Un modèle de cahier de maintenance

Je travaille dans un "petit" collège de 450 élèves. 30 profs environ et 7 agents départementaux.

Le fonctionnement est plutôt "familial". On se parle, on se demande les choses au détour des couloirs, c’est convivial certes... mais pas confortable pour une gestionnaire se sentant responsable, et générateur de stress.

Parce que l’agent de maintenance, on l’attrape dans un couloir, on lui dit "tiens mon ampoule a grillé". Alors il vient me voir il me dit "l’ampoule en salle 15 a grillé".
Alors je lui réponds OK SUPER MERCI". Et puis il attend mon approbation. Ensuite il va changer l’ampoule.

Il revient me dire "l’ampoule de la salle 15 est changée".
Alors je lui réponds "OK SUPER MERCI".

Vous me direz, mais pourquoi, POURQUOI, doit-il rendre compte en permanence de ce qu’il fait ? Tout simplement parce que cet agent départemental a une double hiérarchie : moi, la gestionnaire du collège, et l’agent de maîtrise départemental.

C’est une expérimentation, qui permet entre autres d’avoir toujours un agent de maintenance dans les murs au quotidien (en ces temps de suppressions massives de postes), et de bénéficier des services d’une équipe renforcée en cas de besoin pour un chantier particulier par exemple (repeindre une classe, faire du carrelage, couler une dalle pour mettre un collègue dedans...).

Nous avons donc imaginé un cahier de maintenance. Oui oui, un cahier à colonnes, imprimé au verso d’une feuille de brouillon. Ce cahier est au secrétariat de direction, sur un petit meuble gris, toujours accessible et tout, TOUT, y est consigné.

Ca évite, entre autres et dans le désordre :

• "mon ampoule a grillé en mars et on est en avril pourquoi personne ne l’a changée"
• "peut-on changer le sens d’ouverture de la porte de la salle 7"
• "merci d’avoir fixé l’étagère au mur mais c’est pas le bon mur"
• "pourrait-on repeindre ma salle en mauve perle parce que le blanc me fait mal aux yeux"
• "finalement le sens d’ouverture de la porte de la salle 7 convenait mieux avant".

En pratique, dans le tableau, le demandeur renseigne :

• la date de la demande
• le nom du demandeur
• l’objet de la demande
• la localisation précise de la demande

Puis le gestionnaire ou l’agent de maîtrise prend connaissance de la demande et donne son visa, au choix :

• ok
• non J’AIME PAS LE MAUVE
• ok mais plus tard

L’agent de maintenance consulte allègrement le cahier, le matin, dans la journée, le soir... Il voit qu’une demande a été faite et si un visa positif a été apposé, il prend le problème en charge. Quand il a résolu le problème, il note ce qu’il a fait, il appose sa signature et il date.