Gestionnaires de Créteil : réunion du 5 mars 2015

Réunion académique des coordonnateurs de réseau de gestionnaires

Martine y a participé en janvier dernier ; elle en attend encore le compte rendu. Les points abordés ont été globalement les mêmes que lors des séminaires de novembre. Chantiers académiques :

• outil vadémécum de passation de gestion à diffuser pour cet été 
• groupe de travail recouvrement des créances. La DDFiP apprécie, car l’audit d’un établissement permet d’évaluer des pratiques qui ont été généralisées.

Apurement des comptes : il importe de savoir que les comptes archivés sont géographiquement proches du SEPLE qui reçoit la minorité des comptes qui sont examinés, il est facile de "rouvrir le placard".

Maîtrise des risques comptables et financiers (MRCF, retenez ce nouvel acronyme qu succède au CIC) : on n’est plus seulement dans le contrôle interne comptable, mais dans une démarche de maîtrise des risques. L’outil Odicé sera peut-être simplifié, une version ordonnateur a été déjà conçue.

Taille des agences comptables : un coup d’accélérateur est à prévoir, les agences à 3 ou 4 établissements sont appelées à disparaître. La moyenne est actuellement à cinq et doit encore augmenter.

Il faut rendre l’académie attractive et améliorer la durée moyenne de maintien en poste. Une réflexion est en cours sur notamment le régime indemnitaire. Réflexion sur la possibilité de rester en poste en cas d’avancement de grade, ne pas toujours obliger à la mobilité, la GRH doit être affinée avec plus d’anticipation. Pour cela, il est utile que du terrain nous fassions remonter les informations. Des réunions communes avec les chefs d’établissement sont envisagées.

Rapport annuel 2014 de la Cour de discipline budgétaire et financière

Étienne André présente un résumé du rapport 2014 de la CDBF. En particulier il a relevé ces extraits à garder en mémoire :

(...) la CDBF rappelle que le respect des règles du CMP s’impose aux agents publics et que le fait de s’exonérer du respect de ces règles doit être considéré comme une méconnaissance de leurs obligations. Elle ajoute qu’il appartient aux responsables d’un établissement public de veiller à la mise en place d’une organisation et de procédures garantissant le respect de ces règles

La CDBF est très attentive au devoir d’alerte qu’ont les gestionnaires publics quand ils sont dans une position de subordonné. Quand ce devoir est rempli, la CDBF retient des circonstances atténuantes ou absolutoires, cf. CDBF, 25 nov. 2010, Société immobilière mixte de la Ville de Paris ; CDBF, 20 mars 2012, Centre hospitalier de Marigot à Saint-Martin (Guadeloupe)

C’est notre conduite à l’égard des errements de nos chefs d’établissement qui est là dictée. Ces extraits représentent pour nous « la base légale de la bonne vieille pratique du parapluie administratif », et pourront utilement être portés à la connaissance d’ordonnateurs se montrant légers avec l’application du Code des marchés publics.

Discussion sur le devoir d’alerte, à différents niveaux. Marie-Claude Tartivot demande quelle peut être l’alerte du comptable en cas de graves manquements répétés dans la gestion d’un SRH. Alerte au chef d’établissement ; il y a aussi le rapport sur le cofi ! Il est suggéré de se faire relire par un collègue pour se garantir la pertinence de ce qu’on écrit.

Les marchés sont de la compétence de l’ordonnateur. Un collègue dans la salle a eu l’occasion d’émettre une alerte à l’attention d’un ordonnateur qui avait le projet de passer outre le Code des marchés publics, et cela l’a fait revenir à l’application de la loi. Pour une autre collègue, le chef ainsi informé a déchiré sa lettre sous ses yeux. Il ne faut pas se laisser décourager par une telle attitude ; il est envisageable d’envoyer avec copie au rectorat.

Martine Pizzuto précise que les courriels doivent être utilisés avec précaution : une situation a été identifiée où un chef d’établissement a retransmis un message de son gestionnaire après déformation. Il faut être prudent avant d’utiliser le courriel, avec lequel on se met en difficulté en écrivant trop de choses ou en les envoyant à trop de gens. Étienne André rappelle l’incident récent d’une collègue ayant allégué l’escroquerie de la part d’un fournisseur qu’elle n’appréciait pas, dans un message envoyé aux 630 gestionnaires de l’académie : c’est extrêmement dangereux et cela peut coûter très cher à celui qui agit ainsi.

Il est admis par consensus le principe de l’ouverture de nos réunions à des chefs d’établissement, pour discuter de problèmes techniques sur des points difficiles, en plus de la présence de représentants du rectorat qui se faisait déjà. Au passage et sur ce thème, il est signalé que la DPE propose des immersions dans son service pour mieux faire partager la connaissance du fonctionnement du rectorat.

