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ECAIL, le logiciel de suivi de la qualité comptable

mercredi 1er avril 2015, par L’intendant zonard

MobiliSCO pour les voyages, Cogefi pour le suivi des crédits et les comptes fi, GemaSCO pour les manuels... mais pour la démarche de qualité comptable, il manquait encore la moulinette logicielle !

Après des mois de développement, l’IZ peut enfin vous présenter son application, nommée ECAIL pour "Ecritures Comptables Agrégées de l’Intendant Libéré"

La technique consiste à agréger les écritures comptables dans un logciel spécifique, qui vous permet de montrer à un auditeur de la DGFiP, à un collègue que vous voulez épater ou à votre CE qui pense que vous ne fichez rien, que vous assurez à donf’ sur la qualité comptable. Une agréable unité graphique et des couleurs de goût vous rendront vite très dépendants de cet outil.

1 - Indispensable, le registre Trésor

Premier module que j’ai développé, le registre Trésor permet de recopier l’ensemble des opérations du relevé DFT, pour en avoir une copie conforme qui vous permettra de prouver que vous avez lu avec attention le relevé : plus la peine d’aller à la pêche dans DFT-net ! Mon logiciel vous permet ainsi de vérifier le montant du solde du compte DFT de chacun des établissements, il n’y a qu’à saisir les informations. Révolutionnaire !

2 - L’agrégation des SDE - SDR des établissements rattachés

Les gestionnaires ne sont pas toujours sérieux, ils jouent les anguilles et ne fournissent pas systématiquement la situation des dépenses engagées et la situation des recettes à l’appui de chaque mandat. Cela gêne le comptable dans son rôle de contrôle des bonnes décisions de dépense faites par l’établissement rattaché.

ECAIL comprend donc un fonction de suivi de la rigoureuse remise de ces documents indispensables. Sans l’exemple ci-dessus, on voit qu’un des mandats n’a pas été correctement justifié, alors PAF ! rejet, forcément.

3 - Le classement des fiches de compte

N’oubliez pas d’imprimer chaque semaine les fiches de compte complètes ! Ca serait dommage de se passer de ces 120 pages par établissement, après les avoir annotées d’informations qu’on pourra recopier d’une fois sur l’autre, ce qui permet au passage d’apprendre par coeur les montants des différents reliquats de subventions, et c’est toujours utile pour ne pas nager dans ses explications devant le CA.

ECAIL fournit des pages de garde pour les classeurs, pour un aspect optimal, car la crédibilité du comptable se joue à chaque détail.

4 - La vérification des villes de compensation sur les chèques

Trop souvent il y a des imprécisions de saisie dans les lieux de compensation des chèques bacaires. Ainsi les bordereaux que l’on archivera pourraient indiquer que ce chèque est à payer sur la place de Nogent, mais Nogent-le-Rotrou, Nogent sur Seine ou Nogent sur Marne !? C’est vite fait de chavirer.

Moyennant un petit travail de saisie préalable du Code postal, vous pourrez vérifier que l’orthographe des villes de compensation est rigoureuse, et par la vérification du département concerné, vous prémunir contre toute confusion.

5 - Suivi des RDV avec les commerciaux pour les copieurs

Certes c’est une incursion hors du champ strictement comptable, mais les lecteurs habituels de l’IZ savent l’importance de cette dépense stratégique pour la bonne tenue des comptes de leur EPLE. Et il faut tendre ses lignes pour obtenir les meilleurs tarifs avec les copieurs !

Vous pourrez, avec l’outil de suivi intégré à ECAIL, comparer entre eux les tarifs des commerciaux qui viendront vous faire leur meilleure offre.

6 - Vite, téléchargez-le !

Et oui, chers amis de l’IZ, ce formidable logiciel vous est totalement offert. Il a été testé par les gestionnaires de mon agence comptable, qui ont admis que depuis que nous l’utilisons à l’agence, ils n’ont plus d’autre choix que se conformer à mes instructions, ou s’échapper du bocal.

Ecritures Comptables Agrégées de l’Intendant Libéré
Au format OpenDocument

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