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Opérations de fin d’exercice avec GFC : en cours.

vendredi 7 janvier 2022, par Philippique

La fin d’année civile, qui est aussi la fin du premier trimestre, est particulièrement éprouvante et le fait de pouvoir disposer d’une liste des opérations à réaliser constitue un facteur non négligeable de réduction de stress et d’amélioration de la qualité de la gestion financière et comptable.

Cette liste d’opérations a trois objectifs :
 servir de repère pour les collègues GM ou AC débutants, retardataires, débordés ou anxieux,
 permettre de concevoir le calendrier des opérations de fin d’année à partir d’une liste des opérations à réaliser,
 et donc enrichir le contrôle interne comptable de l’agence.

Cet article permet également de recenser les nombreuses ressources déjà disponibles sur ce site.

Il existe d’autres ressources de qualité sur le même thème : article d’AJI n°168, vademecum détaillé sur www.gestionnaire03.fr et sur intendancezone.net, c’est à dire sur le présent site en utilisant l’outil de recherche par exemple.

On est donc sur une liste d’opérations dans une version adaptée à mon usage et qui peut aussi servir à d’autres qui à leur tour enrichiront, partageront et ainsi de suite. Vive l’intelligence collective ;-)

Article en cours car il sera tenu à jour cette année 2021/2022.

Le calendrier de fin d’année

Avec cet article, il s’agit donc de disposer d’une ’check-list’ et d’une ’todolist’qui vont alimenter un calendrier établi par l’agent comptable et l’adjoint gestionnaire ; calendrier qui a vocation ensuite à être adapté localement par service ou par EPLE, puis diffusé plus largement aux usagers.

L’idée du calendrier étant de ne rien oublier d’important, et d’effectuer les opérations en temps et en heure tout en étant clair avec les usagers.

Par ailleurs, un calendrier des tâches à effectuer est un outil de management non négligeable, d’autant comme déjà dit dans le chapeau, qu’il permet de réduire le stress déjà naturellement en augmentation en fin de premier trimestre, stress et qui s’est accru ces derniers temps avec les annonces anxiogènes qui s’accumulent.

Philippique en rogne
Pêle-mêle et pour que cela laisse une trace électronique dans la profession : la suppression annoncée de la responsabilité personnelle et pécuniaire des agents comptables dans l’article 168 de la loi de finances, l’instauration d’une autorité fonctionnelle des collectivités sur les adjoints gestionnaires, l’annonce de nouvelles mesures de confinement en plein milieu de la 5ème vague du coronamachin qui nous fait réviser l’alphabet grec puisque chaque variant qui déferle est affublé d’une lettre de cet alphabet, metavers un projet de monde virtuel peu engageant, la candidature d’un certain Z. qui régale les vendeurs de soupe médiatique, Op@le, une nouvelle application de gestion financière et comptable qui génère bien des questionnements dans la profession etc. Je ne parle pas des coupes drastiques effectuées par les CT dans le dotations pour les bahuts, des injonctions qui arrivent toutes les semaines et qu’il faudrait mettre en haut d’une pile qui n’en finit plus de grandir. Je m’égare.
ça y est j’ai fini mon coup de g.!

Un calendrier donc est indispensable, comme il en existe déjà un dans le fameux vademecum de l’adjoint gestionnaire, mais un calendrier volontairement concis et orienté opérations financières et comptables. Ce calendrier va naturellement être alimenté par la liste ci-dessous.

Avertissement

Cette liste est longue et doit être adaptée au besoin de celle ou celui qui s’en saisira. Elle n’est donc pas un référentiel à utiliser sans une lecture attentive préalable pour l’adapter à votre besoin.

A noter que plus les opérations comptables sont traitées au fur et à mesure et moins il y aura de stress en fin d’année et d’exercice comptable.
Pour terminer cette interminable introduction, il faut quand même bien dire que les collègues qui font la comptabilité de l’année (hors paiement fournisseurs et régies) sur décembre et janvier, ne font pas correctement leur travail.
En effet, la surcharge de travail en décembre et janvier est :
 stressante pour tout le monde,
 source d’erreurs,
 et ne permet pas de donner des indicateurs financiers fiables tout au long de l’année.

