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Maîtrisez la bête

S’en sortir avec les régies

mardi 13 décembre 2011, par L’intendant zonard

Le module de régies n’est pas sympa. Il gaspille du papier. Il est indispensable et on n’est jamais sûr d’avoir pigé comment l’utiliser. Quelques pistes...

Première étape : l’habilitation

A l’intérieur de ce premier chapitre, on va trouver plusieurs points distincts. En effet, le comptable va susciter la création d’une régie, la faire valider par l’ordonnateur, soumettre le tout au visa de la DGFIP, réceptionner l’accord du contrôleur et enfin transférer l’habilitation au régisseur.

Pas de raison de s’enquiquiner en dépassant certains seuils

Les régisseurs sont tenus à un cautionnement s’ils dépassent certains seuils d’activité. Dans la plupart des établissements rattachés à un EPLE, on peut déclarer des mouvements inférieurs à ces seuils, et donc fichtrement se simplifier la vie, de manière sérieuse et adaptée.

Attention, la dispense de cautionnement n’empêche pas les régisseurs de connaître quelques risques dans cette activité, et l’on ne leur recommandera jamais assez de s’assurer contre ces risques ; ils peuvent le faire moyennant moins de 50 € par an dans le cadre des contrats APIC de l’AMF.

Le visa de la DGFIP n’est donné que sur une partie des éléments, d’autres sont modifiables en cours de route

Parmi ces éléments qu’on peut retoucher, il y a la liste des motifs d’encaissement. C’est essentiel pour s’adapter, chaque année, à des subdivisions plus précises ou dont les intitulés varient (cas des voyages...).

En ce qui me concerne, je tente donc de prévoir le plus complètement possible les motifs d’encaissement que les régisseurs seront amenés à faire. Pour être encore plus sûr de ne pas être embêté, je leur conserve un "divers" avec pour consigne de bien éviter de l’employer, et ce motif d’encaissement n’est pas programmé dans GFC-géné pour être automatiquement relié avec un compte de classe 4 : l’admission du fichier de régie exige donc une retouche de ces opérations, l’occasion éventuellement de rejeter ou d’enguirlander le régisseur qui n’a pas correctement classé ses opérations.

Truc important : la graphie du nom du régisseur

Les statistiques zoniennes démontrent que 96,71 % des jeunes couples comptable-régisseur se sont usés les nerfs sur la réception de l’habilitation. C’est que pour ce faire, GFC exige que le nom du régisseur soit saisi dans le module régie très précisément sous la même forme que ce que le comptable a écrit de son côté. Si le comptable a écrit Adam Labrosse, pas question de mettre M. Labrosse ou Labrosse A. !

La régie d’avance, et seulement la régie d’avance

Il est essentiel que le lecteur de cet article s’imprègne bien du fait qu’il y a (éventuellement) deux régies, celle des avances et celle des recettes, et que les deux sont deux mondes qui ne se croisent que rarement. Donc je vais vous parler de la régie d’avance, dans le cadre de la petite somme que remet le comptable pour pouvoir acheter des trucs en DAO.

Cette avance n’est faite que pour cela, même si concrètement vous l’utiliserez aussi comme fond de caisse pour avoir de la monnaie pour vos premières recettes. Si votre comptable vous a remis 150 € d’avance, vissez-vous bien dans le crâne que, aussi longtemps que le drapeau noir ne flottera pas sur Bercy, vous ne dépenserez jamais plus que ces 150 €. Comment dépenseriez-vous d’ailleurs de l’argent que vous n’avez pas ? En prenant dans la régie de recettes ? Argh, si vous y songez même un instant, vous serez précipité dans les flammes de l’enfer !

Je vous donne maintenant la bonne procédure dans le bon sens à appliquer pour que tout se passe bien :

  1. vous remboursez une DAO à un prof qui avait poliment demandé préalablement avant de faire la dépense (ce genre de trucs dont j’ai déjà parlé plein de fois)
  2. saisissez cette opération parmi les dépenses dans la régie
  3. validez la période de régie d’avance
  4. ça vous donne un fichier qui est à transférer à l’ordonnateur. Inutile de le transférer au comptable, il ne peut rien en faire
  5. l’ordonnateur réceptionne ces DAO, qui seront ajoutées au prochain mandat
  6. le mandat suivant remis au comptable contient donc des DAO
  7. le comptable constate que la réception de ces opérations fait diminuer l’avance qu’il avait consentie, il la reconstitue à son montant initial. Vous lui remettez évidemment une quittance en échange de la somme qu’il vous remet, et l’idéal est que cette quittance fasse état des DAO dont le cycle de paiement est ainsi réglé (en particulier si vous numérotez les opérations de DAO comme je le fais)

Dans cette organisation, le régisseur doit tout simplement penser à faire une fin de période de la régie d’avance juste avant la validation de chaque mandat. Si le travail est fait régulièrement, tout se passera parfaitement.

