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Comment organiser une réunion de gestionnaires

jeudi 9 septembre 2010, par L’intendant zonard

Il semble que, là où la Hiérarchie ne prend pas l’initiative de provoquer des rencontres professionnelles d’échange entre gestionnaires, cela ne se fasse pas souvent, et ce surtout parce que personne ne s’y colle.

Et pourtant c’est facile ! Il suffit d’avoir le culot de le faire, et de tenir bon même quand ça tangue. Une attitude que justement nous cultivons à longueur de journée dans nos intendances.

Ne vous laissez pas enfermer dans la solitude !

En général, les collègues attendent sagement d’être une équipe de trois, cinq, douze personnes ayant fait un serment et mêlé leur sang pour enfin se décider à provoquer une réunion. Grave erreur !

- Même seul il faut s’y coller, ça en vaut la peine : il s’agit justement de ne pas rester seul. Si vous avez un copain qui serait capable de permettre à la réunion de se tenir quand même en cas de jambe cassée la veille, c’est parfait, mais pas indispensable.
- La seule précaution à prendre est de ne pas empiéter sur les initiatives déjà existantes ; si des réunions se font à proximité mais pas chez vous, demandez si vous pouvez débarquer à plusieurs, transmettre les invitations, plus on est de fous plus on rit (dans le 93 les réunions sont peu ou prou départementales, il y a 200 EPLE ici, on a été jusqu’à 60 à la fois)
- Ne vous demandez pas si vous êtes "légitime" ou pas pour tenir ce rôle. Le fait de prendre l’initiative forme le premier tiers de votre légitimité, celui de parvenir à contacter ceux qui doivent l’être le deuxième, et la qualité de votre animation de réunion bouclera le tout.
- Il n’y a aucun risque ni danger autre que la déception de ne pas réunir suffisamment de monde. Et quand il y a du monde, c’est un vrai plaisir
- J’ai un exemple récent d’un collègue à qui ça a permis de rencontrer, entre autres, des gens au rectorat et qui a ainsi pu obtenir une superbe mutation inespérée (aucun passe-droits, juste l’occasion faisant le larron). Et un autre qui a transformé les comptes-rendus des réunions qu’il faisait en site web qui lui permet de recevoir des colis de cadeaux de la part de lointaines admiratrices (sisi !) Alors y a pas de raison de se censurer.

Quelques trucs pour une organisation efficace

- Pour que cela se passe bien, il faut prendre des renseignements au CAFA pour ne pas tomber le même jour qu’une formation des nouveaux, qui sont prioritairement intéressés à ce type de rencontres. Et puis les collègues du CAFA pourront ainsi diffuser l’info à leurs ouailles, et c’est pas du luxe.
- Tenir ferme la date qui a été annoncée, ne pas changer d’avis même si l’on se rend compte entretemps d’un événement défavorable. Evidemment, les convocations du recteur et les grèves nationales s’imposent, mais ça tout le monde peut le comprendre. Dans ces cas annoncez sans tarder la date de remplacement, proche, et tenez ferme, même si l’on se doute bien que ça ne sera pas la même foule dans ces conditions.
- Le point central est d’annoncer un ordre du jour. Annoncer une réunion sans ODJ risque de ne pas être pris au sérieux. Et trouver des thèmes pour l’ODJ n’est pas toujours aisé. Je suggère de pomper sans vergogne des idées dans les compte-rendus publiés sur l’IZ, pour trouver l’inspiration.
- Les interventions de fournisseurs sont souvent très appréciées de tous, pour peu que le fournisseur soit sérieux et respectueux. Le fait qu’il fournisse des gadgets n’est qu’un détail sans intérêt. Il faut lui proposer un temps de parole vers le 2e tiers de la réunion, ni au début ni à la fin.
- J’ai eu l’occasion de participer à des réunions qui se passaient carrément chez le fournisseur, dont nous visitions les installations. Ca peut être intéressant aussi, mais il faut clairement poser les limites à l’exercice. Et s’attendre à ce que ça dérange certains.
- D’autres interventions que les fournisseurs peuvent être utiles et/ou sympa : un invité de la tégé, du rectorat, d’une assoce genre écolo ou que sais-je... Même chose, il faut se mettre d’accord avec eux sur la durée de leur intervention, qui doit être assez courte pour laisser la place à la discussion.
- Il faut un animateur de réunion (souvent celui qui a lancé l’invitation) qui recadre de temps à autre et qui regarde sa montre, pas plus. La plupart du temps la discussion est spontanée et il faut plus l’écourter que la susciter
- Si un collègue a préparé un "dossier" sur un point précis, c’est magnifique. Le dossier peut porter sur n’importe quel aspect de notre métier, c’est dire si c’est vaste ! Vous pouvez d’ailleurs vous contenter de faire un résumé de ce que je raconte sur l’IZ, ou d’un article du journal de l’AJI...
- En fin de réunion, annoncez la date de la suivante, et demandez qui est volontaire pour la recevoir : c’est vraiment mieux de tourner, l’un des plaisirs de ces réunions étant de découvrir les baraques des collègues et d’y observer des petits détails dont on s’inspirera par la suite.

