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Dépenses avant ordonnancement

Technique de la DAO (pour le comptable)

mercredi 11 novembre 2009, par L’intendant zonard

Mise à jour en 2009 : en fin d’article, un modèle de circulaire diffusable, et intégrable dans le classeur qualité de la démarche Odicé.

Les DAO sont sous le contrôle de l’Agent Comptable ou du régisseur d’avances. Sachant que le virement administratif est le mode normal de règlement et que des exceptions dont le règlement en espèces y sont admises, le comptable doit fixer les règles et les limites qui lui conviennent pour un bon contrôle.

Voir aussi l’article traitement des DAO

Voici le déroulement idéal d’une dépense avant ordonnancement (notez-le bien, j’envisage d’écrire des contes de fées dans un proche avenir) :

- Le prof de SVT, après avoir pris rendez-vous à votre secrétariat, vient poliment vous demander s’il est possible d’acheter pour un €uro d’oignons rouges. Vous prenez alors un air très inspiré, réfléchissez plusieurs secondes, et répondez, l’air las : "ça va pour cette fois, je vais encore faire un effort et vous accorder cette faveur".

- Le lendemain, le prof vous apporte un ticket de caisse pour 0,90 € d’oignons rouges. Vous lui rendez tout de suite la somme (et en plus il a 10 centimes de monnaie sur lui), car l’OEA qui fait le labo de sciences vous a confirmé en début de matinée qu’il y a des oignons sur le bureau du prof, et qu’ils sont bien rouges.

- Vous inscrivez cette sortie de caisse sur un registre propre qui retrace toutes ces opérations, numérotées de 1 à X à chaque nouvel exercice budgétaire. Vous reportez ce numéro sur le petit ticket de caisse.

- Vous passez en compta géné l’écriture Débit 47211/ Crédit 531 de 0.90 €, avec comme référence DAO 14 - Oignons rouges SVT.

- Vous validez la session de votre compta générale, ce qui est toujours agréable et facile, puisque votre compta est propre et nette à tout instant. Cela fait remonter vos DAO dans le module spécifique de la compta générale. On vous demande alors de préciser le chapitre A1, le compte 6067, le code de gestion SVT.

- Vous demandez le transfert à la compta budgétaire. Dans la budgétaire, vous validez la réception de la dépense, qui se trouvera parmi les liquidations en attente.

- Lors de votre mandat suivant, le bordereau des DAO sortira, et vous le ferez signer par l’ordonnateur dans la foulée du reste du mandat. Le chef d’établissement n’aura aucune question à vous poser à ce propos, et signera de bonne grâce en vous faisant confiance, au lieu de refuser de prendre en charge et de vous signaler que vous n’auriez pas du accepter de rembourser le prof.

- Le bordereau des DC suffira à mettre avec l’original du mandat qui partira vers le juge ; si celui-ci se pose des questions, vous irez ensemble consulter les petits tickets de caisse que vous aurez soigneusement accrochés, dans l’ordre, avec le duplicata du bordereau. Toutefois, en cas de dépense plus importante que d’habitude, mettez quand même quelque chose pour le juge, ça lui fera peut-être plaisir.

- Rappel : le petit ticket de caisse ne sera pas considéré comme une pièce justificative régulière, mais comme un simple indication à valeur de commencement de preuve par écrit (oui j’ai fait Droit, pourquoi ?). Vous êtes dans le cadre de l’exception qui vous permet de ne pas produire de pièce justificative, pour des petites dépenses exceptionnelles. C’est pourquoi je vous conseille de conserver le ticket comme vous le faites pour les bordereaux de livraison ou autres, avec le duplicata du cofi.

- Parfois, il n’y a pas de petit ticket du tout : si vous souhaitez prendre en charge la dépense tout de même, faites ou faites faire sur papier libre un certificat disant la date, le montant, l’objet de la dépense, le nom du commerçant (et tout ce qui vous paraîtra utile), et montrez-le au chef d’établissement pour lui exposer la situation ; s’il le signe c’est encore mieux..

