Op@le : comment se préparer — I. Penser et parler différemment

Dès lors qu’on vous a annoncé que vous alliez migrer, une multitude de questions vous assaillent.

• A quoi ressemble Op@le ?
• Qu’est-ce qui va changer ?
  et, si vous avez commencé à lire à ce sujet,
• C’est quoi une demande de paiement ?
• Faut-il que je me rappelle de la commande YCRINT ?

Ce qui importe, c’est qu’au fond, vous connaissez votre métier... et que s’il faut apprendre à se réorganiser autour de ce nouvel outil, les trois-quarts du chemin, vous et vos équipes les connaissez déjà. C’est le premier volet de notre série.

De papy gâteau GFC à un Op@le adolescent et hyperactif

Nous avons tous pris des habitudes autour de GFC. C’est notre voisin de palier depuis quarante ans, nous connaissons tous ses défauts ; ses qualités aussi : il est sympa avec nous, il oublie fréquemment toutes nos âneries. J’entends par là qu’à moins d’avoir validé et imprimé définitivement quelque chose, on peut toujours annuler un bon de commande avant de l’éditer, un engagement qui n’aura finalement par d’effet ; une ligne de DBM qu’on ne présentera finalement pas sous cette forme, etc.

Avec Op@le, on change radicalement de rythme. Les règles, ce n’est pas pour les chiens, de toutes façons, c’est comme ça et ce n’est pas autrement. C’est un fan de CIC, donc il s’inspire directement de son idole. Adieu les petites entorses à la chaîne de décision, adieu l’effacement de l’opération mal maîtrisée. Il se souvient de tout, il n’oublie rien et n’agit que si tout est comme il l’a décidé.

Alors forcément, il va nous bousculer, nous déranger, nous faire sortir de notre zone de confort pour s’occuper de cet enfant terrible. Mais nous avons l’expérience et la connaissance : tout est donc possible.

Reprendre la chaîne de décision

Op@le nécessite que chacun reprenne sa place dans la chaîne de décision matérielle et comptable de l’établissement, que tous les acteurs jouent le jeu au moment opportun.

Dans Op@le il y a trois niveaux, pas nécessairement hiérarchiques mais bien fonctionnels.

1. Un niveau opérationnel avec les assistants de gestion, les responsables d’approvisionnements et les assistants comptables. C’est le niveau où se placent votre secrétaire de gestion et votre référent comptable. Ce niveau est celui de la préparation des écritures et ces profils ne donnent pas accès à toutes les fonctionnalités du logiciel.
2. Un niveau tactique avec les gestionnaires et les comptables. Chacun dans son domaine de compétences, et de ses responsabilités, le gestionnaire et le comptable disposent de toute la palette des outils.
3. Un niveau exécutif, représenté par l’ordonnateur pour lequel le gestionnaire travaille en amont, et par le comptable en aval. J’insiste encore une fois pour dire qu’il ne s’agit pas de "hiérarchie" mais de fonctionnement. On replace qui est au service de l’EPLE et de son exécutif, à quel moment dans la chaîne.

Pour tous ceux qui sont dans de très grosses équipes dans les agences comptables et qui ont des chaînes thématiques (une personne chargée des recettes, une autre des dépenses, par exemple), à ceux également qui sont seuls sans assistant dans leur service, le fait que les opérations majeures de la dépense et de la recette, soient scindées en deux étapes, liquidation et validation de la liquidation, avant même que le chef d’établissement ne valide le tout pour l’envoyer au comptable peut sembler une débauche de clics. C’est uniquement dû à cette représentation de la chaîne fonctionnelle. C’est en même temps rassurant, car cela vous laisse une occasion supplémentaire de revenir sur votre travail, pour ajouter une pièce ou pour finalement annuler l’opération ou la retoquer.

Néanmoins, et c’était la volonté affirmée dans l’adoption d’Op@le, rien ne peut se faire au mépris de cette chaîne. Vous ne pourrez pas imprimer un bon de commande avant que le chef d’établissement en ait validé l’opportunité. Vous ne pourrez pas envoyer des factures aux familles et autres avis aux familles avant que le comptable n’ait pris en charge vos droits constatés. D’ailleurs, c’est l’agent comptable qui a la charge d’envoyer aux débiteurs ces titres de paiement, y compris les factures de cantine.

Les agences comptables ont donc un rôle fondamental à jouer auprès des établissements, et les opérations en recette n’ont pas intérêt de trop tarder pour que le recouvrement puisse commencer.

Mon conseil : investissez dans la relecture et éventuellement la refonte de votre organigramme fonctionnel qui vous permettra d’anticiper les profils et les habilitations de chacun, voire de modifier les fiches de poste à la marge, mais pour mieux correspondre avec les flux op@liens.

Reprendre le vocabulaire

Rassurez-vous, j’ai parlé d’adolescent pour Op@le mais pas de wesh, gros pour autant. Simplement nos fantaisies verbales un peu napoléoniennes disparaissent au profit de mots plus simples, plus parlants pour les débutants mais aussi pour nos environnements.

Ainsi le mandat (sur le Trésor) est bien mort. À l’heure du tout numérique, il est remplacé par une expression simple : la demande de paiement.

Son pendant en recette, l’ordre de recette devient quant à lui un titre de recette issu de la liquidation de droits constatés. Si vous réserviez le terme à vos factures de cantine, vous verrez qu’Op@le le replace à son juste usage : presque toutes les recettes sont issus de droits de l’établissement sur un tiers.

Toutes les opérations pour ordre, terme qui en soit, n’est pas très parlant devient une simple écriture/demande de comptabilisation.

C’est tellement évident pour quelqu’un qui ne viendrait pas de l’EPLE et pourtant nous bloquons beaucoup dessus.

Enfin, évidemment que comme tous les adolescents, Op@le adore utiliser des mots que vous ne comprendrez pas a priori : on appelle ça les mnémoniques. Ici le YCRINT (le premier dont vous entendrez parler), là le YGPIE. Si vous partez du principe que Y désigne vos Yeux et que c’est pour ouvrir un écran, déjà vous avez fait le principal. Quand vous vous direz ensuite que vous ne retiendrez que ce que vous avez envie de retenir, c’est à dire pour moi actuellement ces deux-là et aucun autre, vous aurez gagné.

Mon conseil : ne vous encombrez pas l’esprit. S’il est un écran que vous ouvrez dix fois par jour et pour lequel le chemin d’accès est un peu long, alors oui, retenez son mnémonique.
Sinon, si vous êtes curieux et que vous avez un peu de temps, essayez de décomposer les mnémoniques.

Par exemple, le décodage de ce fameux YCRINT donne :

• Y => voir/consulter
• CR => compte-rendu
• INT => interface

Or c’est l’écran de consultation des comptes-rendus d’interface. Avec ce déchiffrement, les mnémoniques deviennent moins terrifiants.

Reprendre depuis le début

Alors, effectivement, Op@le va nécessiter une reprise manuelle importante de données afin d’éviter les doublons, les fausses informations qui traînent depuis vingt ans dans nos bases. C’est la principale critique émise contre cet outil et considérant la pression sur nos services, elle est justifiée en termes de chronophagisme. Rien ne sert néanmoins de se faire peur avec cette notion de reprise manuelle de l’existant.

Ce sera l’objet de notre deuxième article pour aborder la bascule sous Op@le, avant même que l’outil soit ouvert dans votre intranet. Le troisième vous parlera des conditions matérielles à réunir.

Mon conseil : ne commencez pas à cogiter et paniquer. 92 % de nos peurs ne se réalisent jamais !