Quand on ne découvre pas à ce moment là de gros problèmes qui auraient été bénins s’ils avaient été traités en amont, c’est à dire au plus près du fait générateur comme l’exigent la réglementation et le bon sens.

Les ressources disponibles sur intendancezone.net

Avant de rentrer dans la liste qui renvoie à de nombreuses ressources déjà existantes, quelques liens indispensables et issus de la riche expérience de l’Intendant Zonard. Il y en a beaucoup d’autres et l’outil de recherche est votre ami !

  1. On commence par le calcul du crédit nourriture pour celles ou ceux qui n’auraient pas de tableur et même si cette notion n’existe plus dans la M9-6 version Opale. Mais tableur bien utile pour terminer son année civile sereinement.
  2. On continue avec l’excellent tableau de pointage de fin d’exercice dont le présent article est inspiré.
  3. Le non moins indispensable tableau de pointage de l’avancement des comptes financiers.
  4. Pour celles et ceux qui veulent vérifier les calculs du résultat, de la CAF, du fonds de roulement, c’est aussi sur intendancezone.net
  5. Pour récupérer les informations d’un exercice à l’autre en compta générale, c’est ici et .
  6. L’article sur le génial COGEFI, une ressource sur la présentation du compte financier au CA.
  7. Pour l’emballage du compte financier, intendancezone a aussi pensé à vous ;-)
  8. Et la cerise sur le beau gâteau du compte financier la check-list de l’archivage électronique de l’exercice comptable terminé

Cette fois, c’est promis juré, on en vient à la liste !

Opérations de fin d’exercice

Septembre-octobre

Cette période va donner le tempo aux suivantes, s’il reste des scories ou des retards comptables du premier semestre il faut les traiter au plus vite car ensuite le calendrier s’accélère et se densifie, rendant très difficile le ’rattrapage’ des opérations en souffrance.
Alors zou on part sur un bon pied !

1. Vérifier la situation du SRH : dans l’idéal on fait cela à la fin du mois d’août et c’est la ou le GM qui s’y colle.
2. Élaboration du calendrier de fin d’année  : en octobre par l’agent comptable généralement afin que les unes, les uns et les autres déclinent ce calendrier dans leur bahut ou leur service.

Novembre – décembre

C’est une période où ’on ne touche pas terre’ et la présence d’une liste de tâches et d’un calendrier est bien précieuse pour ne pas prendre de retard et ne pas ajouter une surcharge de travail sur la fin d’exercice qui se profile.

3. Relance des fournisseurs qui ont omis d’envoyer leur facture (cf engagement non soldés dans GFC).
4. Point sur les opérations budgétaires à solder par EPLE : cf SDE/SDR et développement des soldes de classe 4 et notamment : les ressources sous condition d’emploi, les voyages et autres sorties payantes avec leurs régies, la taxe apprentissage, les fonds sociaux et autres aides, les repas vendus aux commensaux, les moyens globalisés, les dégradations, les loyers, les frais de mission, les objets confectionnés etc. Ce point donne lieu à une liste transmise par l’AC aux adjoints gestionnaires.
5. Retour et solde des régies : cf fiche technique pour le solde des régies. Pour reverser l’avance : Régie / Décaissements / Versement à l’agent comptable
6. Dernières opérations de décembre : OR des repas du mois, dernière constatation des frais scolaires, paiement des bourses, salaires, DAO, mandat des régies avances, mandat des frais bancaires, amortissements si EGIMMO est à jour, provisions …
7. Mise à jour d’EGIMMO (il est possible de le faire début janvier mais pourquoi attendre) et vérifier la concordance EGIMMO//GFC cf les excellentes fiches de l’académie de Toulouse (cliquer sur opérations spécifiques)
8. Édition des états de développement de soldes et vérification : travail de l’agence comptable.
9. Effectuer une vérification périodique dans GFC.
10. Préparer le prélèvement automatique de janvier.
11. FQE TIPI pour les derniers encaissements le plus tard possible.

