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Compte-rendu de la réunion du réseau des gestionnaires de Créteil le 11 octobre 2018

jeudi 8 novembre 2018, par L’intendant zonard

La réunion, qui s’est déroulée au Lycée Edouard BRANLY de CRETEIL, débute à 10h00.

  • 23 membres présents
  • 8 membres excusés

En raison du changement de la date de réunion (du 4 octobre au 11 octobre) et des élections des membres des conseils d’administration, de nombreux collègues se sont trouvés dans l’impossibilité de participer cette réunion.

Madame LEBRET de la DACSES (rectorat de l’académie de CRETEIL) est également présente pour répondre à différentes questions posées par les gestionnaires du réseau et présenter différents points d’actualité. Un représentant de la DAP n’a pas réussi à se libérer en raison d’un calendrier chargé (préparation des élections professionnelles).

I / Difficultés rencontrées lors de la rentrée scolaire

La réunion commence par un tour de table pendant lequel chaque collègue gestionnaire se présente puis évoque les difficultés rencontrées lors de la rentrée scolaire 2018-2019.

Les principales difficultés concernent :

  • les travaux réalisés pendant l’été ;
  • les restrictions médicales des agents techniques territoriaux ;
  • la nomination des personnels administratifs de catégorie C.
    • Collège PASTEUR (CRETEIL) - gestionnaire Mme SAHLA : le collège rencontre des problèmes de suppléance en restauration. L’établissement est surdoté selon le conseil départemental du Val-de-Marne.
    • Collège LAPLACE (CRETEIL) - gestionnaire Mme BOUHADIBA : Mme BOUHADIBA reprend la gestion matérielle de son établissement après un mi-temps thérapeutique. La secrétaire du chef d’établissement est en arrêt maladie. La secrétaire d’intendance après une année sur le poste bénéficie d’un tutorat de 3 mois. Madame BOUHADIBA pense que la période est trop courte. Parallèlement, elle assure le tutorat du nouveau gestionnaire nommé au collège ISSAURAT.
    • Collège Simone VEIL (MANDRES-LES-ROSES) - gestionnaire Mme BELGACEM : Après une fin d’année scolaire difficile (gestionnaire, chef d’établissement et secrétaire de directions arrêtés), la rentrée s’est présentée de façon plus sereine. Un étudiant en BTS, stagiaire au collège depuis l’an dernier fait preuve de plus d’autonomie ce qui est une plus-value pour le collège notamment dans le développement des projets liés au développement durable. Le collège fait l’objet d’une expertise judiciaire sur le bâti.
    • Collège du PARC (SUCY-EN-BRIE) - gestionnaire Mme RINGLER : Un nouveau principal adjoint issu de concours a été affecté à la rentrée. La rentrée s’est globalement bien déroulée. Même si l’équipe semble suffisante, l’établissement souffre des absences répétées des agents territoriaux. Le collège se trouve d’après la collectivité de rattachement dans l’effectif cible avec les 11 agents territoriaux.
    • Collège La GUINETTE (VILLECRESNES) - gestionnaire Mme MANENT : Le collège a fait l’objet d’une rentrée plutôt agitée. Les absences répétées des personnels ATTEE génèrent un climat tendu dans l’équipe. Des agents refusent même d’effectuer certaines missions. Le collège est en phase de réhabilitation qui devrait s’étaler sur plusieurs années. La première phase des travaux ayant débuté en juin pour s’achever avant la rentrée.
    • Lycée Eugène DELACROIX (MAISONS-ALFORT) - gestionnaire comptable Mme LASSALMONIE : La rentrée au lycée s’est bien passée. Les équipes sont stables. Trois collèges ont été rattachés à l’agence comptable. Deux tutorats ont été mis en place. Une vigilance particulière est instaurée notamment sur la gestion des droits constatés, la mairie ne livrant plus les repas dans certains collèges rattachés. Le lycée souffre toutefois de l’absence du responsable cuisine (700 repas / jours servis) et d’un personnel de catégorie B à l’intendance. Le lycée assure aussi la rémunération des ASH (personnes encadrant des élèves handicapés). Mme LUNEL, fondée de pouvoir, est désormais attachée principale.