Dans la régie d’avance, c’est le régisseur qui paie la DAO, pas le comptable ! Naturellement, il faut préciser que le comptable demeure toujours en capacité d’assumer une DAO lui-même pour l’établissement concerné, l’existence d’une régie ne lui interdit en rien d’agir directement. C’est même ce qu’il convient de faire si une DAO dépasse le montant de l’avance, mais pas les 750 € au-dessus desquels le règlement par virement est obligatoire, et encore je vous souhaite de vous arrêter bien en-dessous de ce chiffre...

Pour information, un collège fonctionnant bien génère de l’ordre de 1000 € de DAO par exercice, dont près de la moitié en carburant dans l’exemple que je prends (trop peu encore cependant pour justifier les frais fixes d’une carte pétrolière)

Du point de vue du comptable, tout ce qui est à contrôler est au compte 543 de l’établissement rattaché : il est en permanence débiteur de la somme d’avance allouée, 150 € dans mon exemple. Dans la minute qui suit la réception d’un mandat, ce débit diminue, et je rétablis immédiatement le montant habituel par une remise au régisseur. C’est que je réceptionne la plupart du temps les mandats avec mes gestionnaires en visite, justement pour assurer le meilleur suivi possible de ce type d’opérations.

L’écriture à passer sera
- dans la CG de l’ER : d 543 / c 5132
- dans la CG de l’AC : d 452x / c 531

Mon régisseur est /je suis une andouille et le seuil a été dépassé, que faire ?

Pas d’autre solution que de rétablir la situation en plusieurs épisodes d’un montant inférieur à celui de l’avance. Mais ce n’est pas plus compliqué que cela ! En revanche, le logiciel vous aura fait bien transpirer en ayant un comportement très désagréable, dans l’attente de ce règlement : tout y semble de traviole. Mettez-vous à sa place, vous avez dépensé une avance qui n’existe pas !

La régie de recettes

En régie de recettes, aucune dépense possible, on est bien d’accord ? La procédure est simple, appliquez-la dans cet ordre :

  1. saisissez en temps réel sinon au minimum quotidiennement les entrées dans la régie
  2. validez régulièrement
  3. de manière à être bien au clair au moment de la fin de période, que cela ne soit pas "difficile" de boucler les opérations pour les présenter au comptable
  4. remettez à votre comptable les chèques et espèces que vous avez reçus. Chaque bordereau de chèque et chaque quittance que le comptable vous remettra feront pour lui l’objet d’une écriture manuelle au crédit du 545 ; puis il note le solde créditeur du 545 quand vous lui avez tout remis
  5. le comptable réceptionne alors la disquette de fin de régie de recettes (rappel : celle des avances ne lui est d’aucune utilité). Si le montant de ce que la disquette justifie correspond au crédit du 545, il peut valider les yeux fermés, et hop ce compte est soldé.

Les écritures à passer
- remise de chèques : d 5112 / c 545
- remise d’espèces, dans la CG de l’ER : d 5132 / c 545
- remise d’espèces, dans la CG de l’AC : d 531 / d 452x

Les remises d’espèces devront toujours correspondre à des quittances bien précises du quittancier que tient le régisseur. Dans ce quittancier, deux sortes d’opérations : les recettes qui seront remises au comptable, et les opérations de remise ou reconstitution de la régie d’avance par le comptable. Il suffit de ne pas intégrer ces dernières, bien entendu.

Comme le comptable établit de son côté une quittance quand son régisseur lui remet du numéraire, l’idéal est que celle-ci porte la mention précise des opérations du régisseur concernées. La traçabilité est ainsi maximale, et les erreurs seront immédiatement dépistées.

Et si ça cloche ?

- Si le solde créditeur du 545 est plus élevé que le montant de la disquette de transfert, alors c’est que le régisseur n’a pas passé dans le module régies toutes les opérations qu’il aurait du
- Si le 545 contient moins d’argent que ce que le fichier de transfert justifie, alors le comptable doit rejeter une partie du transfert correspondant aux sommes qui ne lui ont pas été remises (cas typique du chèque dont on se rend compte un peu tard qu’il n’était pas signé...)

Et les forêts primaires dans tout ça

Je ne l’ai pas encore évoqué, mais le module régie a été inventé par des gens qui détestent les arbres, et ont fait le voeu de tous les transformer en papier jusqu’à la dernière branche. Vu l’utilité très limitée de tout ce qui sort par dizaines de pages contenant chacune deux lignes de douze écus, et bien j’ai décidé de m’en passer.

Je vous renvoie donc à l’excellent PDF-creator, qui permet au lieu d’imprimer de générer des fichiers PDF qu’on stocke dans un coin du disque dur. Faites un répertoire "cimetière de la régie", dans lequel vous balancerez toutes ces éditions bidon, si on a besoin de les ressortir, on les trouvera là. Et hop !

