Compte rendu de la réunion de gestionnaires 9 novembre 2010

Réunion de gestionnaires du 9 novembre 2010 lycée A. Escoffier à Eragny

La réunion est ouverte à 9h20. Nous accueillons quelques nouveaux cette année. Mme Bourdillat et ses collègues du CG 95 ne peuvent être présents, nos collègues de la CACI animent une formation. Nous les accueillerons avec plaisir lors de notre prochaine réunion.

L’ordre du jour est accepté avec ajout d’un point sur la DGF des collèges et rest’o collège. Le compte rendu de la réunion précédente n’appelle aucune remarque.

1) Présentation d’un audit TG et CIC

Pour cette première réunion de l’année scolaire, nous avons le plaisir d’accueillir Mme .., auditrice à la TG du Val d’Oise qui a accepté de venir nous présenter le déroulement d’un audit d’EPLE et les attentes de la TG en matière de contrôle interne comptable.

Mme .. fait une présentation des objectifs d’un audit d’EPLE : l’idée est de s’assurer de la maîtrise des risques comptables au sein de l’agence en vérifiant la sécurité des opérations (la préservation du patrimoine par exemple) ainsi que la régularité des opérations et des comptes. Les services de la TG du 95 réalisent deux à trois audits par an dans des EPLE.

Cette présentation met l’accent sur le contrôle interne : à ce titre, l’outil ODICE est connu de la TG et est jugé utile notamment pour définir nos objectifs en matière de contrôle interne.

La mise en place du CIC se fait en quatre étapes :

• Recenser les les risques
• Établir une hiérarchisation de ces risques
• Établir un plan d’action et le mettre en œuvre
• Procéder à des contrôles de la mise en œuvre des actions prévues

Le plan d’action découle d’un auto diagnostic, d’où l’intérêt d’un outil comme ODICÉ qui permet de faire une première analyse « standard ».

Mme .. précise que lors d’un audit, elle porte un intérêt fort à l’organigramme fonctionnel et insiste sur l’importance de bien définir les tâches et fonctions ainsi que les suppléances. L’organisation pertinente de l’agence comptable doit permettre une maîtrise de l’ensemble des opérations et une polyvalence au niveau de la plupart des tâches.

La pertinence de l’organisation est évaluée en fonction de la mise en place de l’organigramme fonctionnel selon le modèle défini par l’ODICE et reprenant les tâches du titulaire et du remplaçant, les applications informatiques utilisées, les relations avec l’ordonnateur et les délégations données par l’agent comptable.

Plusieurs collègues lui font remarquer que nos services se résument souvent à deux trois personnes voire moins... Si le service audit est bien conscient de cette situation, Mme .. précise que dans le cas d’un effectif réduit et pas de séparation effective entre certaines fonctions (par exemple séparation entre les fonctions d’encaissement, de paiement et de comptabilisation), l’agent comptable doit mettre en place un contrôle de supervision.

Lors de l’audit, et parmi bien d’autres contrôles, sont vérifiés :

• l’existence d’un dossier administratif par régisseur (avec arrêtés de création de régie, attestations de cautionnement...)
• l’existence d’un PV de remise de service et d’une convention de groupement comptable

La TG s’intéresse aux contrôles inopinés mis en place par le comptable : a minima une fois par trimestre pour la caisse et le stock alimentaire, contrôle inopiné des régies au moins une fois tous les deux ans et pour les régies importantes une vérification semestrielle voire trimestrielle (chaque vérification de régie devant faire l’objet d’un procès-verbal contradictoire).

Il faut aussi formaliser la supervision des comptes 4 et 5, ou plus simplement être à même de démontrer que les développements de soldes sont réalisés régulièrement.

Un contrôle des opérations dans GFC est aussi opéré : vérification de la périodicité des opérations, ajustement et rapprochement bancaire, périodicité des encaissements et des dépôts de chèques etc. Tous les contrôles doivent être formalisés.

