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Pourquoi subdiviser le 4112 ?

mardi 4 janvier 2011, par L’intendant zonard, pépettes

Une gentille collègue me demande :

J’ai entendu parler de la subdivision du 4112, qui serait intéressante pour le comptable. Peux-tu m’expliquer quel en est l’intérêt ?

[Mise à jour juin 2015 sur les régies]

Alors, tout simplement, parce que l’activité du compte 4112 est aisément divisible en trois trimestres, et que c’est tout de même stupide de s’empêcher de séparer ces flux bien distincts !

Si je ne subdivise pas, je commence l’année avec le 4112 à zéro, certes (les reports sont au 4111, ça va mieux en le disant, au cas où...), mais au moment où commence le 3e trimestre, il reste des sommes impayées de la période janvier-mars.

Pour suivre le montant des créances par trimestre, je serais donc contraint de calculer manuellement combien de solde débiteur il me reste du trimestre précédent, et combien pour le trimestre en cours. En gros, quand arrive septembre et le dernier trimestre de l’année civile, on n’a plus aucune chance de s’y retrouver.

En revanche, ayant subdivisé, chacun des trimestres vit sa petite vie sans gêner les deux autres. On peut en quelques clics s’assurer de la correspondance entre le montant restant en débit et la liste des créances supposée le justifier ; s’il y a des incohérences, on sait tout de suite de quel trimestre elles viennent.

Autre avantage non négligeable : à chaque coup d’oeil sur la balance, je peux voir où j’en suis dans le recouvrement de mes créances. Et comme je sais à quelle période renvoie chaque subdivision, je sais forcément ce qu’il me reste à faire comme travail de recouvrement.

La contrainte, c’est qu’il faut être attentif, à chaque encaissement, à la subdivision concernée. Mais dans l’essentiel des cas, les encaissements sont très saisonniers, et quand on touche de l’argent pour une période plus ancienne, on s’en rend tout de suite compte !

Cela fonctionne tout aussi bien en utilisant les créances internes à GFC qu’avec un logiciel de suivi externe, comme Alise.

Comment faire ?

Il faut aller dans la comptabilité générale, afficher le plan comptable, et cliquer sur subdiviser le compte que l’on souhaite. Dans la plupart des cas, ce n’est pas possible, alors on ne s’énerve pas, c’est pour l’une des raisons suivantes :

- le compte a déjà été mouvementé. Si la session n’a pas encore été validée, on retouche l’écriture momentanément dans le brouillard, pour mettre à la place un autre compte bidon. Si la session a été validée, c’est fichu pour l’année. Pareil si le compte a déjà servi dans une FQE déjà validée. Bref, chacun comprend pourquoi il importait que je réponde immédiatement à la question.

- mais de plus, souvent c’est bloqué même si la fiche de compte est vide, parce que le compte est connu comme destination d’affectation. Dans le cas du 4112, allez voir toujours dans le plan comptable ce qui se passe au 7062, et dans la colonne de droite vous risquez bien d’y trouver le 4112. Cliquez droit sur ce compte et supprimez-en l’affectation, cela libère la possibilité de subdiviser le 4112.

- vérifier aussi du côté des régies si le 4112 n’est pas référencé. Si ce compte est attendu dans la régie, et c’est fort probable, vous allez devoir refaire l’habilitation pour d’abord l’enlever, ensuite subdiviser puis remettre dans les comptes autorisés pour l’encaissement les nouvelles subdivisions que vous aurez pratiquées. On pouvait avoir une hésitation avant de le faire, mais depuis 2015 il n’y a plus de visa de la DDFiP sur les habilitations de régie : elles se font entre l’ordo et le comptable, lesquels ont vite fait de s’entendre sur une modification !

Une fois seulement que le compte est libéré de tout lien avec l’extérieur, il peut être subdivisé ; je préconise de pratiquer 4112T1, 4112T2, 4112T3, sachant que le T est optionnel, mais il fait gagner en clarté. Autre possibilité encore plus claire, 4112JM pour janvier-mars, 4112AJ pour avril-juin et 4112SD pour septembre-décembre : on n’hésite même plus avec ces trimestre numérotés par année scolaire alors qu’ils sont classés par année civile.

Dans un dernier temps, les liens automatiques peuvent être recréés avec les nouvelles subdivisions, c’est intéressant pour la régie. Mais pour l’affectation du 7062, il faudrait choisir l’un des trois trimestres, et si on pratique ainsi deux fois sur trois il faudra retoucher manuellement le résultat au moment de la validation de l’OR par le comptable, pas très intéressant, autant ne pas automatiser. D’autant plus que les commensaux aussi transitent par le 7062, depuis la RCBC.

Installez-vous dans la durée !

Faites de même pour le 4111, il n’y a pas de raison ! Mais je dis ça, alors que en toute logique, vous ne devriez avoir au 4111 que le 1er trimestre immédiatement précédent, ce qui est plus ancien serait plutôt à sa place au 416.

Tiens, et si on subdivisait le 416 ? Vous pouvez classer des opérations de recouvrement par cabinet d’huissier si vous en avez plusieurs, ou par "grands comptes" si vous avez des collectionneurs de dettes, ou encore par période de temps, comme en 411.

Messages

  • Il me semble que l’on peut éditer des liste de créances par trimestre. Il suffit de sélectionner élève dans ORIGINE.

    • ... quand tu as encore des créances auto dans GFC ! D’une manière générale, depuis que je suis dans le métier, avec ou sans suivi des créances, ça a toujours été pénible de savoir où en est le 4112. Je rappelle que, dans le 93, il est exclu d’espérer faire un OR avant le dernier jour du trimestre, tous les jours un élève rentre ou sort de l’établissement, reçoit une bourse en retard, finit par apporter un dossier de fonds social... Donc, à la fin du trimestre, c’est la surprise, et ensuite on tâche de comprendre ce qui s’est passé.

      Donc, à tout le moins, la subdivision me permet de suivre proprement les trimestres passés, et c’est au moins ça de pris !