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Dépôt de mémoires sur Chorus pro : pénible mais utilisable après dressage

jeudi 19 janvier 2017, par L’intendant zonard

Nous recevons des factures par Chorus Pro. Ca marche à peu près, au stade des deux premières factures que j’ai reçues. Mais nous avons aussi l’obligation d’émettre nos mémoires destinés à d’autres personnes publiques à travers cette application. Ca se présente mal.

Nous sommes concernés par l’obligation d’émission

Selon l’article 3 de l’ordonnance du 26 juin 2014 sur la facturation électronique, en tant qu’établissements publics, tous nos titres émis vers d’autres personnes publiques doivent être transmis dans le cadre de la plateforme Chorus Pro, depuis le début de cette année 2017. J’ai un cas à traiter immédiatement : le mémoire de frais de mon agence comptable émis à l’encontre des établissements rattachés, pour l’exercice 2017.

L’émission du mémoire

Première bévue à éviter : j’ai saisi tous les établissements rattachés, puis j’ai validé et "imprimé" en PDF les mémoires. C’est stupide, car je me suis retrouvé avec un fichier PDF de plusieurs pages, alors qu’il me fallait un fichier PDF par document. Pensez donc à éditer les mémoires séparément.

Si vous n’y avez pas pensé, ou que vous trouvez que c’est plus efficace ainsi, vous avez une autre possibilité : scindez votre fichier de plusieurs pages en un fichier par page (ou plus élaboré au besoin) à l’aide de PDF-split and merge.

Se connecter dans Chorus Pro

L’adresse du service : il faut passer par https://portail.dgfip.finances.gouv.fr ; puis saisissez vos identifiants. Attention, vos identifiants Chorus pro : ce ne sont pas les mêmes que pour DFT-net. Ridicule, mais disons que pour donner l’accès au service à des milliers de personnes, il n’y a pas eu le temps pour faire dans la dentelle.

Dans le bandeau de menu, allons dans l’émission des factures, puis demandons le dépôt d’une facture.

On pourrait demander à saisir une facture, mais cela veut dire mettre à la main le montant et les éléments de facturation, ce n’est pas raisonnable. Toutefois on pourrait proposer à la conteuse du CDI d’utiliser cela plutôt que son "système" actuel de facturation, qui donne des boutons...

Maintenant déposons notre facture. Le mémoire issu de GFC et imprimé par PDFcreator est un PDF non signé. On agit en tant que fournisseur (ici de services, ceux fournis par le groupement comptable) émettant une facture, cas A1. On parcourt les fichiers pour attraper le PDF qu’on s’est préparé.

Ensuite, l’intelligence artificielle de Bercy est supposée "lire" le fichier, et comprendre toute seule de quoi il retourne. Ca marche, mais c’est perfectible. En particulier, c’est looooong ! Pour passer toute mon agence comptable à cette moulinette, je vais prévoir une demi-journée. Si vous pensiez travailler le mercredi soir pour contourner les encombrements, pas de pot, il faut faire avec les "indisponibilités pour maintenance", et hier soir ça n’était pas accessible. Bienvenue dans l’enfer de la comptabilité connectée.

Ensuite, ça plante. Le premier mémoire n’est passé qu’au troisième ou quatrième essai. Autant dire que si ce n’était pas pour vous raconter l’expérience dans ces colonnes, je n’aurais probablement pas insisté. On peut conjecturer, par exemple, que l’intelligence artificielle progresse, et s’habituant aux mémoires de GFC, les traite nettement plus rapidement dans quelques mois. En tout cas ça serait pas du luxe !

