilisées et de leur configuration.

le calendrier des épreuves

Fourni par le ministère longtemps à l’avance, le calendrier des épreuves est ensuite complété par l’organisation interne au sein de l’établissement (épreuve, salles à mobiliser, capacité, durée, tiers temps etc.).

Le calendrier constitue le cadre qui permet de préparer les équipes, leurs missions et le cas échéant leurs emplois du temps qui doivent être adaptés.

Le ou les agents de maintenance sont particulièrement mobilisés lorsqu’il faut déplacer du mobilier ou transporter des documents.

les salles utilisées avec la configuration demandée

Disposer d’un répertoire des salles du bahut avec le nombre de places et le fait qu’elles soient ou non intéressantes pour un examen ou un concours est un vrai plus.

En effet, que ce soit la température régnant dans la salle, son exposition, sa situation, le nombre de places, le matériel disponible, la proximité des sanitaires par exemple sont autant d’éléments qui feront que cette salle est ou non adaptée.

À partir du calendrier et des salles utilisées, on peut entrer dans le vif du sujet : la configuration des salles.

Cette configuration ou aménagement, s’organise autour de plusieurs incontournables qui doivent être aussi anticipés avec celle ou celui qui organise les épreuves. Il s’agit le plus souvent d’un personnel de direction discrètement gratifié pour cela.

Quelques uns de ces incontournables ci-dessous :

• le nombre de tables,
• type de tables (mono ou double),
• l’écart entre les tables (chez moi 80 cm),
• la pose d’horloges éventuelles (j’ai un carton d’horloges que je n’utilise que pour les examens et concours)
• le décrochage des affichages muraux
• un espace de stockage le cas échéant pour les sacs des candidats
• les collecteur de déchets

C’est à ce moment là, qu’il faut aussi organiser le planning avec la vie scolaire, qui intervient généralement pour poser les feuilles de brouillon, les copies vierges et coller les étiquettes.

L’entretien des salles et des abords doit être abordé à ce moment là aussi : quel est le protocole de nettoyage et d’aération de ces salles ? En général, le nettoyage des salles doit être fait suffisamment tôt pour permettre la mise en place de la prochaine épreuve.

Les questions du calendrier et des salles étant traitées, nous voilà fins prêts pour communiquer les consignes aux équipes de maintenance et d’entretien des locaux.

Fins prêts ? Pas complètement. Il reste de nombreux détails à questionner. Ces points peuvent différer selon la nature de l’examen ou du concours, et des points sur lesquels le chef d’établissement souhaite une attention particulière.

Le fonctionnement de l’établissement pendant cette période

Le son du silence

Prévoir qu’aux abords des salles et pendant la période d’examen, on évite les tontes et autres activités bruyantes. Gare au perçage d’un mur par une entreprise dans le vide sanitaire qui résonne dans tout le bâtiment et qu’on met 45 minutes à identifier (c’est du vécu comme vous vous en doutez).

Ou encore, de la mairie qui n’a rien trouvé de mieux que de modifier le carrefour voisin et attaque la journée à grands coups de brise-roche hydraulique. Et stopper un conducteur de brise-roches n’est pas la choses la plus facile ! Idem, c’est du vécu le premier jour du bac

Le chef d’établissement et lui seul, peut demander un fonctionnement particulier de l’alarme incendie, sur des périodes très courtes et avec une vigilance particulière. Les modalités et les heures de fermeture doivent être examinés avec le chef d’établissement.

La gestion de l’eau

La fourniture des petites bouteilles en plastique est désormais prohibée.
Il est possible de mettre à disposition une fontaine à eau réfrigérée (l’UGAP en vend) et de préconiser l’usage des gourdes.

Gestion des clés et des fournitures

Dans le cas où des surveillants viennent de l’extérieur et sont en autonomie dans les allées, il peut être pertinent de leur fournir une clé temporaire.

Il faut aussi prévoir de la petite papeterie (agrafeuses, ciseaux, crayons, stylos, élastiques) en quantité suffisante pour le secrétariat d’examen.

Le service de restauration et d’hébergement

Il est aussi concerné :

• il faut prévoir une information concernant l’arrivée différée des élèves bénéficiant d’un tiers temps (un tableau par jour avec les horaires de fin d’épreuve par exemple)
• et indiquer les modalités (date, lieux, nombre de personnes...) des fameux cafés d’accueil avec supplément petits gâteaux.

Autres petits points à contrôler
La liste n’est pas exhaustive.

• l’approvisionnement du papier pour les copieurs
• approvisionnement en savon liquide et papier hygiénique dans les sanitaires
• affichage pour se rendre aux salles d’examen
• ventilateurs en cas de fortes chaleurs
• vérifier les tables et les chaises (pas de mobilier bancal)
• ordinateurs portables pour certains candidats
• s’assurer que voiture de service est en état de servir (éventuelles réparations, ravitaillement en essence...) pour l’acheminement des sujets, des copies en centre de correction
• le stockage des sujets est une prérogative de l’adjoint pédagogique qui, en général, dispose d’une armoire forte dédiée. Il s’agit de vérifier son bon fonctionnement avant le jour J (clés, piles...).

Les cadeaux aux jurys professionnels peuvent également se prévoir en amont, en particulier, le pré-requis du vote au conseil d’administration.

Pendant les examens

• La veille au soir ou/et le matin même, faites le tour de votre établissement pour vérifier sur le terrain que tout est en place. Vous croiserez sûrement votre chef et/ou son adjoint pédagogique qui feront de même.

• Si vous accueillez des candidats libres, sachez que vous ne pouvez pas les refuser au motif du port d’un signe distinctif religieux. La circulaire 2004-084 du 18 mai 2004 sur l’application de la loi 2004-228 du 15 mars 2004 indique que les élèves des établissements privés et les candidats individuels peuvent porter des signes ou des tenues montrant une appartenance religieuse, sous réserve du respect de la sécurité et de vérification d’identité.

Après les examens

C’est l’heure du bilan avec les équipes dans un premier temps et en réunion de direction ou l’adjoint chargé de l’organisation.

Il sera alors temps d’alimenter l’habituelle cerise sur le gâteau gracieusement offerte par IntendanceZone.