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Chèques vacances pour payer les voyages

mercredi 11 janvier 2006, par L’intendant zonard

Les chèques vacances, subventionnés par les CE, les employeurs ou les organismes sociaux, représentent une possibilité supplémentaire d’aide aux voyages scolaires pour nos parents d’élèves dans la peine.

C’est nouveau, un comptable d’établissement peut maintenant demander à les percevoir et se les faire rembourser.

Je n’avais pas vu l’info dans le BO du 8 décembre 2005 (lecture en diagonale), c’est l’excellent Intendance Le mensuel du quotidien qui m’a signalé cette trouvaille.

Un comptacle peut demander à être hablité à recevoir les chèques vacances, en le demandant à l’Agence Nationale des Chèques Vacances.

Attention, cela suppose vote au CA, délais de remboursement par l’ANCV, perception de 1% de frais... Ca ne plaira pas à tout le monde. Pour ceux qui voudraient faire la sourde oreille, on peut toujours dire que les voyages scolaires que nous encaissons n’ont pas lieu pendant les vacances...

Tout est ci-dessous, dans le texte du BO que je recopie in extenso (la loi est à tout le monde), c’est moi qui souligne. Dans le premier paragraphe de la partie II, j’ai remarqué que les règlements par CV concerneraient (exclusivement ?) des voyages scolaires facultatifs.

La question est de savoir si cela veut dire que cela concerne (exclusivement ?) les voyages hors temps scolaire, donc ceux qu’on ferait aussi bien de refiler massivement aux Foyers Socio-Educatifs, ou si c’est simplement un rappel entre les lignes que les voyages obligatoires doivent être gratuits.

En tout cas j’imagine qu’un FSE qui organiserait un voyage pendant les vacances scolaires devrait pouvoir adhérer à l’ANCV...


Réglementation finançière et comptable

CHÈQUES VACANCES

Agrément des EPLE auprès de l’Agence nationale des chèques vacances (ANCV)

NOR : MENF0502584N -
RLR : 364-1 -
NOTE DE SERVICE N°2005-205 DU 30-11-2005 -
MEN -
DAF A3

Texte adressé aux rectrices et recteurs d’académie ; aux chefs des établissements publics locaux d’enseignement ; aux gestionnaires ; aux agents comptables

De nombreux EPLE ont manifesté le souhait d’être agréés par l’ANCV pour l’encaissement des chèques vacances remis notamment par les parents d’élèves pour des voyages ou sorties scolaires facultatifs.

Je rappelle que l’ANCV, créée par l’ordonnance n° 82-283 du 26 mars 1982, a pour mission de participer au développement du droit aux vacances et aux loisirs pour tous, notamment en faveur des personnes qui disposent des revenus les plus modestes. Aux termes de l’article 1er de cette ordonnance, les chèques vacances peuvent être remis en paiement des dépenses effectuées sur le territoire national aux collectivités publiques par leurs bénéficiaires.

Les chèques vacances, titres de paiement proposés aux salariés par les employeurs (entreprises et collectivités publiques) ou par les organismes sociaux sont financés pour partie par l’épargne des salariés et pour partie par abondement de l’employeur, les organismes sociaux allouant ces chèques sans participation des allocataires. Ils permettent de régler des prestations de service en rapport avec les vacances et les loisirs, notamment le transport, l’hébergement, la restauration, les visites de monuments, châteaux ou musées, l’achat de places de spectacles, de concerts ou de théâtres.

Or les collèges et les lycées qui souhaitaient pouvoir encaisser les chèques-vacances remis par les familles se heurtaient à l’impossibilité d’obtenir leur agrément auprès de l’ANCV, impossibilité de plus en plus difficile à comprendre pour les familles qui, dans des circonstances analogues, pouvaient payer les communes au moyen de ces titres pour leurs enfants fréquentant les écoles primaires.

Cet obstacle est désormais levé, l’ANCV ayant répondu positivement à ma demande de possibilité d’agrément individuel des EPLE à l’agence.