Une fois que mon mémoire en PDF a été "digéré" par l’IA

Mais ça finit par passer, et voici l’écran devant lequel on se trouve :

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  1. Il faut mettre manuellement un numéro de facture. J’ai fait le choix de mettre le même numéro que le mémoire, en ajoutant des zéros pour que l’ordre d’affichage demeure logique. On pourrait choisir quelque chose dans le style MEM001, mais en tout cas il faut se tenir à ce qu’on a décidé au début.
  2. Hébin non, un EPLE n’est pas un service de l’Etat, mais un EPLE. Ca va mieux en le rappelant, il y a des gestionnaires débutants qui hésiteront.
  3. Destinataire : là il faut parcourir, et un module de recherche (je vous fais grâce des captures d’écran, j’en mets déjà trop) permet d’aller trouver son client. J’ai trouvé mon établissement rattaché par le code postal. C’est dans une grande ville et il y avait plus de 300 réponses, mais ça n’a pas été trop long quand même. Dans un établissement rattaché sur deux, la structure était "inactive" dans Chorus pro : j’ai pu enregistrer mon travail, mais pas émettre la facture. Une distribution de baffes plus tard, ça devrait fonctionner. Emettre ces mémoires de frais de l’agence comptable est donc une excellente manière de s’assurer que tout le monde est au boulot ! Mise à jour : un gestionnaire concerné a vérifié, tout le travail a été fait, mais après contact avec l’assistance, on lui a dit que ça boguait. En attente de correction.
  4. Coordonnées bancaires de mon établissement : elles ne sont pas encore renseignées. Je ne peux pas le faire moi-même, il faut que ça soit le CE qui le fasse (pffff...). C’est important, car nous allons faire la guerre à nos fournisseurs pour qu’ils saisissent tous cette information, sans laquelle on va s’enquiquiner sans fin pour justifier du compte sur lequel nous virons les règlements.
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  5. Nos EPLE sont bien (dans l’essentiel des cas) dans la situation d’exonération de la TVA es qualités de personnes publiques n’intervenant pas dans le champ économique, au sens de l’article 256-B du Code général des impôts.
  6. Le numéro d’engagement, c’est le numéro de bon de commande de ce client. Ici je n’ai pas de commande formelle puisqu’on applique la convention de groupement comptable, mais j’ai choisi de rappeler à tout hasard que c’était le coût pour 2017 de l’agence comptable.
  7. Les montants apparus automatiquement dans ce cartouche n’étaient pas logiques. Je ne sais pas si c’est une conséquence de mes tâtonnements pour faire marcher le truc, des nombreux plantages que j’ai subis en cours d’opération, ou si c’est l’IA de Bercy qui fait n’importe quoi. En tout cas, relisez !
  8. Le montants doit être remis à la main, la TVA comme on est à zéro, je n’y ai pas eu accès.
  9. A ce que j’ai vu, le PDF est renommé sous la forme FAC - SIRET de l’établissement client - numéro de facture indiqué en 1 ci-dessus.

Au bout de tout ça, en bas de la page, il y a un gros bouton en forme de disquette pour enregistrer. Si vous n’avez pas mis toutes les informations, il n’acceptera pas. Une fois que c’est enregistré, toujours en bas de la page, apparaît un bouton Valider et envoyer. Le bouton Valider qui se trouve à côté du montant à ressaisir en 8 ci-dessus, je n’ai pas compris à quoi il servait, mais il faisait planter le système en "erreur interne".

La validation une fois réussie, j’ai l’écran de confirmation suivant :

Une dernière capture d’écran pour la route : le tableau de bord de mon établissement. Il y a une nombre interminable d’étapes. J’ai été bloqué, faute de trouver le bon bouton de validation, pendant quelques temps au stade du brouillon, et j’avais vu mon travail en cours en début de ligne. On est passé directement dans la seconde moitié de la ligne après la validation. C’est bon signe, j’ai passé directement à travers des étapes de validation par l’ordonnateur, le comptable, etc, que j’ai craint interminables. On verra si c’est stabilisé dans ces bonnes dispositions...

Bien reçu

Moins de deux heures plus tard, le collègue gestionnaire de l’établissement avec lequel j’ai assuré ce premier test m’appelait pour me dire qu’il avait reçu un message, et trouvé mon mémoire en allant se connecter dans Chorus pro. En retournant voir mon tableau de bord, effectivement ma facture est passée en mode "mise à disposition".

Faut reconnaître, ça en jette.

En conclusion

L’envoi de mon premier mémoire a pris beaucoup trop de temps. En y revenant en fin d’après-midi, et sans plus perdre de temps en m’égarant dans les menus et les boutons qui ne sont pas les bons, ça va très nettement plus vite.