Inviter à une réunion

- La convocation : par courriel bien sûr, à des adresses collectées ou bien carrément sur les listes administratives si vous pensez que cela ne pose pas de problème (je ne vois pas quel problème ça pourrait poser mais bon)
- Je viens d’utiliser le terme "convocation", mais naturellement il est impropre, il faut de préférence intituler cela "invitation", ou bien "avis de réunion".
- Soyez béton sur la Nétiquette : envoyez toujours un courriel avec un texte clair et une signature complète, et une pièce jointe contenant une invitation imprimable, pour laisser dans le parapheur du chef d’établissement, dans les établissements où c’est utile. Et relisez à fond avant d’envoyer !
- Les collaborateurs de l’intendance sont les bienvenus ! La seule contrainte est qu’il serait déplacé de fermer le service parce que tout le monde est parti à une réunion informelle proposée par un collègue, ça serait choquant. Mais si le gestionnaire ne peut se rendre à la réunion, qu’il y envoie l’un ou l’autre de ses collaborateurs !

Les pièges à éviter

En fait, le principal écueil est la question syndicale. Les réunions qui ne sont pas syndicales ne doivent surtout pas se substituer à cette activité, ni interférer dans la démocratie de la représentation des personnels. Il importe, rapidement mais clairement, de rappeler en début de réunion que les questions de défense des personnels ne sont pas l’objet des rencontres, même si l’on sait bien que ça débordera à un moment où à un autre.

Faire l’exposé des positions des différents syndicats sur tel ou tel problème est dangereux, tant cet exercice est facilement vicié par un a priori. La ligne de conduite doit être simple : n’importe quel collègue, de n’importe quel syndicat, simple adhérent ou militant forcené, doit se trouver pleinement à l’aise dans votre réunion, pour parler boulot.

A part ça, justement l’intérêt est que chacun peut se lâcher : on est entre collègues, on peut se défouler sur le conseil gégional, le rectorat, les CE casse-pieds, les docs flemmards (...). La plaignothérapie de groupe ça permet de revenir calmé dans sa baraque ; tant que ce n’est pas de l’invective je n’y vois que des avantages, et si une personne est injuste il y aura presque toujours un collègue pour rétablir les choses. Mais l’animateur de la réunion doit aussi veiller à ce que ça ne devienne pas l’objet unique des débats, car certains n’apprécient pas et n’y trouvant plus leur compte, ne reviendraient plus.

Sur les agapes

- Aucune nécessité de se décarcasser pour organiser un repas après la réunion (nous on fait ça la plupart du temps le mercredi matin) : une partie des collègues seulement reste, ce n’est pas l’essentiel.
- Mais si une cantine tourne bien, ça peut être un plaisir de proposer de prendre un plateau au tarif habituel et de s’installer à une table commune au fond du réfectoire. Et comme dans un service qui marche bien, le chef sait s’adapter au nombre de repas à servir, il ne faut pas trop s’énerver à tenter d’obtenir des inscriptions que de toutes manières les gens n’envoient pas, et/ou respectent mal. S’il y a une bouteille de rouge sur la table, c’est parfait.
- En cas de repas, proposer aux collègues d’arrondir le prix du repas un poil au-dessus, pour laisser une enveloppe au personnel TOS, on n’a pas souvent l’occasion de leur faire une fleur, ça leur paiera le café de la pause pendant quelques jours (ou plus...)

Faites un bon compte-rendu

- Pour que ça serve vraiment, que ça ait de l’impact et que les gens reviennent, c’est important d’établir un compte-rendu. Il faut donc avoir une personne qui accepte de prendre des notes même succinctes, voire de les envoyer ensuite par courriel, pour que quelqu’un d’autre ayant participé puisse éventuellement assurer après une mise en forme plus poussée.
- prendre des notes papier et les recopier après à l’ordinateur, c’est la misère totale. Deux fois sur trois, on le fait, de mauvaise humeur tard le soir à la maison, trois semaines après la réunion, si on le fait. Pour éviter cela, prenez un ordinateur portable avec vous à la réunion, et tapez vos notes en direct. Ainsi vous aurez un compte-rendu immédiatement utilisable, publiable sur l’IZ après une rapide relecture de quelques présents à la réunion.
- Je n’imagine absolument pas que les participants quittent la réunion avec des petits papiers (écologie...), si l’on a cité des références chacun doit pouvoir les trouver, et si elles sont pointues, elles seront dans le compte-rendu publié.
- C’est avec le plus grand plaisir que je publierais ces comptes-rendus, pour qu’ils soient aisément accessibles à tous. Je suis rompu au fait de publier des choses en faisant en sorte que la hiérarchie ou autre ne s’offusque pas de ce qui est écrit, avec à peu près aucun incident depuis 2004. Je croise les doigts, ça a l’air de durer. Et le positionnement de l’IZ permet plus de liberté de parole (sur les fournisseurs...) que le forum http://gestionnaires.actifforum.com .


Le rapport coût/avantage du travail d’organisation d’une réunion est vraiment impressionnant : pour le prix d’envoyer un courriel rédigé soigneusement, vous passez une matinée d’échanges de qualité avec des collègues que vous croisez trop peu souvent. Si j’ai pu, par cet article et le reste de la zone, vous fournir le coup de pouce pour qu’il y ait un peu plus de lien entre les gestionnaires, vous m’en verrez rempli de fierté.

Messages

  • Merci pour cet article très intéressant !
    Pour ma part, j’utilise mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour organiser mes réunions, déléguer les tâches aux participants et bien-sur envoyer mon compte rendu. Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu est généré automatiquement grâce à la prise de notes pro et on peut l’envoyer rapidement par mail à tous les participants avec une mise en forme professionnelle. Le gain de temps est considérable
    Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail.

    Samia