La discussion qui s’engage après cette présentation très complète montre non seulement notre intérêt pour le sujet mais aussi fait ressortir nos préoccupation habituelles : mise en place de régies temporaires pour les voyages, difficultés à faire voter et respecter des budgets...

Nous insistons aussi sur le suivi du patrimoine : les inventaires sont vérifiés par la TG. Ils ne sont souvent pas à jour dans nos établissements. Chacun convient cependant de l’importance et de la lourdeur du travail que représente une mise à jour d’inventaire.

2) Situation des CUI et fonctionnement du lycée mutualisateur

Nous sommes en période de non renouvellement de contrats... le nombre de CUI accordé dans les EPLE est en nette baisse. Nous constatons le caractère cyclique des embauches de contrats aidés. En l’absence de notre collègue du lycée G. Braque, la présentation plus détaillée du fonctionnement du service de mutualisation des paies est remise à une autre réunion.

3) Le prélèvement automatique pour la demi pension : retours d’expérience

Une seule collègue (A. Colling à Parmain) présente aujourd’hui s’est lancée mais elle a contacté un autre établissement qui a déjà mis le prélèvement en place. Pour l’instant elle en est au début : récupération des autorisations, préparation d’un fichier de suivi.

Le système a attiré surtout des familles qui ne posaient déjà pas de problème de paiement, il y a donc peu à en attendre en terme de limitation du recouvrement. L’intérêt peut être par contre dans la diminution du nombre de chèques ou d’espèces à traiter. Sujet à suivre donc.

4) Point sur la mise en place du marché téléphonie du CG95

En introduction, S. Jouannic signale que le référent pour la téléphonie au CG est très peu disponible le mardi, nous organiserons donc notre prochaine réunion un jeudi pour qu’il puisse y participer s’il le souhaite.

Les collègues sont dans l’ensemble satisfaits de cette mise en place, intérêt d’un point de vue tarif mais reste quelques difficultés de délais pour la partie internet.

5) Manuels scolaires en lycée

Un rapide tour de table des collègues en lycée montre que les commandes n’ont pas été passées partout...

6) réception et suivi des subventions spécifiques : répartition des rôles AC/gestionnaire

Un tour de table est réalisé pour voir comment se fait le lien et le passage d’info entre les collègues agents comptables et gestionnaires. Il en ressort que dans la majorité des cas, le gestionnaire informe dans un premier temps le comptable dès qu’il reçoit une notification de subvention. Le comptable tient le gestionnaire au courant par les développements de soldes qu’il transmet.

Certains collègues utilisent des subdivisions de compte par subvention, d’autre ne subdivisent pas dans GFC et tiennent leurs développement sur tableur. La question se pose de l’utilisation des comptes de classe 4 pour les fonds sociaux et les manuels scolaires notamment.

Depuis que la subvention d’État est « globalisée », l’utilisation par exemple d’un 74117 pour une subvention au 441182 entraîne un message d’erreur (non bloquant) au compte financier. Certains collègues sont revenus à l’ancienne méthode pour éviter ce message, ce qui est accepté par le rectorat.

7) Délégations de subventions « travaux » de la région

En l’absence des collègues qui avaient proposé ce point à l’ordre du jour, ce point n’est que rapidement évoqué. La tendance qui ressort est à la limitation du nombre de subventions acceptées par les collègues essentiellement pour des questions de temps et de capacité technique à suivre ces marchés.

8) DGF des collèges

La dotation ne sera votée par le CG que le 26 novembre. Ce retard est gênant surtout pour les nouveaux collègues. La transmission par Mme Bourdillat aux collèges de la fiche technique permet cependant de préparer le travail.

M. Belille fait part de la difficulté que cela entraine pour l’IA qui va recevoir les budgets des établissements encore plus tard et dans un temps plus court puisque l’ensemble des établissements va faire voter son budget quasiment la même semaine.

La réunion se termine à 12h. Nous remercions encore Mme .. pour sa participation.

La prochaine réunion se tiendra le 27 janvier 2011 à 9h au collège Jean Vilar à HERBLAY.