Réunion des gestionnaires du bassin de Créteil le 1er juin 2017 : compte rendu

Compte financier 2016

Aucun gestionnaire présent ne signale de difficulté majeure. Dem’Act a posé problème : le compte financier n’est plus un acte transmissible, mais il reste tout autant nécessaire d’envoyer les documents aux autorités de contrôle. Le cofi doit donc être mis en pièce jointe, et il sera consultable par le rectorat et la collectivité de rattachement. Un établissement n’a pas envoyé son compte financier dans l’interface, il faut demander à la DSI (M. Bouxin) de rouvrir la possibilité de le faire.

Taille des documents dématérialisés : il est extrêmement préférable de produire les documents par PDFcreator, pas de numérisations ou le moins possible. Ensuite, on les assemble par PDF Split and merge.

Prise en charge des repas des élèves envoyés en classe-relais

Au séminaire académique 2016 des agents comptables, la recommandation avait été d’utiliser le fonds social pour solder ces charges. Les pratiques sont différentes d’un collège à l’autre, et sont toujours l’objet de questionnements.

Une position claire de l’institution en la matière est attendue depuis la mise en place d’un dispositif académique, basé sur des conventions entre établissements.
Une pratique peut être entendue, mais avec ses limites :

1. ne pas appliquer de remise d’ordre
2. ne pas externaliser l’élève demi-pensionnaire qui part en classe relais dans un autre collège
3. suivre la créance dans l’établissement d’origine
4. reverser l’encaissement à l’établissement d’accueil.

Les limites règlementaires à cette pratique l’élève est constaté demi-pensionnaire sur deux établissements, les sommes encaissées ne sont pas forcément à hauteur des mémoires émis par l’établissement d’accueil.

Etienne André rappelle qu’il faut établir un mémoire, puis le transmettre à l’établissement d’affectation par Chorus pro. Il serait agréable que les établissements recevant ces mémoires mettent un peu moins de huit mois à les régler ; le premier rappel est fait de collègue à collègue, avec une certaine discrétion, mais au besoin les comptables s’adresseront aux chefs d’établissement pour susciter un peu plus d’intérêt au moment d’ordonnancer les charges.

Dem’act

Tout en bas du tableau se trouve une fonction « Actes affichables ». Si on ne l’utilise pas, les actes ne sont pas exécutoires !

Evolution GFC 2017

Le nouvel onglet fait pour mettre le numéro de la facture est intéressant, parce qu’il permet de détecter les doublons. Ce cartouche détecte automatiquement les doublons, c’est intéressant pour la sécurité. Il n’est obligatoire que pour les fournisseurs signalés comme utilisant Chorus : attention, vérifiez que vos fournisseurs passant par la dématérialisation sont bien cochés. (capture d’écran)

Vérifiez que vous avez fait la mise à jour n°1 de 2017 : vous devriez avoir, en GFC budgétaire, la version 17.1.0. Dans le cas contraire, allez la télécharger sur http://cecoiawiki.accreteil.fr/wiki/index.php/DI1:GFC

Raccordement fibre optique des lycées

Martine Pizzuto se demande ce qui revient aux lycées pour l’activation de la fibre optique qui est en train d’être posée. On ne sait pas trop, l’activation des liens posés en ce moment semble devoir prendre encore plusieurs semaines sinon plusieurs mois. Fort malheureusement les fibres posées ne sont pas publiques, ce qui aurait été la condition pour que les établissements accèdent un large choix des fournisseurs d’accès à l’Internet. On ne pourra pas non plus proposer aux occupants des logements de s’abonner en passant par ces liens.

Il sera nécessaire d’être très prudent avant de résilier l’ancienne solution de raccordement, de s’assurer que tout fonctionne.

« Le sauté végétal »

Testé par le lycée Léon Blum, c’est un produit intéressant pour offrir une alternative végétale sur les protéines dans nos demi-pensions. C’est à base de protéines de blé et de pois-chiche, et dans l’assiette ça ressemble un peu à une découpe de viande blanche. C’est plutôt convainquant traité comme une viande en sauce bien relevée. On attend qu’il soit référencé chez nos fournisseurs, notamment ceux des groupements de marchés. D’ici-là le fabricant propose des échantillons pour des essais de terrain.

Subventions du plan numérique pour l’école

Ces subventions sont supposées servir à payer des prestations, pas du matériel ni même des logiciels ; une partie de la somme doit être utilisée par les écoles primaires, mais les collèges n’ont pas d’interlocuteurs (pas d’IEN sur certains secteurs...).

Il faut répondre à une enquête avant demain (coordonnées enquête). Dans l’assistance, personne ne semble avoir commencé à utiliser cette subvention.
Les gestionnaires sont sollicités pour des achats par les enseignants, sans qu’il ait été prévu de « projet » en concertation avec la direction.

Bien utiliser la classe 6

Premier conseil de Martine Pizzuto : lorsqu’on utilise un compte, il faut éviter de travailler à l’intuition. Chaque compte a des caractéristiques et des modes d’utilisation bien précis. À la moindre ambiguïté, il faut se reporter à la M9.6 (à télécharger puis consulter à l’écran). Martine rappelle le principe des racines de compte. Il faut comprendre les chiffres en commençant par la gauche.

