La traduction automatique de factures et de documents sans peine

Les factures doivent être établies en français

La langue des factures jointes à nos demandes de paiement ou mandat est obligatoirement le français. Cf. ANNEXE 1 DU CODE GÉNÉRAL DES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES Rubrique 0. Pièces communes :

05. Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers
1. Version française des pièces ou, le cas échéant, traduction des pièces rédigées en langue étrangère.

Dans les EPLE nous sommes de plus en plus confrontés aux achats à l’étranger, en particulier avec des sections d’enseignement professionnel et technologique, qui ont des besoins spécifiques de matériels qu’on ne trouve pas en France. Nous nous retrouvons donc régulièrement avec des factures établies dans une autre langue que le français : allemand, anglais, espagnol, flamand ou néerlandais notamment.

Les mobilités ERASMUS+ sont également l’occasion d’être confrontés à des factures dans des langues moins communes : pays de l’Est ou du Nord de l’Europe par exemple.

Que faire donc avec une facture qui n’est pas en français ?

Habituellement plusieurs solutions s’offrent à nous :

• trouver un gentil professeur de langues qui acceptera de traduire la facture
• se payer les services d’un traducteur
• compter sur l’incompétence de l’agent comptable qui par chance est polyglotte et ignore la règle citée supra, ou bien ne consulte pas les pièces justificatives

Ce ne sont pas des solutions véritablement satisfaisantes. Mais aujourd’hui il existe des traducteurs automatiques en ligne qui sont capables de prouesses en matière de traduction en un clin d’œil.

Comment cela fonctionne ?

A vrai dire, ils sont d’une simplicité quasi biblique. La seule contrainte est de disposer d’une facture au format traitement de texte, tableur ou pdf natif, ce qui n’est aujourd’hui pas une contrainte.

Dans le cas où vous ne disposeriez que d’une facture numérisée à partir d’un support papier, il faudrait passer par l’étape préalable de reconnaissance automatique de caractère (OCR), ou à la rigueur la recopier au traitement de texte.

Plusieurs services existent, et j’ai adopté deepl translator. J’ai testé également https://www.onlinedoctranslator.com/fr/ avec trop de publicités pour moi. J’ai été bluffé par https://documents.reverso.net/ qui demande cependant une inscription préalable. Il y en a bien d’autres et si vous trouvez la perle rare, lapinous malins que vous êtes, un petit retour à IntendanceZone sera bien venu !

Pour en revenir à deepl translator, une fois sur la page d’accueil, il suffit de cliquer sur traduire des fichiers.

Et ensuite, un glisser-déposer, et il ne reste qu’à récupérer le fichier traduit en français. C’est déjà fini ! La mise en page est respectée, les polices et la casse des caractères également.

Dans le cas où, un bandeau publicitaire apparait en haut de votre facture ainsi traduite, une capture d’écran (touche w !ndows + majuscule + S) permet de s’affranchir de cette petite contrainte.

Ci-dessous un fichier avec l’original en anglais et la traduction en français. J’ai du anonymiser donc il y a une petite perte de qualité mais l’original traduit est tout à fait correct de ce point de vue.

J’ai même testé pour m’amuser de traduire mes consignes incendie en anglais, et le résultats est probant.

Conclusion

Une relecture de contrôle permet de s’assurer qu’il n’y a pas d’erreur. Accompagnée de cette traduction, la facture non francophone est bonne pour reprendre sa place dans le processus de mise en paiement. Comme la réglementation n’admet pas la pièce en langue étrangère comme une PJ valable, vous déclarerez une seule pièce justificative, constituée d’un document et de sa traduction comme une seconde page.

Simple, rapide, efficace pour les essais que j’ai pu réaliser. Un nouvel outil de simplification, devenu indispensable le jour où je l’ai découvert. Merci le lapin ;-)