Le télépaiement TIPI fonctionne, on a essayé !

"Le télépaiement, j’ai écarté cette option : trop cher"

C’est une réponse habituelle, et fondée : par exemple l’activation de l’espace familles sur l’Internet par Alise coûte de l’ordre de 500€ par an, et l’intermédiaire bancaire demande encore 300 € annuels. Ca se sont les frais fixes, il faut y ajouter les commissions de 0,5 %. Pour un collège, c’est exclu.

Mais en utilisant le téléservice mis en place conjointement par Grenelle et Bercy, il n’y a plus de frais fixes ! Il reste certes un demi pourcent de commissions. Mais regardons les choses froidement : pour un collège typique avec une DP encaissant 50 000 € par an, où un la moitié des paiements se ferait par carte bleue, on se retrouverait à mandater 125 € de frais par an. Certes les collèges sont tous rincés, pauvres comme Job, mais 125 € par an en ALO, j’ai du mal à entendre que ce serait impossible.

Ça marche, des collègues l’utilisent déjà 

A l’exemple d’un collège que j’ai visité, expérimentons le dispositif TIPI (TItre Payable par Internet) qui permet aux familles de payer par carte bancaire leurs créances de restauration scolaire ou de voyages.

Après approbation en conseil d’administration, il suffit de transmettre à la DDFiP, teneur du compte de fonds au trésor,

• la convention complétée et signée par le chef d’établissement,
• le formulaire d’adhésion(dernière page) au système d’encaissement par carte bancaire des recettes sur internet signé par l’agent comptable,
• le RIB du compte DFT de l’établissement.

Dès réception de ces documents, la DDFiP vous identifiera comme client et vous transmettra un numéro identifiant TIPI. C’est le moment d’activer le service dans l’application « Téléservices » grâce à ce numéro.

Limite : ne concerne que les familles

Les téléservices sont orientés vers les parents d’élèves, connus dans la base SIECLE comme les représentants légaux des élèves affectés dans l’établissement. On ne peut donc pas proposer le télépaiement à d’autres, comme les commensaux pour payer leurs repas. C’est un point en retrait sur les propositions des logiciels privés. Si vous souhaitez rendre possible la CB pour des usages de ce genre, vous serez peut-être alors intéressé par le micropaiement par terminal léger comme Sum’Up.

Administrer les téléservices

Le chef d’établissement peut vous donner les droits pour ce travail. Il s’agit bien d’un travail du gestionnaire (en fait es qualité de régisseur), ce n’est pas au comptable de tout faire.

On entre par le portail Sconet/Arena, et l’on peut activer l’offre faite aux familles qui se seront connectées au serveur.

Un préalable sera d’inviter les familles à activer leur compte dans les Téléservices, en leur transmettant leurs identifiants. Cette procédure est, pour les usagers, abominablement compliquée, mais au moins ils ne la font qu’une fois. Comptez devoir souvent aider des parents.

A ce stade, il faut que le téléservice ait connaissance des créances des familles, pour leur proposer de les solder par des règlements CB. Pour cela, l’agent comptable doit exporter ses créances vers le serveur Netsynchro. Seulement les créances du compte 411, car cela ne concerne donc que les élèves. Dans la notice de la DAF datant de 2016 donnée ci-dessus, il est précisé que le transfert de créances issues originellement d’autres logiciels que GFE n’a pas été testé : il n’y a pas beaucoup de raisons de s’inquiéter à ce sujet, mais si des collègues l’ayant pratiqué pouvaient confirmer que ça se passe très bien, ça serait l’idéal.

A ce stade, lorsqu’une famille se connecte, elle a connaissance de sa dette envers l’établissement. Le téléservice propose au gestionnaire de simuler ce que les familles pourront rencontrer, comme ci-dessous :

Les familles doivent se connecter au téléservice

Et c’est bien le problème. Nous avons généralement pu constater la catastrophe que représente la sécurisation grotesque de ce système, qui fait que presque aucune famille ne parvient à se connecter sans aide du premier coup, dans le cadre de la campagne de bourse (pour ceux qui n’ont pas contourné le problème en utilisant http://bourse.beta.gouv.fr ).

Fort heureusement, le public moyen sur le paiement en ligne par CB n’est pas le même que celui qui a besoin de demander une bourse. Ça se passe donc globalement un peu moins mal, on n’est pas systématiquement obligé de faire le boulot à leur place... et on aurait du mal !

Voici l’écran de connexion qu’il faudra apprendre à dépasser :

Une fois le cerbère apprivoisé, c’est beaucoup mieux, les familles pourront assez simplement trouver le chemin vers leur créance, et comment la payer en saisissant leur numéro de carte.

Défauts connus au système

Que ce soit par TIPI ou un autre prestataire, en ce début 2018 il reste quelques défauts désagréables dans l’usage concret du paiement en ligne. Tout d’abord, cela augmente la quantité de travail à l’agence comptable, par la saisie de nombreuses opérations sur le compte DFT.

Ma réplique à ce problème, c’est de faire créer un compte DFT du régisseur qui recevra ces montants : c’est donc le régisseur qui tout seul comme un grand ira sur DFT-net consulter son relevé, le recopiera dans la régie. A chaque fin de période, le comptable n’aura plus qu’à faire un virement pour vider le compte de la régie et alimenter le DFT principal de l’EPLE. Attention pour pratiquer ainsi, il est nécessaire de subdiviser le 5151, pensez-y en ce début d’année !

L’autre problème, c’est le mode de "facturation" des frais bancaires : de manière totalement aberrante, en 2016 l’agence comptable de l’IZ a reçu un courrier par jour pour notification des frais qui lui sont prélevés. Oui, un courrier qui aura coûté un bon euro bien tassé pour être émis à la DGFiP, pour nous indiquer qu’un prélèvement de 0,06 € a été opéré sur le compte du collège. On croit rêver. La solution : demander un relevé mensuel. Il faut le demander à la tégé, alors demandez-le immédiatement à l’ouverture du compte !

Comptabilisation

L’argent arrive directement sur le 5151 (et si vous suivez ma recommandation, sur le compte de la régie de recettes), il n’y a rien de particulier à prévoir. Les prélèvements des frais bancaires, quotidiens jusqu’à nouvel ordre, sont à inscrire en débit du 4722 frais financiers.

A réception du relevé mensuel des commissions, ou à défaut lorsqu’on aura amassé un centimètre d’épaisseur de courriers de notification de ces frais, on pourra passer le mandat de 4,85 € avec une ou trente PJ (si-si !) sur le compte 627 services bancaires, en ALO.