Vous accueillez un stage long ? Un modèle de bulletin de gratification

Le dispositif réglementaire de la gratification

Depuis 2015, les stages lorsqu’ils dépassent "deux mois consécutifs ou non" [1] doivent faire l’objet d’une "gratification". Cette obligation est établie par l’article L124-6 du code de l’Education.

De plus, il faut rembourser le domicile-travail du stagiaire, dans les mêmes conditions que pour les salariés, selon l’article L124-7. Et notez que pour cela, il n’y a même pas de durée minimale du stage !

Ce n’est pas un bulletin de salaire, c’est un bulletin de gratification

Les EPLE ne sont pas supposés avoir de charges de personnel, hormis les mutualisateurs et les établissements supports de Greta ou de CFA. Justement ça n’en est pas ! De plus, la modicité et la simplicité du cadre réglementaire de l’accueil des stages gratifiés permettent très bien d’envisager ce règlement.

La base légale est le décret instaurant le principe de cette gratification, plus bien entendu la convention de stage établie avec un organisme de formation sérieux, et le stagiaire lui-même (au besoin son représentant légal, s’il est mineur, bien entendu). Comme la convention a des conséquences financières, d’aucuns voudront peut-être, en plus, pouvoir présenter un acte du CA autorisant le chef d’établissement à la signer [2].

Un calculateur en ligne permet d’estimer rapidement le montant des gratifications qu’il faudra verser à un stagiaire, cela vous facilitera par exemple une prévision budgétaire.

Logique de la liquidation des montants à verser

Le dispositif prévoit, au tarif 2023, une gratification de 4,05 € par heure de travail. On doit payer après service fait, et donc une constatation des heures effectives le dernier jour du mois (ou le dernier jour du stage), suivie d’un mandat versé au stagiaire.

Le bulletin de gratification que je vous propose ici permet donc de justifier les éléments de liquidation complétant la base légale que constitue la convention de stage. Il reporte toutes les informations cohérentes en termes de références réglementaires et, donc à la convention de stage elle-même. Chaque bulletin mensuel permet de déclarer les heures effectivement réalisées, dans une logique de constatation après le service fait.

Paiement après service fait

Cette organisation procède de l’article D124-8 :

La durée du stage est décomptée en fonction de la durée de présence du stagiaire selon les modalités prévues à l’article D. 124-6.

La gratification prévue à l’article L. 124-6 est due pour chaque heure de présence du stagiaire dans l’organisme d’accueil, à compter du premier jour du premier mois de la période de formation en milieu professionnel ou du stage. Elle est versée mensuellement.

Il importe donc de bien faire comprendre au stagiaire que ce n’est pas un salaire, et qu’il n’existe pas de tolérance permettant de payer alors que le service n’est pas encore réalisé. On en arrive donc à une constatation le dernier jour du mois, facilement et rapidement mise en paiement à l’aide du bulletin qui se construit en un instant. Un service d’intendance en bon état pourra garantir un versement dès le 5 du mois suivant, ce qui est très correct.

Le dossier de rémunération du stagiaire

Il faudra, à l’appui du premier mandat, ajouter à la convention de stage (et son éventuel acte) quelques éléments d’identification du stagiaire : son RIB bien sûr, et une copie de pièce d’identité assurant le lien entre la convention et le RIB. En toute rigueur puisqu’on n’est pas sensés verser la moindre cotisation sociale, on n’a pas besoin d’une copie de carte Vitale, mais par réflexe je l’avais demandée : c’est pas plus mal de l’avoir, même si c’est pas super RGPD de réclamer une pièce dont on n’a pas un besoin certain.

Comptabilisation

C’est une charge qui pourra être mise sur le service correspondant à la fonction à laquelle le stagiaire est supposé apporter une plus-value par son activité, que ce soit AP, VE ou ALO, voire SRH. Je préconise le compte 648, "autres charges de personnel". Attention, en application de la cote 3.2.9.6.2 de la M9.6, il faudra penser à ne pas transférer au 4012 fournisseurs, mais au 421 personnels, avant paiement normal.

Le mandat est donc justifié d’une part par la convention ("base légale", établissant par référence à la réglementation le montant à payer par heure de stage effective), puis par le bulletin de gratification (élément de liquidation, validant la quantité d’heures à régler).

Vous trouverez peut-être la possibilité de vous faire financer cette charge, par un partenariat quelconque ? C’est ainsi que le lycée du zonard a pu accueillir des stagiaires OpenAcadémie. La recette était alors un don accepté en CA, en même temps que la convention du stagiaire, au compte 7468.

Autres attendus juridiques : sécurité

Les collègues en lycée pro le savent, le stagiaire est assuré contre les accidents du travail par son organisme de formation, pas par le lieu du stage. Un AT de stagiaire à l’intendance est assez improbable, et il convient tout de même de s’inquiéter des conditions du trajet. Mais parfois on accueille un stage en cuisine, et là les risques sont déjà plus élevés : assurez-vous que le stagiaire vient bien avec ses EPI, sinon fournissez-lui en.