Janvier

C’est la période dite d’inventaire qui permet de solder les opérations de N-1 et qui possiblement dure jusqu’au 31 janvier (cf M9-6).
C’est une période où il faut mettre une priorité absolue sur le traitement des dernières opérations de N-1. Et ainsi, on détend la préparation des comptes financiers d’un côté et on part sur le nouvel exercice d’un bon pied.
Les trainards, les flemmards, on vous a à l’œil ;-) ...

12. Mettre à jour les tarifs  : prélèvement automatique, Turbise, GFE etc.
13. Relevés des compteurs des logements pour le calculs des charges ; ça ce sont les GM et c’est à faire au plus près du 31/12. Pour le calcul des charges si vous êtes perdus le lapin rouge a pensé à vous clic !
14. Saisie des derniers encaissements de N-1 (chèques, espèces, CB …) : agence comptable.
15. Éditer et traiter les relevés DFT et arrêt de saisie au 31/12 dans GFC
16. Relevés des stocks et calculs des variations de stocks : idem, allez les gestionnaires, y’a un outil qui fait le taf pour vous chez l’IZ clic !
17. Éditer (au format pdf) et vérifier les inventaires : alimentaires, produits d’entretien, objets confectionnés, magasins pédagogiques. C’est à transmettre à l’agent comptable pour constituer le compte financier.
18. Transmettre les DAO de décembre aux établissements pour le dernier mandat de début janvier. Un peu de travail pour l’agence comptable quand même ;-)
19. Vérifier les comptes pour la mise à jour et l’envoi des régies de recettes (libellé des voyages par exemple).
20. Vérifier et traiter les opérations éventuellement en attente dans GFC :

  • coté gestion : liquidations, opérations en attente d’édition, écritures non transmises, rejets traités etc
  • côté agence comptable : écritures en attente, rejets transférés, paiements, encaissement pour ordre, ordres de paiement et règlements traités.

21. Vérifier que toutes les DBM pour vote sont validées et réceptionnées.
22. Faire la DM 22 si vous ne l’avez pas encore faite. Et dans la foulée, le mandat et l’OR des charges communes reversées au ALO (avec Opale ce reversement n’existera plus).
23. Côté GM, terminer les opérations budgétaires concernant les loyers, les charges locatives (consommations des logements), les provisions, les reversements FRH, et FSCH si vous les avez reçus de la part de la CT.
24. Côté agent comptable et gestionnaire, vérification de la SDE, de la SDR et de la classe 4.
25. Dernier mandat à payer : généralement fin de la première semaine de janvier, mais cela peut varier.
26. Pour les factures non parvenues et pour les DAO n pour facturation n-1, cf fiche extourne très bien faite.
27. Vérifier les créances et les EDDS : édition pdf + dbf côté agence comptable pour le COFI et les sauvegardes.
28. Vérification périodique histoire de vérifier que tout va bien.
29. Bascule, cf fiche technique proposée chaque année par les DSI de votre académie auxquelles il convient de se référer. Généralement cette bascule se fait entre le 15 et le 30 janvier.
30. Passage au crible du fichier des fournisseurs côté gestion afin d’avoir une base propre ; et révision du plan de subdivisions côté agent comptable si nécessaire.
31. C’est parti pour la saisie des engagements des contrats et abonnements de l’année, des OR de la dotation de fonctionnement, des loyers des COP histoire d’avoir des situations budgétaires les plus sincères possibles.
32. Réception du budget par l’agent comptable : fichier plus documents : budget, acte, bordeaux d’instruction et accusés de réception.
33. Et c’est le premier mandat auquel il faut bien joindre de l’acte de délégation du CA au CE et tous les contrats et marchés pour celles ou ceux qui ont un doute, tout est expliqué intendancezone a encore travaillé pour vous ;-) ; c’est ici

Après la bascule et dès que les opérations ci-dessus sont terminées

C’est plus la partie de l’agent comptable et elle va bientôt venir ...