    • Collège Paul ELUARD (BONNEUIL) - gestionnaire Mme RAAFLAUB : Une rentrée difficile. Le principal est arrêté depuis le mois de juin et son départ à la retraite prévu pour décembre. Le conseil départemental considère que le collège est surdoté de deux agents territoriaux. Les agents présents présentent de nombreuses restrictions médicales compliquant la réalisation des missions. Depuis 2 ans, la réhabilitation de l’établissement a été réalisée seulement sur un étage. Aucune tranche de travaux n’est apparemment prévue pour le moment.
    • Collège PLAISANCE (CRETEIL) - gestionnaire Mme ALLOUCHE : L’établissement bénéficie d’un personnel plutôt stable. Le collège rencontre quelques soucis en raison de l’absence de l’agent de maintenance et des prescriptions de la médecine préventive concernant deux ATTEE. Mme ALLOUCHE est tutrice de la secrétaire d’intendance du collège LAPLACE (cf.ci-dessus).
    • Lycée Jacques BREL (CHOISY LE ROI) - gestionnaire M. VION : Le lycée J.BREL a fait l’objet de travaux importants pendant les vacances d’été (remplacement des centrales de traitement d’air dans les ateliers). L’enjeu des travaux est important puisque les CTA assurent une ventilation dans les ateliers de menuiserie, mécanique motos et d’électricité. Même si l’opération, dépassant 250 000,00€ (appel d’offres numérique et publication au BOAMP), s’est effectuée sans convention de mandat passée avec la région Île-de-France, les travaux seront réceptionnés pendant les vacances de la Toussaint. Le lycée manque de personnel à l’intendance (uniquement deux personnes gestionnaire compris, un demi-poste non pourvu) pour assurer une gestion matérielle lourde. Monsieur VION assure le tutorat du gestionnaire du collège Simone de BEAUVOIR (CRETEIL).
    • Collège La CERISAIE (CHARENTON) - gestionnaire Mme FEUTRY : La rentrée s’est déroulée dans un climat tendu. Les travaux de rénovation n’étaient pas terminés (salle des professeurs sans mobilier). Les carnets de liaison n’étaient pas livrés (le fournisseur invoque que les modifications apportées aux règlements intérieurs sur l’utilisation des téléphones portables ont provoqué des retards dans les impressions). Le collège bénéficie d’une équipe stable. En revanche il reste sous doté sur les postes d’agents territoriaux et souffre des absences de ces personnels. Cette situation se traduit par des dégradations progressives des locaux et une surcharge de travail pour les ATTEE.
    • Lycée Eugène DELACROIX (MAISONS-ALFORT) - Fondée de pouvoir Mme LUNEL : Avec la nouvelle carte comptable cible, le lycée E.DELACROIX reprend la comptabilité de trois collèges rattachés (cf. ci-dessus).
    • Lycée Edouard BRANLY (NOGENT) - Fondée de pouvoir Mme FRERE : La rentrée s’est bien passée. La situation en matière de personnels semble toutefois préoccupante avec l’absence d’un agent de catégorie B et d’une personne employée sous contrat en formation. Le lycée Paul DOUMER a été rattaché à l’agence comptable de la cité scolaire E. BRANLY. Une répartition des tâches a été redéfinie entre la fondée de pouvoir et l’agent comptable. La situation est également préoccupante en matière d’accueil des élèves au service de restauration scolaire, les locaux n’étant pas suffisants pour accueillir quotidiennement 930 convives. Une panne des bornes de réservation contraint le service intendance à fermer ses bureaux pour assurer le pointage du passage des élèves. Enfin, le véhicule de service a été incendié pendant les vacances d’été. Mme FRERE indique qu’elle quitte ses fonctions de fondée de pouvoir en décembre prochain pour rejoindre l’académie de Toulouse toujours en qualité de fondé de pouvoir au sein d’un groupement plus important. Elle précise que son expérience au lycée Edouard Branly a été un atout lorsqu’elle a candidaté.
    • Lycée Antoine de Saint EXUPERY (CRETEIL) - gestionnaire comptable M. MOHAMED : Monsieur MOHAMED est nommé sur le poste depuis le 1er septembre. Il dispose d’une équipe stable et complète. Une répartition des missions et de la gestion comptable des établissements rattachés a été définie entre l’agent comptable et le fondé de pouvoir. Il occupait précédemment un poste d’agent comptable dans une agence comptable en Seine-Saint-Denis.
