Sorties d’inventaires et évacuation du mobilier

Introduction

L’IZ vous propose déjà plusieurs articles concernant les sorties d’inventaires dont il ne faut pas avoir peur !
Bien contraire, pour les biens totalement amortis (c’est à dire en 80 et 90% des biens inscrits aux patrimoines des bahuts selon les infaillibles statistiques zoniennes ;-)), c’est une formalité dont il serait absurde de se priver tellement c’est simple.

Une fois la procédure maitrisée (un élève de dix ans y arriverait !), on passe à la suite, évacuer tout ce qui encombre l’établissement et qui n’est plus utilisé ! N’hésitez pas, cela vous fait gagner :

• des dizaines de mètres cubes et de mètres carrés de place
• quelques écus si vous vendez les biens sortis
• des galons dans l’établissement, auprès de la collectivité et de la commission de sécurité !

Alors pourquoi se priver !?

Les écritures de sorties d’inventaire c’est compliqué et je ne sais pas comment faire.

Eh bien non, ces écritures vous les avez partout ou presque : sur intendancezone, sur le non moins indispensable site du Boss, dans les planches en annexe de la M9-6 et sur l’inestimable site de l’académie de Toulouse

En très résumé, pour mettre à jour son inventaire (ou patrimoine de l’établissement) il suffit de :

• éditer l’inventaire par localisation sous Egimmo ou WinCZ
• distribuer cet inventaire aux plus anciens du bahut dans les principaux services pourvoyeurs de biens inscrits au patrimoine : cuisine, ateliers OP, section pro, sciences, techno, EPS et administration
• leur demander de rayer tout ce qui n’est plus présent
• vérifier que les valeurs résiduelles sont bien égales à zéro
• demander à quelques anciens de s’assurer que les matériels ne sont effectivement plus utilisés
• faire une sortie d’inventaire au conseil d’administration et passer le titre de recette.

Le présent article n’est donc pas une méthodologie sur la mise à jour de l’inventaire et les opérations budgétaires et comptables écritures mais un partage d’expérience sur la manière dont on peut s’y prendre afin de... faire de la place.

Ce qui suit vous guidera dans l’évacuation des mobiliers et équipements stockés dans le bahut et qui ne peuvent plus être utilisés.

Première étape : validation de l’organisation et du calendrier

Lire cet présent article, l’adapter à votre bahut et construire un calendrier, du type qui fait quoi, quand, où, et comment.

Deuxième étape : identifier les biens à sortir

Information donnée à la communauté : les services et les professeurs souhaitant se débarrasser de matériels inutilisés font des photos et les envoient avec la légende et le numéro de salle et de bâtiment à M. Patrick MOINE de l’intendance qui leur attribue un numéro.

Muni de cette liste, M. Patrick MOINE de l’intendance et un agent de maintenance désigné par l’agent chef sur demande de Mme Jessie TIONERE, sont chargés des opérations suivantes :

• vérifier et compléter la liste des équipements, petits matériels et mobiliers à évacuer en réalisant le tour des locaux : ’réserves’, ’labos’, sous-sol, dernier étage ou autre,
• prendre des photos de ce qui ne l’a pas encore été et attribuent un numéro aux biens qui doivent être ajoutés à la liste.

Troisième étape : fixation des tarifs

Une fois la liste stabilisée, avec photo, localisation et numéro, M. Patrick MOINE la compare à l’inventaire afin si nécessaire de procéder aux sorties d’inventaire (c’est ultra simple pour les biens totalement amortis, reportez vous aux articles sur le sujet).

Mme Jessie TIONERE vérifie la liste, décide de ce qui pourra ou non être vendu (vigilance pour tout ce qui pourrait poser des problèmes de sécurité et engager la responsabilité de l’EPLE), en cas de doute vient poser une question sur le forum des gestionnaires en établissant un tarif qui devra être validé par le conseil d’administration.

La liste des biens considérés comme pouvant être vendus est transmise à la DSDEN pour désaffectation. Si vous faites partie des chanceux vous aurez cet arrêté de désaffectation sinon vous ne l’aurez ... jamais.

Quatrième étape : mise en vente

Les biens susceptibles d’être vendus peuvent être

1. proposés aux enchères des domaines, il suffit de s’inscrire et de se laisser guider, l’IZ en avait déjà parlé il y a 13 ans
2. vendus à un ferrailleur ou à un fournisseur spécialisé dans le négoce des matériels industriels d’occasion
3. mis en ligne pour vente à la communauté éducative
4. publiés sur un site de petites annonces

Pour se simplifier la vie, fixer des jours pour :

• encaisser les paiements contre facture
• la récupération des équipements par les acheteurs

Bien sûr, il faudra passer les titres de recettes avec les factures et l’acte du CA fixant le tarif de chaque bien vendu.

Et les biens sans valeur dans tout ça, j’en fait quoi ?

Plusieurs solutions pour les évacuer :

• la plus élégante, la moins chère et la plus écologique : l’IZ vous avait déjà déniché LA solution (pour les meubles)
• une autre du même style, un zeste de sens en plus
• sinon on loue des bennes
• ou si vous avez de bonnes relations avec la déchetterie locale et un fourgon avec une remorque, vous pouvez tenter de vous débarrasser du reste de cette manière.

En bonus, pour celles et ceux qui sont arrivés jusque là, le guide des domaines ci-dessous.