- Toutes les DAO sont à rembourser en liquide. Ne faites jamais de chèque à un particulier, cela laisse une impression déplorable au juge des comptes. Surtout si le particulier en question, c’est le comptable ou le gestionnaire ! De toutes manières, si vous vous débrouillez bien, les sommes sont tellement faibles qu’il serait ridicule de les renvoyer par chèque.

- Le fait que soit mentionné un mode de règlement sur le petit ticket n’est pas très intéressant : du moment que l’ordonnateur couvre une DAO, peu importe les formes initiales de la dépense. Si le prof a acheté les oignons rouges par carte bleue, c’est son problème, le seul qui nous intéresse c’est la justification de la DAO par un service réellement fait. De toutes manières le juge sait très bien que ce n’est ni l’ordo ni le comptable qui fait ces opérations-là, et n’a pas son mot à dire sur la manière dont les profs gèrent leurs sous. Qui plus est, si la dépense initiale n’est pas en espèces, il aura ainsi même la certitude que l’argent n’a pas été sorti de la caisse avant d’aller au magasin, ce qui fait désordre et doit être évité autant que possible (même si je le fais parfois, quand un des TOS fait le plein du véhicule, par exemple).

Cas de la DAO par chèque

Cette procédure est à utiliser dans certains cas particuliers, en général pour acheter auprès d’un fournisseur qui ne veut pas vous ouvrir un compte pour un règlement par virement administratif. Vous pouvez alors être amené à l’utiliser pour des dépenses d’un montant bien plus élevé. Ne dépassez pas quelques centaines d’€uros. Le plafond officiel est à 750 € (merci à N@n@rd qui a indiqué le bon chiffre en commentaire), mais mieux vaut s’en tenir éloigné : un nombre significatif de dépenses d’un montant proche du maximum sauterait aux yeux du juge comme une provocation.

- Pensez bien à inscrire des informations lisibles et complètes sur le talon du chèque. Ca paraît hallucinant, mais j’ai vu chez un collègue un chéquier sans pratiquement la moindre information sur le talon. Ca collait avec la gueule de la compta en général : à ce jour amendes de COFI en retard et débet qui ne saurait tarder ; n’attendez pas d’en arriver là !

- Passez en compta géné une ligne Débit 47211/Crédit 5159, en mettant le numéro du chèque et l’objet de la dépense comme référence.

- Inscrivez sur votre cahier du compte Trésor (si vous l’utilisez toujours) une ligne avec ces mêmes références, en crédit dans la colonne "avant notification du Trésor".

- A l’arrivée du relevé du compte courant, vous reconnaîtrez le numéro du chèque. N’hésitez pas à annoter le relevé en indiquant l’objet de la dépense, en cas de souci cela sera sans doute utile.

Pratique observée dans le 93

Version 2005 : Il semble que nous soyons nombreux à mettre au 47212 "menues dépenses" les opérations en espèces, et au 47211 "dépenses avant ordonnancement" les opérations par chèque. En fait ces deux comptes différents n’existent pas pour cela : les "menues dépenses" sont faites sur la base d’une avance consentie au responsable du labo de sciences par exemple. De temps à autre, cette avance est reconstituée en échange des justificatifs.

Mise à jour 2007 : Attention j’étais imprécis ci-dessus : les menues dépenses seront comptées dans le bordereau des menues dépenses généré par GFC ordo. Les diverses dépenses, elles, sont traitées individuellement, réservez-les à des opérations pour lesquelles vous avez quelque chose qui ressemble un peu plus à une pièce comptable. Donc je confirme la "pratique du 93" qui est de mettre les chèques en 4721Diverses, et les espèces (mais aussi certains petits chèques) au 4721Menues.

Normalement, tout se passe au 47211. Pour ma part, j’ai subdivisé le 4721 en 4721L pour dépenses en liquide, 4721C pour les dépenses par chèque, et 4721E pour les prélèvements d’EDF. Faites de même si vous avez des prélèvements, mais tâchez d’en avoir le moins possible !