(pour contourner un problème avec le moteur de recherche : regie regies regisseur regisseuse : sans accent ça marche mieux et en ayant mis cela ça sera parfait)

Messages

  • J’ai saisi sur la régie les dépenses et le solde rendu. J’ai validé la fin de journée, édité le journal et validé la fin de période mais je ne trouve pas comment transférer la régie à la compta budgétaire. J’ai aussi cloturé la régie, est-ce que cela gène à cette opération ?

    • Le problème est dans la manière dont la question est posée : on ne peut pas "transférer la régie à la compta budgétaire". On transfère les dépenses régisseur seulement ! Retournez-y en cherchant cela, ça devrait mieux marcher. Et s’il n’y a pas eu de dépenses du régisseur, il n’y a strictement rien à transférer à la comptabilité budgétaire.

      Si vraiment vous êtes coincée, je demanderai à l’un de mes fidèles régisseurs de me faire passer une capture d’écran de l’opération que vous n’arrivez pas à faire.

  • Bonjour, je trouve votre site super, et bien fait ; j’y puise des informations, qui m’aide énoooooooormément...j’ai vu le mot habilitation et je me sens concernée ; l’agent comptable doit venir pour que je sois "habilité" j’avoue que parfois, ça me fait un peu peur (suis assistante du...) et pas gestionnaire...pourvu que je m’en sorte ; j’ai aussi entendu le mot "régie"...j’espère qu’on ne peut pas faire de grosses erreurs !
    J’en ai marre d’avoir mal au ventre tous les matins avant d’embaucher.
    Vos fiches sont super bien faites, un GRAND merci...Continuez.

    • Le terme habilitation, c’est parce que l’argent dans un EPLE est de l’argent public, il est donc sacré. Seuls les prêtres, heu les comptables, peuvent toucher à ces saints billets et pièces. Mais le Dieu de la réglementation, dans sa grande sagesse, a prévu que des laïcs puissent aussi, à certaines conditions, s’en approcher : pour cela le comptable peut habiliter quelqu’un à manier les fonds.

      Les bienheureux ainsi oints doivent respecter les nombreux rites ésotériques de la régie, qui exigent en particulier de détruire les forêts primaires par le gaspillage de papier le plus intense possible. Les grosses erreurs, ça serait de pas travailler sérieusement et régulièrement : appliquez mes procédures, et vous ferez aussi bien que mes gestionnaires rattachés.

      Pour le mal au ventre, on se le fait tout seul et sans aucune aide, alors arrêtez, et tout rentrera dans l’ordre. Je suis comptable responsable du maniement de 7 millions d’euros par an, avec une caution sur ma propre tête, et je dors très bien, alors c’est pas une petite gestion de petit collège qui va vous abîmer la santé, non ?

  • problème . j’ai receptionné une régie - le montant d’un chèque est différent.
    créance 114.03 chèque 114.03 mais saisie pour 114.30 dans regie et cette dernière est validée et transferée . que dois je faire à l’agence comptable.... modifier ou supprimer la ligne - Risque d’incohérence ???
    chez le régisseur et agence comptable ?

    • Bonjour,

      Quand j’ai eu le cas, la moins mauvaise solution consistait à laisser les écritures telles quelles, et demander au régisseur de minorer délibérément de 0.27 € une opération similaire de la prochaine période de régie. Pas très élégant, mais c’est efficace. Il faut juste être sur que le régisseur n’oublie pas, et qu’il le fasse comme il faut.

  • Bonjour
    Quels sont les documents a avoir pour solder une régie d’avance definitivement
    afin d’envoyer aux assurances et cautonnement pour solder le tout dans les regles

    Depuis fin septembre 2013 qua la regie d’avance que je detenais est supprimer.

    Merci d’avance

    C.beauvieux

  • J’ai saisi dans la régie recette, le solde d’une régie d’avance faite pour un voyage soit 2200€. Comment faire pour annuler cette erreur ? et eviter que cela n’apparaisse comme un double versement des familles.

    Merci d’avance

    • Comme tout comptable qui se respecte, je n’ai pas de régie sous la main pour dire comment le corriger, mais il doit y avoir une écriture de correction possible pour annuler complètement le truc.

      Si jamais ce n’est pas le cas, pas de panique : il suffit, en transmettant au comptable le fichier informatisé, de lui dire de rejeter cette ligne. Et lui remettre la somme à lui en direct (contre quittance), puisque si j’ai bien compris c’est le comptable qui avait fourni l’avance pour le voyage, pas le régisseur.

  • Bonjour,

    Je suis nouveau dans dans le domaine des régies de recette et je ne le maîtrise pas bien encore. Je souhaiterai avoir des informations personnalisées. Est-ce possible ?