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Bien encaisser des chèques

samedi 17 décembre 2011, par L’intendant zonard, Titi5

Cet article s’adresse aux personnels d’intendance, gestionnaires ou régisseurs ou comptables ou collaborateurs du service, qui sont amenés à encaisser des chèques pour leur EPLE. Il est le fruit d’une longue expérience et n’espère rien d’autre que de vous éviter des enquiquinements. Certains conseils vous sembleront exagérément pointilleux, mais testez de les appliquer, vous constaterez leur pertinence !

Le comptable -surtout si c’est vous-même - attend de votre part un travail d’une qualité sûre. Il est bien entendu en devoir de vérifier, mais si votre travail est trop mauvais, c’est infernal. Voici donc développées des techniques de vérification qui ont fait leurs preuves et vous mettent à l’abri des étourderies, sans pour autant mobiliser le plus fin de votre intelligence que vous pourrez réserver à autre chose.

Le truc de la boîte de chocolats

Titi05 a un tuyau en papier aluminium doré pour nous :

Pour faciliter l’encaissement des chèques, les boîtes de Ferrero par 2X15 ont le bon format pour ranger facilement les chèques encaissés ou à encaisser.

Je note le numéro d’encaissement au dos du chèque (remise dans l’ordre rapide en cas de chute de la pile), puis je range mes chèques encaissés dans la boîte transparente.

Si je dois m’interrompre (en intendance on connaît bien ce cas de figure), le tout part dans un tiroir en 2 secondes, la reprise se fait tout aussi rapidement !

Attention au foie, partagez le contenu de la boîte !

Vérifications sur les chèques eux-mêmes

- passez en revue votre paquet de chèques pour vous assurer de la présence d’une signature sur chaque chèque
- faites une deuxième revue des chèques pour rechercher les éventuels blancs ou aberrations à l’ordre, lieu et date

Vouloir faire ces deux opérations en une seule fois ne marche pas, on en laisse passer. Mieux vaut faire vite et sûrement deux fois que plus lentement et avec un risque d’erreur une seule fois !

Vérifications à l’écran

- avant la validation d’un bordereau, comparez les banques avec ce qui est saisi dans le bordereau que vous visualisez à l’écran. Cela sert à s’assurer de ce point mais aussi en même temps de constater qu’aucun chèque n’est manquant on en trop
- faites un nouveau passage en revue des montants cette fois
- je ne considère pas comme inquiétant le tireur, je n’ai jamais rencontré d’erreur bloquante sur ce point

Deux trucs inutiles que vous devriez arrêter de faire immédiatement si vous vous pourrissez encore la vie avec, j’en parlais déjà il y a plusieurs années :

- il n’y a plus qu’un lieu de compensation des chèques, depuis 2001 : la France. Arrêtez de saisir les villes bancaires, ça a perdu toute pertinence depuis 10 ans !
- je sais pas chez vous, mais je n’ai jamais indiqué les numéros de chèques sur mes bordereaux. Et jamais eu la moindre réflexion à ce sujet. En réunion avec la DGFIP, on ne les exige pas mais il nous est dit que ces numéros ont un intérêt éventuel en cas de perte des chèques. Donc si vous avez Alise comme moi, vous pouvez les saisir dedans, le logiciel ne les met pas dans le bordereau mais ce qui compte c’est d’avoir l’info quelque part.

Pour fignoler le travail

- assurez-vous de ne pas avoir laissé traîner une agrafe sur un chèque, ça fait plein d’ennuis dans les machines de traitement automatisé de ces précieux papiers.
- assurez-vous d’avoir tamponné chaque chèque au dos avec votre numéro de compte à la DGFIP, et signé. la signature de l’endos n’est pas bien importante, et en cherchant je suis convaincu qu’on pourrait la déléguer. Chez moi j’ai confié une empreinte de signature sur tampon encreur qui est à la disposition de mes collaborateurs, pour gagner du temps, elle sert presque exclusivement à ça.

Rappel : les affreux mandats-cash

J’en ai parlé dans un article spécifique, arrêtez de vous biler quand vous recevez un mandat-cash, vous pouvez le refiler à la tégé qui s’en débrouille.

Les chèques postdatés

Nous sommes régulièrement rappelés à l’ordre sur la pratique des chèques multiples remis en même temps avec pour consigne de les déposer de manière différée. D’un côté on nous enguirlande quand on fait ainsi, d’un autre nous sommes, comptables, dans notre rôle lorsque nous accordons des échéanciers de règlement à nos débiteurs.

L’idée qu’il y a derrière c’est que le chèque est un moyen de règlement, pas un moyen de crédit. Quand on a rappelé cela, on est bien avancé. Personnellement, je préfère entièrement assumer mon choix de répondre positivement aux propositions des débiteurs en ce sens, et donc au lieu de chercher à planquer ces chèques comme d’autres le font, je fais pratiquer dans mon agence comptable :

- une enveloppe dans le coffre contient ces chèques, et il y a ma signature sur l’enveloppe à côté de la description de son contenu "chèques à déposer de manière différée à la demande de leurs émetteurs"
- dans Alise nous avons créé un mode de paiement supplémentaire dans la catégorie "banque", "banque sans bordereau" : on saisit là ces chèques, et à la fin de chaque mois, tous les chèques de ce type sont passés en revue, dans Alise on change juste le mode de règlement, et hop les chèques passent dans le bordereau suivant.

Un certain nombre des émetteurs de chèques se croient fins de les postdater. Ne prenez même pas la peine de leur dire que c’est inélégant à votre encontre, et relevez ceci : dans tous les cas le chèque existe et il peut être encaissé le jour même si vous décidez le de faire ; en cas de souci ce chèque aura une durée de vie plus longue que les 53 semaines normales, puisque sa validité sera prolongée d’autant que le décalage temporel que son émetteur aura voulu créer. Donc à la limite c’est tout à notre avantage.

En revanche, la chose à proscrire absolument, c’est la conservation de chèques par des non-comptables qui se permettent de gérer ainsi par eux-mêmes les facilités de paiement que le comptable seul peut accepter. Qu’il s’agisse d’un collaborateur de l’agence comptable, d’un régisseur ou d’un collaborateur du Greta ayant mandat pour réceptionner quelques chèques, il doit être fermement interdit de conserver des règlements par devers-soi pour ne les transmettre au comptable que ’"quand c’est mûr".

Messages

  • dans le même genre on classe les chèques par banque pour éviter de ressaisir la banque.
    J’ai aussi éliminer les differentes dénominations régionales des chèques.
    Que ce soit la caisse d’Auvergne ou d’Alsace, tout est en réalité sur le code iban qui est lu optiquement.