NB les saisies de demandes de remplacement dans GI-GC ne sont pas lues, il est nécessaire de s’adresser en direct à la gestionnaire des remplacements.

Bascule comptable, fin d’exercice et compte financier

Alerte de Martine Pizzuto sur la reprise des bilans d’entrée dans GFC : la fonction automatique ne marche pas si l’on a saisi des BE manuellement.Un article évoque ce sujet sur l’intendance zone, il a été corrigé selon ces informations complémentaires. Reprise des subdivisions : si l’on a subdivisé, il est parfois nécessaire de relire les intitulés, car les subdivisions d’un exercice devenant celles de l’exercice antérieur, des incohérences peuvent apparaître.

Marie-Claude Tartivot signale un cas où la situation des dépenses 2014 contenait des dépassements de crédits du service bizarres, à examiner.

Il est rappelé qu’il est aussi de saison de collecter un maximum d’informations pour l’archivage électronique de l’exercice terminé.

Il est signalé comme nécessaire de ressaisir la pièce 14 (la nouvelle pièce contenant des informations pluriannuelles), car elle n’est pas reprise automatiquement du compte financier précédent. Certains calculs du cofi semblent utiliser une mauvaise règle d’arrondi (cut au lieu de 5/4)

Il faut bien lire la circulaire cofi du rectorat. Il y est dit que des pièces complémentaires sont demandées, il convient donc d’ajouter la certification du relevé DFT avec signature. Sont exigés aussi avec les immobilisations les documents de la comptabilité auxiliaire. L’on peut présenter tout cela avec PDF split & merge.

Démonstration de Cogefi

Étienne André fait une démonstration en direct de la construction d’un rapport complet sur le compte financier du lycée de Pascal Vion, en utilisant trois extractions de GFC et le fantastique Cogefi offert par les collègues d’Espace Lille.

Cogefi n’est pas fait que pour le compte financier : il faut l’utiliser pour la vérification mensuelle de la cohérence des comptes, il permet un suivi d’une grande précision pour un strict minimum de travail. En espérant que la démonstration motive de nombreux collègues à essayer !

Gestion des repas des élèves en classe-relais

La question a remonté au DACSES : chaque établissement fait un peu comme il peut, il est indispensable que le rectorat établisse, douze ans après l’apparition de ce dispositif, une clarification des responsabilités entre les différents établissements concernés. Des sommes non réglées au moment du cofi doivent apparaître au compte 41 et certainement pas en 47.

Les sommes sont difficiles à recouvrer, on apprend très tardivement, souvent après la fin du dispositif, qu’un élève est parti en classe-relais. L’ADEP est un problème. Description du dispositif à Éluard à Bonneuil. L’implication des chefs d’établissement aide énormément.

Établissements d’origine ayant une demi-pension par liaison : comment considérer les élèves de classe-relais, comme des commensaux ? Marie-Claude Tartivot propose une constatation normale, puis en fin de trimestre l’AOR déclenche un reversement vers l’établissement d’accueil.

Démonstration de MobiliSCO

Étienne André présente MobiliSCO, application de gestion des voyages pédagogiques développée par Pierre de Maulmont, qui sécurise et rend nettement plus simple l’ensemble des fonctions de gestion de ce sujet toujours épineux.

Questions diverses

• Projet Tila : Sandrine cherche une agence comptable pour de la paie. Le GIP académique doit pouvoir assurer ce service. Il s’agit de permettre une formation continue professionnelle des enseignants, dont bénéficient les élèves. Le collège est regroupé avec plusieurs établissements un peu partout en Europe. Un précédent chef d’établissement a signé une convention en langue anglaise. Le tout est financé par des fonds européens, et l’Europe s’impatiente et menace de retirer les financements. Franck Hugoy est alerté.
• GFE et encaissement des contributions pour les voyages : Martine Pizzuto trouve cela adapté et bien conçu, mais les premiers tests ne permettaient pas de modifier la constatation. Jean-Pierre Cheiney indique qu’il y avait aussi des problèmes avec la gestion des aides sociales.
• Agessa : évocation de cette association de gestion des droits d’auteur ; il est rappelé que les droits d’auteur sont bien autre chose que des rémunérations.
• Dem’act : plein de bogues, ne marche pas bien encore. Sur le site de l’académie de Nice, des explications en vidéo bien faites (didacticiel). La clé OTP doit pouvoir être remplacée par la signature électronique. Mari-Claude Tartivot signale Applicap de Caplogik, un logiciel privé, peu coûteux, pour les convocations au CA, qui sécurise bien cette fonction.

Prochaine réunion

Elle et envisagée le jeudi 11 juin, au lycée Gutenberg de Créteil. À l’ordre du jour : des propositions d’outils pour le suivi de la qualité comptable, d’autres idées sont attendues par courriel.