Instructions pour la loge

Plus jamais ça ! Donnez des instructions claires et nettes à la loge, et menez la guerre pour qu’elles soient respectées. Mon slogan : qui, de chez qui, pour qui, pourquoi. Si on vous transmet un appel avec ces quatre informations vous pouvez tranquillement prendre l’appel ou prendre la décision de le refuser.

Je vous propose une jolie affichette à imprimer en couleurs et à afficher près du standard. Chez moi je l’ai plastifiée et elle sert ainsi de sous-main. Mais le plus important est de demeurer droit dans la tempête et de refuser impitoyablement tout appel n’étant pas correctement annoncé. Et de dire à tous les autres membres de l’équipe de faire de même.

Le crayon, complément indispensable

En plus de la consigne "slogan", il faut imposer à l’agent d’accueil de toujours garder un crayon à la main quand il répond au téléphone. Personne ne peut facilement mémoriser un nom, un nom d’entreprise et un motif, à tous les coups. En plus cela laisse une trace supplémentaire et c’est autant de gagné en efficacité s’il faut noter un message, par exemple.

Prévoyez donc que l’intendance fournisse bien un cahier à la loge, et assurez-vous qu’il soit couvert de notes prises tout au long de la journée.

Comment en tirer le meilleur parti ?

Après avoir donné la consigne, commencez rapidement à la faire appliquer avec sévérité. Si un appel vous est passé sans les quatre informations, dites "kidchékipourkipourkoa", et raccrochez au nez de votre agent d’accueil. Enfin si vous êtes de mauvaise humeur.

Peu à peu, les personnes qui tiennent votre standard prendront de bons réflexes qui leur feront gagner énormément de temps, à vous aussi, et à toute la communauté scolaire !