    • EREA STENDHAL (BONNEUIL) - gestionnaire Mme AUSTER : Les agents titulaires étant en congé longue maladie, le secrétariat dont celui d’intendance est actuellement assuré par des agents contractuels. L’EREA dispose aujourd’hui d’une équipe d’agents territoriaux complète (chef de cuisine contractuel pendant deux ans). L’établissement a fait l’objet de divers travaux (construction d’un foyer des lycéens, travaux de vidéo-protection et de sonorisation). L’EREA accueille cette année un groupe d’élèves Français langue étrangère (FLE) et un groupe en formation professionnalisante.
    • Collège Jules FERRY (JOINVILLE-LE-PONT) - gestionnaire M.OUISLY : Le collège bénéficie d’une équipe stable (direction et intendance) avec l’arrivée d’un nouveau principal adjoint. M. OUISLY signale un absentéisme chronique des agents territoriaux (environ 57 % sur la dernière année scolaire). Le collège accueille 414 élèves demi-pensionnaires. Le collège a fait l’objet de travaux de réhabilitation et de consolidation. La sonnerie P.P.M.S. a été installée. Une panne du système de biométrie pour accéder au service de restauration a nécessité l’organisation d’un pointage quotidien des élèves demi-pensionnaires. Il précise que son collège a rejoint l’agence comptable du lycée Delacroix depuis cette rentrée.
    • Collège Roland GARROS (VILLENEUVE-SAINT-GEORGES) - gestionnaire Mme KORUTOS : Une rentrée qui s’est bien passée avec l’arrivée d’un nouveau principal adjoint. Le collège dispose d’une petite équipe d’agents.
    • Collège Paul LANGEVIN (ALFORTVILLE) - gestionnaire Mme DUFOUR : Une personne, affectée sur deux établissements sur Alfortville et Bonneuil a été nommée fin août au secrétariat d’intendance. Cette personne a fait l’objet d’un arrêt maladie 10 jours après la rentrée et n’est toujours pas revenue. Mme DUFOUR se trouve donc contrainte de réaliser de nombreuses tâches de secrétariat au détriment de la gestion matérielle de son établissement. Le conseil départemental admet que le collège est sous-doté en personnels ATTEE (manque deux postes). Mme DUFOUR a le sentiment que ses difficultés ne sont pas prises en compte ni entendues.
    • Lycée Antoine de Saint-EXUPERY (CRETEIL)- fondé de pouvoir M.KAMARA : La rentrée s’est plutôt bien passée au lycée. Le lycée a rencontré quelques difficultés lors de la réception des travaux effectués pendant les vacances d’été. Monsieur KAMARA est également co-animateur de ce réseau de gestionnaires.
    • Lycée Antoine de Saint-EXUPERY (CRETEIL) - pôle finance et logistique M. DANDRIEU : Après la réussite au concours de SAENES d’une collègue du P.F.L., une nouvelle personne a été nommée sur le poste dès la rentrée. Il s’agit d’une personne recrutée via le dispositif PACTE et dont Monsieur DANDRIEU assure le tutorat.
    • Collège ISSAURAT (CRETEIL) - gestionnaire M. ALIBA : Après une formation à l’IRA de Lille, Monsieur ALIBA a été nommé au collège ISSAURAT. L’établissement dispose d’une bonne équipe administrative et d’agents techniques. Mme BOUHADIBA (Collège LAPLACE) assure son tutorat. Monsieur ALIBA évoque les difficultés rencontrées dans la gestion de son établissement. En effet le nombre de jours destinés à la formation d’adaptation à l’emploi lui paraît trop important en ce début d’année scolaire. Les objectifs du rectorat de l’académie de Créteil en matière de formation lui sont évoqués :
      • la formation proposée suit le calendrier du gestionnaire,
      • la formation permet aux nouveaux arrivants dans le métier de constituer un réseau de collègues et de partager des expériences.
    • Lycée Edouard BRANLY (CRETEIL) – gestionnaire M. CHEINEY : La rentrée s’est bien déroulée. Une nouvelle principale adjointe et un nouveau DDFPT ont été nommés à la rentrée. De nombreux agents territoriaux font l’objet de prescriptions médicales parfois importantes qui génèrent des difficultés dans l’organisation du service.