GFC demande poliment quelles sont les subdivisions à utiliser pour "menues dépenses" et "diverses dépenses". D’autres comptes ne sont pas impactés par les remontées automatiques, donc si vous avez mis sur 4721E les prélèvements EDF, ils ne seront pas traités automatiquement. La bêtise alors étant de les mettre sur le 4721Menues ; à la rigueur si l’automatisation vous intéresse, mais ce n’est pas sans risque, mettez-les donc au 4721Diverses.

Grave stupidité à ne surtout pas faire

Toute sortie de caisse n’est pas une DAO, loin de là ! Avant d’utiliser le 4721x, demandez-vous toujours si, par hasard, un mandat n’a pas déjà été fait. Le danger existe notamment :

- Pour un fournisseur connu mais avec règlement par chèque (mode de paiement n°6) : vous avez peut-être bien déjà fait le mandat, ou préférerez le faire même un peu en retard (c’est mal, mais si vous allez vite et n’êtes pas contrôlé dans l’intervalle, à la rigueur...).

- Pour les bourses à verser à la caisse, si vous n’avez pas suffisamment sévèrement pointé votre bordereau des droits constatés : vous versez à la caisse, mais (en théorie tout du moins) votre mandat des bourses est déjà passé ! C’est donc une sortie de caisse déjà mandatée, et pour justifier le mouvement, je ne vois qu’un reçu à faire signer par la famille, que vous classerez dans votre registre de caisse.

Pour éviter ce souci, je le fais par chèque au porteur en convoquant le responsable légal, pièce d’identité à l’appui, à la famille de se démerder pour récupérer l’argent. Ca revient au même mais je ne me sens pas obligé de laisser plusieurs pages de traces.

Nouveauté 2009 : Modèle de doc diffusable à la communauté éducative, signé par le comptable, le régisseur et l’ordonnateur

Une fois n’est pas coutume, je ne fais pas un fichier OpenOffice, mais juste le texte à recopier.

Modalités de remboursement des menues dépenses en espèces

Les Dépenses Avant Ordonnancement (DAO) sont une tolérance de la réglementation en vue de permettre des dépannages urgents occasionnels.

Les DAO peuvent être prises en charge par l’agent comptable, puis régularisées par le chef d’établissement, aux conditions suivantes :

- Le principe est l’autorisation préalable, par le chef d’établissement, son adjoint, le chef de travaux ou son assistant, ou le gestionnaire ou sa secrétaire.
- Sont exclus tous achats prévisibles et réalisables par les moyens normaux ; le manque d’organisation n’est pas un motif d’exception.
- Le montant doit être le plus faible possible.
- L’achat sous cette forme n’exclut pas la recherche de la meilleure prestation au meilleur prix.

Si ces conditions sont réunies, l’intendance rembourse immédiatement le ticket de caisse à la personne ayant fait l’avance. L’intendance ne peut pas conserver à la fois le ticket et l’argent correspondant.

Pour attester d’un accord préalable, le ticket doit porter le visa de l’une des six personnes citées comme en mesure de le donner. Le fait que l’avance initiale ait eu lieu en espèces ou par un autre moyen de règlement n’a aucune importance, le remboursement se fait en liquide.

NB : l’établissement a de nombreux comptes ouverts dans les magasins du secteur, l’intendance peut vous rédiger un bon de commande dans de brefs délais.


Voir en ligne : Instruction sur les modalités de paiement avant ordonnancement

Messages

  • Seuil du paiement obligatoire par virement : 750 €

  • Bonjour,

    Tout d’abord bravo et merci pour ton site. Il est non seulement clair et agréable sur le plan graphique et la navigation est facile mais surtout il est fort "précieux" (dixit Gollum) sur le contenu. J’ai une petit question d’un agent comptable débutant (c’est moi !) concernant les DAO.
    Imaginons un instant (ça ne doit pas être très dur...) que certaines de tes dépenses aient fait l’objet d’un prélèvement automatique (GDF, EDF, Télécom...) fin janvier de l’année N mais concerne l’exercice N-1.
    Comme un bon agent comptable, tu sais que les factures de l’exercice N-1 doivent être rattachées au bon exercice et tu as donc estimé ces factures et les a enregistrées au 4081 - factures non parvenues par un mandat.

