Maîtrise comptable : édition et stockage des documents et fichiers comptables

Objectifs

Exemple de formalisation de l’organisation des éditions, du stockage et de l’archivage des documents et fichiers comptables dans une agence comptable. Les axes de travail ont été :

1. la réduction des éditions papier et donc des archives : que ce soit au niveau de la place ou de l’impact environnemental l’intérêt est évident.
2. le gain de temps : il est inutile de rappeler que c’est notre denrée la plus précieuse.
3. le renforcement du CIC existant
4. la formalisation d’un regard hebdomadaire : rapide, systématique, tracé et le cas échéant ciblé de l’agent comptable sur les écritures et les états de développement de soldes (EDDS ci-dessous)
5. le renforcement d’une organisation et d’un fonctionnement commun pour perturber le moins possible la continuité de service.
6. l’amélioration de l’archivage de l’agence comptable, notamment sur le plan informatique et de l’accès aux duplicata actuellement stockés dans chaque établissement rattaché.

Je me suis inspiré de ce qui se faisait

• déjà dans l’agence comptable (nous avions par exemple déjà un espace partagé entre l’agence comptable et les EPLE)
• de ce que j’ai vu dans une autre agence comptable suite à un intérim très instructif
• et très largement donc du maitre de ces lieux, le lapin mutant, que je remercie très vivement pour ses conseils, son accompagnement, ses relectures sagaces et qui a profondément travaillé et expérimenté cette question.

Trois fichiers accompagnent l’article :

1. l’archivage annuel des fichiers informatiques, c’est un pur bijou professionnel, vraiment, et quasi un copié/collé de ce qu’a fait l’IZ.
2. un tableau de synthèse de ce qui est décrit ci-dessous
3. un classeur de suivi de la comptabilité, inspiré du registre des non-conformités

1. édition, copie et conservation des documents papier

• FQE/FE -> édition systématique, à la fin de l’année, archive
• une copie de tous les bordereaux (mdt, orvt, or, aor, op) pour annotations et conservation dans une chemise ou un classeur par établissement -> à la fin de l’année, archive
• tous les justificatifs du relevé DFT (bordereaux de règlements, de remise de chèques, de remise d’espèces, de prélèvement, de rejet...) : agrafés au relevé DFT -> à la fin de l’année, archive
• une copie des ordres de paiement -> à la fin de l’année, archive
• le journal : édité une fois par semaine le lundi matin (relecture préalable des opérations par AC ou FDP) -> à la fin de l’année, archive. NB : la session comptable est validée tous les jours, voire plusieurs fois par jour.
• fiches de comptes : éditées une fois par an (deux par page et en R/V) -> à la fin de l’année, archive
• documents de suivi de qualité (cf fichier joint) :
  • chaque fin de semaine, les non-conformités sont éditées -> à la fin de l’année, archive.
  • une fois par an, le suivi hebdomadaire de l’agent comptable et le suivi des prises en charges sont édités -> à la fin de l’année, archive.
  • les PV de contrôle de l’agent comptable sont conservés (bourses, régies, caisses, stocks ...) -> à la fin de l’année, archive.

2. stockage des fichiers informatiques

2.1 adjoints gestionnaires

• actes CA financiers -> commun/tribu/drive -> à la fin de l’année, archives informatiques
• scan des opérations budgétaires (mandats, OR, ordres de reversements, AOR, rejets, réimputations) : commun/drive -> à la fin de l’année, archives informatiques
• états mensuels turbo/gec/GTI -> commun/tribu/drive
• sde/sdr mensuelle -> commun/tribu/drive
• fichiers de régies -> commun/tribu/drive
• en fin d’exercice : état annuels (EGIMMO, stocks ...), extractions opérations budgétaires (mandats, OR ...) : commun/tribu/drive -> à la fin de l’année, archives informatiques

2.2 chargés de comptabilité

• FQE/FE -> commun/tribu/drive -> à la fin de l’année, archives informatiques
• fichiers d’analyse financière établis à la demande lors notamment des DBM -> commun/tribu/drive -> à la fin de l’année, archives informatiques
• EDDS -> commun/tribu/drive
• relevés DFT mensuels -> commun/tribu/drive -> à la fin de l’année, archives informatiques
• prélèvements automatiques : fichier xml + fichier pdf -> commun/tribu/drive -> à la fin de l’année, archives informatiques

2.3 agent comptable ou fondée de pouvoir

• documents du CIC
• non-conformités : mail + commun/tribu/drive
• archives informatiques cf document joint.

3. Contrôle interne comptable

• classeur de l’organisation chez l’agent comptable et répertoire partagé sur le NAS [1]
• classeur informatique et papier du suivi des non-conformités
• PV de contrôles : régies, caisses, stocks, bourses...

4. Archives papier : une seule boite !!!

1. le COFI
2. budget + DBM
3. les FQE/FE
4. les journaux
5. la copie des bordereaux
6. les relevés DFT avec les justificatifs
7. la copie des OP
8. les fiches de compte
9. les documents de suivi de qualité : suivi des non conformités,suivi des prises en charges et des contrôles hebdomadaires, PV de contrôles.