II / Intervention de Madame LEBRET DACSES/Rectorat de CRETEIL

Madame LEBRET, de la DACSES du rectorat de l’académie de CRETEIL, aborde plusieurs points d’actualité qui donnent parfois lieux à des échanges.

1 / Op@le

D’ici 14 mois, 300 EPLE seront choisis pour expérimenter l’application Op@le. L’accord des agents comptables sera demandé lorsqu’un établissement rattaché testera cette application alors que l’agence comptable restera toujours sous GFC (double gestion).
En 2020, il est prévu que 1000 établissements utiliseront Op@le.

A l’horizon 2023 tous les EPLE utiliseront cette application (disparition de GFC) qui nécessitera des changements d’habitudes dans nos pratiques. Les premiers expérimentateurs seront formateurs afin de mener à bien la transition. La société Capgemini a été retenue pour le développement d’Op@le.

2/ Dématérialisation des marchés publics

Madame LEBRET nous rappelle que les établissements ont été destinataires d’un document provenant de la DAF A3 du ministère sur la dématérialisation des marchés publics (Document unique de marchés européens / open data / signature électronique / facturation électronique…).

Les gestionnaires sont informés que la plateforme de l’association des journées de intendance (AJI) possède un profil d’acheteur public dans le cadre de cette dématérialisation. Ce profil s’impose à tous les EPLE depuis octobre 2018 pour les marchés d’un montant supérieur ou égal à 25 000 HT (cf. décret n°2016-360 du 25 mars 2016).

Notons que les voyages scolaires sont considérés comme une seule et même opération qui doit répondre à la réglementation en matière de marché publics. Un MAPA doit être publié. Une procédure d’allotissement permet aux prestataires de soumissionner sur une partie ou un seul des voyages.

Le gestionnaire, en sa qualité de conseiller auprès du chef d’établissement, doit rappeler à l’ordonnateur ses responsabilités dans la passation des marchés publics.

3/ Observations sur les comptes financiers 2017

Madame LEBRET rappelle son rôle de conseil lorsqu’un compte financier fait l’objet d’observations. Certaines de ces observations se retrouvent de façon récurrentes sur l’ensemble des comptes financiers :

  • Le compte 5117 (effets impayés = rejets de chèques) ne doit rester débiteur que temporairement. Il doit rapidement être soldé par la création d’une nouvelle créance qui fera l’objet, par la suite, d’une procédure classique de recouvrement.
  • Les états de développement de soldes mentionnent bien souvent des reliquats d’anciennes subventions. L’établissement doit régulièrement demander la requalification de ses anciennes subventions non utilisées.
  • Le nombre des créances non recouvrées, parfois important, impacte la santé financière de l’EPLE, plus particulièrement son FDR.

4/ La maîtrise des risques comptables et financiers

La maitrise des risques comptables et financiers constitue un des objectifs forts du ministère de l’Education nationale.

  • 2017-2018 : mise en place d’ODICE (Note d’IZ : c’est plutôt en 2008, mais bref...)
  • 2018-2019 : réalisation d’un organigramme fonctionnel nominatif (objectifs : sécuriser et piloter l’organisation du service)
  • 2019-2020 : mise en place des plans d’actions

Madame LEBRET rappelle aux gestionnaires et aux comptables qu’ils doivent souscrire un cautionnement et une assurance pour se couvrir des vols ou des mises en débet.

5/ Préparation du budget 2019

Les circulaires relatives à la préparation du budget 2019 sont actuellement à la signature. Elles seront ensuite transmises aux différentes collectivités territoriales de rattachement.

Madame LEBRET rappelle aux collègues gestionnaire qu’une seule décision budgétaire (DBM) pour vote peut être actée par CA. Les différentes opérations proposées au vote doivent donc être regroupés dans une seule et même DBM.

Les prélèvements sur réserves disponibles doivent également être accompagnés d’une analyse financière. Les services du rectorat ont transmis un fichier au format xls compréhensible et simple d’utilisation qui permet de présenter cette analyse financière.

Tableau d’analyse financière à remplir pour tout prélèvement dans le fonds de roulement

Note d’IZ : la même analyse financière peut être obtenue automatiquement à l’aide de l’application COGEFI.

