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Non, les ordres de recettes ne mordent pas

jeudi 7 février 2013, par L’intendant zonard

Cet article est fait pour les gestionnaires qui traînent des pieds à l’idée de faire des OR. Il n’y a aucune raison d’avoir peur de ce travail, et très peu de raisons de ne pas le faire de manière régulière.

Comme d’habitude sur l’IZ, cet article dira ce qu’il me semble raisonnable de faire a minima, pas la Loi et que la Loi, on est bien d’accord.

Les OR ne mordent pas

Comme je le dis dans le titre en accroche, les ordres de recettes ne sont pas dangereux pour le gestionnaire. Un mauvais OR est un OR qu’on va annuler ou rectifier, et c’est tout.

Il est pénible de constater que des gestionnaires qui passent leur temps à saisir sans barguigner des liquidations déclenchant des paiements, sur lesquels il est à peu près impossible de revenir en cas de souci, s’effondrer de trouille à l’idée de faire un petit ordre de recettes qui demeurera une simple écriture à l’intérieur des comptes de l’établissement, sans rien déclencher.

Il n’y a qu’une et une seule raison qui peut à la rigueur expliquer qu’on ne fasse pas régulièrement ses ordres de recettes : le manque de temps. Parce que les OR tolèrent d’attendre, c’est bien la preuve qu’ils sont gentils et civilisés !

On est toujours récompensé de faire régulièrement des OR

Premier avantage de faire des OR régulièrement, le comptable est content. Ensuite, la classe 4 de l’établissement veut dire quelque chose, et elle devient un document pertinent qui peut être utilisé pour le pilotage de la baraque, par le gestionnaire et/ou l’ordonnateur. Ensuite, répondre aux diverses enquêtes sur l’utilisation des subventions s’en trouve extrêmement facilité.

Mais la vraie récompense, celle qui fait que le comptable aime bien, c’est que le compte financier ne sera pas pénible à sortir : si le plus gros des recettes est fait, et que la balance est pointée de manière périodique, le cofi sera une simple vérification un peu plus poussée, un truc qui se boucle en une demi-journée par temps frais. A transmettre à ceux pour lesquels la période de février à mai est un enfer...

Mais c’est quoi, exactement, faire régulièrement ses OR ?

C’est là que le débat commence. Des collègues préconisent d’en faire aussi souvent que l’on émet de mandats. J’ai personnellement testé cette manière de faire, c’est excellent pour les gens qui s’ennuient et ont envie de doubler leur temps de travail, tout en ralentissant les opérations de paiement des fournisseurs.

Le secret, c’est qu’il faut faire des OR quand ils sont prêts. Exemples :

- la dotation globale de fonctionnement doit faire l’objet d’une recette dès janvier, facile, simple, et hop un très gros montant est plié
- les repas des commensaux et des élèves au ticket doivent impérativement être passés de manière mensuelle, pour conserver le contrôle du compte 4713 qui sinon a une fâcheuse tendance à péter à la figure du comptable
- tout ce qui s’y prête doit utiliser la fonction des mémoires de GFC, qui est extrêmement intéressante, bien que laissant une impression un peu brouillonne au premier contact avec la machine.
- débarrassez-vous au plus vite de ces #%µ§ ! de voyages (Mobilisco vous aidera beaucoup)
- les droits constatés doivent être l’occasion, à chaque fin de trimestre, de faire des recettes sur les familles pour la DP, sur le rectorat pour les bourses, et sur la collectivité de rattachement pour l’éventuelle aide locale à la DP

Le cas des OR des droits constatés

Sur ce dernier point, notez bien que la réglementation et les collègues qui émettent des recommandations prescrivent que l’OR sur les familles pour la DP doit être émis en début de trimestre. OK, OK.

Pour ma part, j’estime que le plus important, c’est d’envoyer les factures dès la première semaine de chaque trimestre. Ce défi-là est essentiel à la bonne marche des choses, et mobilise toute l’énergie du service. Nous sommes bien d’accord que ces factures sont imparfaites et qu’une bonne partie d’entre-elles seront revues plus tard, mais l’important c’est que le plus gros de l’argent rentre.

Alors, tant qu’on y est, je pourrais sortir un premier bordereau des DC, le passer en recettes immédiatement, puis en sortir le rectificatif en fin de trimestre et passer l’OR ou l’ORR alors nécessaire. Certes certes. J’estime cependant que la lisibilité des opérations en souffrirait, et je n’ai pas très envie de faire ce travail supplémentaire, de doubler le volume des PJ de ma comptabilité, etc. Bref, j’attends de me faire enguirlander par un auditeur pour ma pratique "déviante".