Le plan comptable prévoit des comptes « divers », avec le chiffre 8 (6288...) mais c’est pour ce qui n’a pas pu être mis ailleurs. Quelques comptes sont à utiliser selon la source de financement : c’est le cas des bourses, des fonds sociaux.

Si l’on comprend la racine des comptes, le compte « réceptions » 6257 devrait être limité aux opérations de prestation. Et les achats de chips pour le pot du CA sont alors à imputer sur le compte 6011 « denrées », bien que cela fasse encore débat entre comptables.

On note certes bien que les comptes 601 et 602 supposent la gestion du stock, mais le stock se vérifie le 31/12. Il n’y a pas d’obligation forte de tenir un stock de kawettes d’une valeur de 5€ qui sera consommé à l’échelle de la semaine. « Le 6011 c’est que pour le SRH » est une pure invention, une survivance d’avant la RCBC qui déjà avant la réforme n’avait pas de raison d’être.

Utilisation du compte 615 entretien : Jean-Pierre Cheiney rappelle que le 615 est supposé permettre la prolongation de la vie d’un bien à l’inventaire. Or l’essentiel des biens utilisés et maintenus par un EPLE (tout particulièrement les bâtiments) ne sont pas à son inventaire, mais à celui de la collectivité de rattachement. Il ne faut pas se borner sur ce sujet, et considérer ce qui est confié à l’établissement pour la bonne gestion.

Sur la notion de sous-traitance, il y a débat. Étienne André soutient que le 611 concerne des actions que l’EPLE aurait pu réaliser mais a choisi de confier à un tiers. On ne peut pas y mettre des prestations de certification (SSI, ascenseur...) qui par nature doivent être assurées par un prestataire externe, et doivent dans la plupart des cas être mises au 6288, même si l’utilisation de ce compte « divers » n’est jamais complètement satisfaisante. Mais là encore, les avis sont partagés, Martine Pizzuto n’a pas la même interprétation de lecture dans la M9-6. Pour les voyages, les prestations globales sont à prendre au 6113 ; si l’on organise soi-même, alors les divers 60, 61 et 62 sont utilisables, en signalant le 6245.

Étienne André signale des informations et documents récemment diffusés par la délégation lilloise de l’association des agents comptables : http://www.espaceple.org/spip.php?article474 . Martine Pizzuto, remarque que c’est un document « restreint » et qu’il ne peut être à lui seul une base référentielle, la M9-6 restant la plus complète. Le bon usage des comptes de classe 2 est aussi évoqué.

TrombinoSCO et autres outils Open académie

Étienne André présente le dernier-né de la gamme de logiciels offerts par https://openacademie.fr , TrombinoSCO. Il montre à l’écran, et fait circuler des exemples imprimés, de cartes de lycéen, de cartes de cantine et de trombinoscopes réalisés à l’aide de l’application.

Le gros travail autour de ce logiciel, c’est d’avoir la collection des photos des élèves. Ce n’est pourtant pas insurmontable, et toujours moins pénible que de collecter des milliers de petites photos d’identité souvent anciennes ou dégradées. TrombinoSCO dans sa version actuelle est capable de récupérer immédiatement les photos collectées par le logiciel de contrôle d’accès Alise, et après étude il devrait être possible de faire de même pour d’autres logiciels gérant les photos des élèves (contrôle d’accès ou vie scolaire). Le développement « agile » du logiciel permet de rapidement le faire évoluer vers de nouveaux besoins.

Pour les cartes, a priori il est recommandé de s’équiper d’une imprimante à badges (entre 700 et 1000 € HT selon le modèle et le fournisseur), mais très prochainement une évolution de TrombinoSCO proposera aussi l’impression sur autocollants en planches pour ceux qui hésitent à passer ce cap.

Le prototype DossierSCO est aussi présenté : à partir toujours de la base élèves, le défi est que le logiciel soit capable d’automatiquement s’adapter à la structure pédagogique et aux options offertes par n’importe quel établissement. Ça vient lentement mais sûrement.

Des exemples de documents produits par DossierSCO circulent dans la salle : inscription pédagogique, au service de demi-pension (avec le mandat de prélèvement automatique SEPA), fiche vie scolaire (avec des cases pour le suivi en conseils de classe par les CPE, qui l’ont réclamé à Blum), fiche d’infirmerie et de service social, adhésion au FSE/MDL. Les documents sont pré-remplis par les informations de la base SIECLE et chacun porte, automatiquement et à coût zéro, la photo de l’élève.

Étienne évoque aussi GemaSCO pour la gestion des manuels scolaires, qui continue à évoluer et sera diffusé dans une version désormais utilisable sur plusieurs postes en même temps, pour accélérer les opérations de retour et de prêt des manuels.

Martine Pizzuto conseille à Étienne André de se rapprocher des chefs d’établissement, secrétariats et conseillers pédagogiques, et notamment de participer aux réunions des secrétaires et/ou des réunions de district des PER-DIR pour présenter ces produits. Les adjoints gestionnaires n’étant pas directement concernés par DossierSCO, TrombinoSCO et GemaSCO.

Fin de la séance à 12 h 15

Nous remercions monsieur Mafonni, principal et Kamel Sadallah,adjoint gestionnaire, pour leur accueil.

Prochaine réunion : jeudi 28 septembre au lycée Léon Blum, 5 rue Jean Gabin à Créteil.