    Pourrais-tu décrire ensuite les étapes à réaliser après le prélèvement en 2006 (Comptes en T et pièces comptables) ? Par avance, merci de ton aide.

    • (...) certaines de tes dépenses aient fait l’objet d’un prélèvement automatique (GDF, EDF, Télécom...) fin janvier de l’année N mais concerne l’exercice N-1. Comme un bon agent comptable, tu sais que les factures de l’exercice N-1 doivent être rattachées au bon exercice et tu as donc estimé ces factures et les a enregistrées au 4081 - factures non parvenues par un mandat.

      Non, il ne faut pas être plus royaliste que le roi : EDF me fournit une facture vers le 20 décembre, montant prélevé le 3 janvier, OK je mandate, et je mets l’argent au 4081. D’ailleurs l’année dernière je l’ai mis en crédit du 4721E, beuârk, chuis nul, fais pas comme moi. Mais l’électricité consommée entre le relevé du 18 décembre et le 31 décembre, et bin merde, elle sera payée sur le budget de l’année n+1, faut pas déconner non plus, on n’a pas que ça à faire !

      Si j’ai un prélèvement fin janvier, c’est que l’on me prélève la consommation du 15 décembre au 15 janvier, en gros. Eតវរt vraiment pour 15 jours de vacances (en plus !) je ne vais pas m’emnuyer la tête.

      Cas plus gênant : les factures trimestrielles, eau ou gaz, mettons. Et bin là encore, je pense qu’il faut ne pas s’arracher les cheveux en quatre, et mandater à réception de la facture, si ce n’est pas pendant la période d’inventaire qu’elle arrive. Ou alors, contacter le fournisseur en leur demandant de décaler les dates de relevés et de facturation. L’annualité budgétaire, c’est très beau, mais sincèrement je pense qu’on peut se passer de faire des lavements aux drosophiles.

      Pourrais-tu décrire ensuite les étapes à réaliser après le prélèvement en 2006 (Comptes en T et pièces comptables) ?

      Mettons que j’ai mandaté le 5 janvier n+1 en antidatant du 30 décembre. J’ai placé l’argent au 4081. Quand le prélèvement arrive, j’ai le choix : ou bien je le réceptionne directement le débit sur le 4081 (D4081/C5151), et on n’en parle plus, ou bien j’ai envie qu’au 4721E comme EDF, on puisse retracer la totalité des opérations de l’année, et alors je réceptionne le débit au 4721E (D4721E/C5151), puis je passe une écriture D4081/C4721E, pour solder ces deux comptes. C’est peut-être plus joli.

      A priori, je ne vois aucune nécessité ni aucun classement possible d’une quelconque pièce comptable. S’il faut sortir une pièce à chaque ligne du journal général, on n’est pas sortis des ronces...

    • oui mais lorsque tu fais ton écriture d 4721 c 5151 en validant ta session, GFC traite l’écriture comme une DAO et lors du transfert en compta bud tu te retrouves avec un mandat que tu as déjà fait sur 2006 (mandat facture non parvenue) alors comment faire ???

    • Tu n’as qu’à supprimer la DAO avant son transfert à l’ordonnateur, tout simplement !

    • Je traiterai comme ceci la facture EDF de décembre N prélevée courant janvier N+1 :

      dans N+1 prise en charge du prélèvement : D 4011 -> C 5151

      dans N, en revenant de vacances, mandatement normal et non selon la procédure d’extourne : B60611 -> 4012

      dans cofi justification d’un solde au 4012

      dans N+1 reprise du solde du 4012 de N au 4011.

      Je n’utiliserai pas la méthode de l’extourne pour ce cas

    • Excellente pratique, meilleure que celle que j’indiquais précédemment. Je recommande !