Les abominables "OR du montant de la dépense"

Toutes les recettes que j’ai énumérées à ce stade de l’article sont assez simples à sortir : la PJ existe de manière certaine, le montant est bien établi. Mais ce principe un peu idiot qui fait que l’on doit, pour à peu près tout le reste, passer l’OR du montant de la dépense correspondante, c’est très, très pénible. Voyons comment ne pas se laisser agacer :

Pas fou, n’y allez que lorsque les dépenses sont terminées

Clairement, je vous recommande d’attendre ou bien le moment où vous aurez fait assez de dépenses pour passer l’OR de la totalité de la subvention, ou bien la fin de l’opération par épuisement des troupes. Sinon, attendez carrément la fin de l’exercice comptable, mais cette attitude ne doit pas devenir la règle. Le projet Macramé qui s’est terminé en juin avec l’année scolaire, passez l’OR en juillet, baste !

Une bonne PJ, c’est une PJ pas difficile à sortir

Rendez-vous dans GFC-ordo, liste des mandats, pour apprendre à utiliser la sélection avancée. Et ainsi imprimer tout ce qui ressort de tel service, tel domaine, telle activité, tel compte, tel fournisseur, pas en-dessous de 100 € si vous amuse, etc.

Le but du jeu : obtenir une extraction de GFC indiquant où trouver les dépenses qu’il fallait avoir faites pour avoir le droit de passer l’OR. Et c’est tout ! Nul besoin d’aller fouiller dans d’épais mandats pour ressortir la photocopie de la facture, etc. Ca, c’est en cas de doute, que le contrôleur ira voir. De toutes manières, il voudra voir l’original.

Les réductions de recettes, c’est facile

Rien de plus simple : vous allez dans l’écran correspondant, vous dites que vous voulez vous attaquer (tout ou partie) à la recette n°27 du bordereau 4, et voilà c’est terminé ! Faut justifier, mais pas forcément à l’aide d’un document. Si c’est une bête erreur de saisie, vous écrivez "erreur de saisie montant", zéro PJ,et ça suffira très bien !

Pour les recettes générées par un mémoire, on doit passer aussi par le module concerné, et demander un Rectificatif. On indique quel mémoire doit être rectifié, et c’est tout !

Parallèlement, compléter un OR pas assez gros se fait par un simple ordre complémentaire, en indiquant en commentaire que c’est la continuation de l’ordre n°38 bd 5.

Et le comptable, dans tout ça ?

Le comptable préfèrera toujours que vous fassiez des recettes, même pas parfaites, à l’absence de travail. Si votre comptable est un pénible qui invente des règles débiles et sans objet, faites en sorte que votre ordonnateur lui envoie le rectorat à l’arrière-train.

Le comptable, son problème c’est que quand il reçoit une recette, outre le fait qu’elle doit être raisonnablement légale, il devra faire rentrer l’argent. débrouillez-vous pour que l’argent rentre vite et bien, sans histoires, et le comptable vous adorera. Et c’est bien tout !

Messages

  • Moi c’est mon AC qui ne veut pas que je fasse seule les OR...
    Tu comprends ça ne fait que 4 ans que je suis GM.

  • Non, les OR ne mordent pas. Je recommande aux collègues qui débutent de passer l’OR dans la foulée du mandat si c’est une ressource affectée (manuels scolaires, travaux du propriétaire...), le pointage est plus aisé en cas d’erreur.

    Am’

  • Une possibilité pour les gestionnaires qui sont pris de sueurs froides en comparant la SDE et la SdR : sur une subvention pour un projet (y compris un voyage avec les précautions qui s’imposent en raison des financements multiples), il est possible de passer son OR du montant de la notification ou de la fraction versée si le solde n’est acquis qu’après production du bilan. Dans le second cas, on complète sur la base du même bilan et on retrouve ses OR de sub complet. Dans le premier cas, si les dépenses sont inférieures aux prévisions, il faudra faire un ORR qui ne mord pas non plus et n’est pas un signe d’incompétence.
    Bien sûr, si le budget ou une DBM avait identifié le projet, le suivi avec la SDE permet de savoir où on est mais dans tous les cas, le comptable appréciera d’avoir une classe 4 pas trop moche avec un "reliquat de subvention à utiliser" sans rapport avec la réalité et qui pourrait donner de mauvaises idées à un ordonnateur distrait. "Oh ! des sous de la CT pour proj. act.cult. On va faire un truc avec !". Tu l’as déjà dépensé, ballot !