Enfin, elle nous informe que le calcul des réserves disponibles à conserver, selon le principe de prudence financière, différent selon l’instruction codificatrice M9.6 et les règles de calcul des collectivités territoriales (un pourcentage de la dotation de fonctionnement). Des réunions de travail sont prévues afin d’harmoniser les modalités du calcul.

6/ informations diverses

  • Voyages scolaires : un petit fichier xls a été transmis par les services du rectorat qui mets en vis-à-vis les charges et les ressources d’un projet de voyage, avec celles issues du bilan financier du même voyage. L’acte concernant un voyage scolaire doit aussi préciser l’autorisation faite au chef d’établissement pour signer les contrats relatifs au voyage en question. Le calendrier prévisionnel des voyages scolaires est le suivant : juin/projets et prévisions ; septembre-octobre / mise en concurrence ; novembre / intégration des tarifs et coûts dans le budget soumis au vote. Si un voyage s’organise en cours d’exercice budgétaire : ouvrir les crédits par DBM de niveau 3. Une rencontre est notamment prévu entre le DACSES en charge du contrôle de légalité des voyages organisés par les lycées et les trois DSDEN en charge du contrôle de légalité des voyages organisés par les collèges afin d’harmoniser les pratiques.
Fiche calcul budget voyage

Note d’IZ : les mêmes budgets et bilans financiers sont produits automatiquement et plus confortablement par l’application MobiliSCO.

  • Contrat pluriannuels : le chef d’établissement doit être autorisé par le conseil d’administration à signer les contrats pluriannuels (ex : location de photocopieurs). Mme LEBRET insiste sur la vigilance à observer pour ces contrats photocopieurs notamment qui peuvent mettre les établissements dans une situation financière délicate. Ne pas signer de contrat avec passage de l’acte en CA et expiration du délai de contrôle par les autorités après création de l’acte sur Dem’Act.
  • Dématérialisation des dossiers de bourses : certains établissements ont déjà expérimenté cette dématérialisation qui se généralise pour devenir obligatoire.
  • Remboursement des frais d’hébergement et de déplacement dans le cadre d’un programme ERASMUS : les personnels enseignants peuvent obtenir une avance à hauteur de 70% des frais à engager. Les frais de mission sont remboursés sur présentation des justificatifs sur une base forfaitaire établie par pays.
  • Subvention numériques attribuées à des EPLE pour financer des ressources numériques des établissements du premier degré : En l’absence de convention, certains agents comptables refusent l’achat ressources numériques effectués par un E.P.L.E. pour le compte d’un établissement du premier degré. Des conventions ont bien été signées par les communes avec le rectorat. Les établissements concernés peuvent s’adresser à la Délégation Académique au Numérique Educatif : ce.dane@ac-creteil.fr.
  • Répartition des crédits globalisés : de façon générale, les crédits globalisés doivent être répartis en conseil d’administration entre les manuels scolaires, les droits de reprographie, les carnets de correspondance et les frais de stage. Bien souvent l’établissement reçoit au mois de février la facture relatif au paiement des droits de reprographie alors que la notification de crédits est transmise au mois de juin. Les pratiques dans la gestion de ces crédits diffèrent selon les établissements : paiement de la facture au moment de la réception de la notification (le délai de paiement des factures dépasse amplement les 30 jours) / utilisation de la procédure des charges constatées d’avances / répartition prévisionnelle effectuée dès la préparation budgétaire sur la base de la répartition du budget de l’exercice antérieur).
  • Ordres de reversements non recouvrés : l’agent comptable peut-être mis en débet s’il ne fait pas diligence pour recouvrer un ordre de reversement (ex : lorsque l’agent comptable ne recouvre pas un trop payé, a tort, effectué auprès d’un fournisseur).

La réunion s’est terminée à 12h30.

Nous tenons à remercier chaleureusement Madame LEBRET, d’avoir participé à notre réunion afin d’aborder divers points d’actualité qui ont certainement lever le doute de certains collègues sur des sujets bien précis.

La prochaine réunion est prévue le 17 janvier 2019 au Collège du PARC à Sucy-en-BRIE.

A Créteil, le 6 novembre 2018, les secrétaires de séance, M. CHEINEY et M. KAMARA

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