Au vu des réponses émanant de l’ANCV et de la direction générale de la comptabilité publique (DGCP) également saisie, je suis en mesure de vous indiquer aujourd’hui les modalités d’agrément auprès de l’agence, mais également de gestion et de comptabilisation des chèques vacances.

I - Modalités d’agrément

Les EPLE, qui sont assimilés à des collectivités publiques, peuvent faire une demande d’agrément en complétant le formulaire accessible sur le site de l’ANCV à l’adresse suivante :

http://www.ancv.com : rubrique “Professionnels Tourisme et loisirs”/“comment être conventionné”/“demandez votre conventionnement”/ “Formulaire” /“contact” /“Professionnels Tourisme et Loisirs”.

Après examen de la demande, l’agence envoie la convention à l’établissement. Le chef d’établissement, après approbation du conseil d’administration, renseigne la convention, la signe et la retourne, obligatoirement accompagnée des pièces justificatives demandées.

Lorsque le dossier est accepté, l’agence envoie une confirmation du conventionnement par courrier incluant :
- le double de la convention ;
- des bordereaux de remise personnalisés permettant d’expédier les chèques-vacances pour remboursement.

Le site internet de l’ANCV fournit en outre de nombreuses informations sur les prestations offertes.

II - Modalités de gestion des chèques vacances

Après émission de l’ordre de recettes par l’ordonnateur, les chèques vacances remis par les familles en paiement de prestations liées aux voyages scolaires facultatifs sont pris en charge dans les écritures du comptable et envoyés à l’ANCV, accompagnés d’un bordereau de remise personnalisé à l’adresse suivante :

ANCV/EXPERIAN, Centre de traitement, 223, bd Mac Donald, 75 929 Paris cedex 19.

Un avis de contrôle indiquant la date et le montant du remboursement est ensuite établi par l’agence et envoyé à l’établissement.

J’attire votre attention sur le fait que des frais de gestion, pris en charge sur le budget de l’établissement, sont perçus par l’ANCV sous la forme d’une commission appliquée à la valeur nominale des chèques vacances, qui correspond à 1% du montant des chèques qui lui sont remis, avec un minimum de 2 euros par virement.

Le virement opéré par l’ANCV sur le compte Trésor de l’agent comptable correspond donc au montant nominal des chèques vacances remis, déduction faite de la commission.

Par ailleurs, l’attention des agents comptables est appelée sur la durée de validité des chèques vacances, qui est de deux années à compter du 1er janvier suivant leur date d’émission.

III - Comptabilisation des chèques vacances

Comme cela a été annoncé par lettre DAF A3 n° 05-157 du 4 octobre 2005, la nomenclature GFC fait l’objet de modifications en 2006 pour tenir compte de cette nouvelle possibilité offerte aux établissements. Les comptes 4722 “commission chèques-vacances en instance de mandatement” et 5113 “chèques-vacances” ont été ouverts.

Les modalités de suivi de l’encaissement des chèques-vacances et de leur remise à l’ANCV pour remboursement ont été précisées par le bureau 7D de la DGCP et sont illustrées au moyen de l’exemple ci-dessous.
Pour une prestation d’un montant de 1 000 euros pour laquelle le débiteur de l’EPLE règle par chèques vacances, le schéma des écritures comptables s’établit ainsi qu’il suit.

1) Prise en charge du titre de recettes

- Débit C/411X compte de tiers : 1 000 euros.
- Crédit C/7067 Contribution Familles voyage scolaire.

2) Réception du paiement de la famille débitrice par l’EPLE au moyen de chèques vacances

- Débit C/5113 Chèques-vacances : 1 000 euros.
- Crédit C/411X compte de tiers.

3) Remboursement par l’ANCV après présentation des chèques par l’EPLE (a) et comptabilisation des frais de gestion ANCV (b)

- a) Débit C/5151 Trésor : 1 000 euros.
- Crédit C/5113 Chèques-vacances.

- b) Débit C/ 4722 Commissions bancaires en instance de mandatement : 10 euros.
- Crédit C/5151 Trésor.

4) Mandatement des frais de commissions bancaires

- Débit C/627 Services bancaires : 10 euros.
- Crédit C/4722 Commissions bancaires en instance de mandatement.