  • Moi qui suis un chieur, je demande que l’OR soit fait dans la foulée de la dépense pour les bourses, le fonds social et l’aide à la DP.

    Pour les subventions affectées, si on sait qu’il y aura plusieurs mandats, l’OR se fait après la dernière dépense. Pour la subvention de fonctionnement, l’OR est la première écriture de l’année (pas de mandat sans).

    Les loyers c’est mensuellement, comme les commensaux (j’aime pas garder mon 4191 créditeur) les dégradations et autres c’est aussi souvent que possible (avec le liste d’encaissement en PJ).

    Pour les pièces jointes, bien sur liste des mandats, original de la notification de subvention sur le premier OR de subvention affectée (ensuite la copie avec le solde de la dite subvention à la date à laquelle l’OR est passé).

    Pour les DC, je fais comme le Zonard (je sais c’est pas bien, méchant Hippo) un OR le trimestre, toute(s) reconstatation(s) faite(s).

    Rien de dangereux sur les OR, comme me l’a dit justement dit le Lapin Zonard fut un temps, toute bêtise en compta se rattrape, surtout en compta ordo. Trop d’OR, on diminue ; pas assez on fait un complément.

    Tant que tout se justifie et respecte les règles, on peut faire autant de mouvements que nécessaire.....certes un peu plus de travail que si on tape juste du premier coup, mais il est connu qu’on s’ennuie beaucoup sur nos postes....pas vrai ?

  • Merci l’IZ pour cet article limpide, efficace et dédramatisant.
    Mon AC devrait d’ailleurs aussi t’envoyer une bouteille de champ’ si je fais tout comme tu dis. :-)

    Petite question au sujet de l’OR des DC :
    - Cela ne pose-t-il pas problème d’encaisser des sous de DP sur un compte d’attente pendant plusieurs semaines ? (ou sur le bon compte mais sans OR en face)
    - Plus pragmatique même : cela ne pose-t-il pas problème de demander à son AC de faire encaisser les sous des DP alors qu’on ne lui en a pas donné l’ordre ? A moins que celui-ci nous ait laissé la joyeuse responsabilité du recouvrement amiable...

    A te lire, chère racaille.

    • Concernant l’encaissement de l’argent de la DP, il y a plusieurs manières de voir les choses :

      - officiellement, on fait un ordre de recettes le premier jour du trimestre, on encaisse et à la fin du trimestre on à à peu près soldé le 4112 subdivisé, ça c’est dans les contes de fées
      - dans la zone, où l’on a au moins un départ ou une arrivée d’élève dans l’établissement (j’ai même pas dit dans la DP) chaque jour, 170 jours par année scolaire, faire ainsi est grotesque. On peut donc se pourrir la vie en faisant en début de trimestre un OR dont on sait à l’avance qu’il est parfaitement faux, et le corriger par un bordereau des droits constatés correctif le dernier jour du trimestre, entraînant un OR complémentaire ou un ORR. Moi je m’y refuse, en attendant qu’un hypothétique audit me crucifie pour cette forfaiture.
      - Donc j’encaisse au fil du trimestre sans émission d’un OR préalable. L’on peut alors choisir d’encaisser sur le 4191 subdivisé, ou même directement sur le 4112 subdivisé, ce qui fait notamment que la vérification périodique insulte le comptable. Mais dans la zone, on a l’habitude d’être insulté. Alors...

      Concernant le travail de recouvrement, le principe est simple : l’établissement émetteur en fait le plus possible, et l’agent comptable, responsable en dernier ressort, est bien obligé de suppléer et d’intervenir quand le gestionnaire n’obtient plus rien. Que cela soit pour de bonnes ou de mauvaises raisons : j’ai dans mon agence un gestionnaire qui ne lèvera visiblement jamais le petit doigt pour récupérer l’argent d’un chèque en bois, ça ne l’intéresse pas. Donc, pour cet ER, c’est moi qui m’y colle. En râlant. Et je me venge en le disant ici.

  • Tu ne respectes pas la loi à la lettre afin de rendre un meilleur service. Tu es efficace en restant dans l’esprit des textes. Parfaitement d’accord avec toi donc.