Renommer facilement les fichiers pour l’Infocentre

Récupérer les fichiers pour l’Infocentre

Il est essentiel de n’envoyer que des PDF propres, natifs, en en aucun cas des scans d’impressions. Aucune signature manuscrite n’est demandée, hormis la pièce 24. Je vous en affiche ici la liste, avec l’origine des fichiers.

La majorité des documents s’obtiennent directement d’Op@le, par la transaction YCOFI. J’ai vérifié, avec le profil gestionnaire on ne peut pas y accéder. Peut-être avec YDOCCOFI, je ne suis pas en situation de tester ça moi-même à l’instant. s c’est l’AC qui est supposé remplir De toutes manières l’infocentre, et c’est lui qui se fera ramasser s’il est en retard, alors pas de raison que les SG s’enquiquinent à le faire à sa place.

Après cette majorité, les besoins suivants sont des actes, à repêcher dans Dém’Act : celui validant le budget initial, celui du cofi, et ceux des éventuelles DBM pour vote. Là j’indique que, dans certaines académies, les agents comptables ont une consultation ouverte sur le Dém’Act de tous leurs établissements. Et si on le réclamait tous ?

Ne restent plus que le rapport de l’ordonnateur et l’annexe du comptable. Sans longuement ergoter sur ces deux documents, je me contenterai ici de rappeler cette idée de bon sens qui est que là-dedans, on doit parler de ce qui est pertinent et qui ne peut pas se comprendre par la seule lecture du reste du cofi (par un contrôleur financier capable de piger un cofi d’EPLE). Pas de recopiage de chiffres, pas de longues explications sur les 15,24 € de reliquat du projet Macramé, pas de bavardages sur l’ambiance de vie scolaire. Mais il faut se glisser dans le plan standard fourni dans la M9-6.

Attention à la pièce 24 !

Pour accéder à la pièce 24, il faut d’abord que le comptable ait "signé" le cofi dans Op@le. Là en général on n’oublie pas. Mais il faut que l’ordonnateur ait fait de même ! Et y a des trous dans la raquette, les infaillibles statistiques zoniennes évoquent, à la quatrième année d’Op@le, un taux d’action spontanée autour de 23,91 % seulement.

Vous allez donc devoir tanner chaque ordo pour qu’il aille viser le cofi. Ce n’est qu’après qu’il pourra imprimer et signer le document, sauf si naturellement il procède, comme vous, par signature dématérialisée (NB j’ai pas dit signature numérique).

Quelques fichiers à fusionner

Là encore c’est pas long : utilisez Split and Merge que je vous fournis. Si vous préférez un truc en ligne qui espionne tout ce que vous lui soumettez, c’est votre responsabilité, mais ça deviendra le problème de tout un continent assez bientôt.

L’épreuve du nommage des fichiers

Les noms de fichiers sont globalement abscons, et les risques de se planter et de ne pas respecter la norme sont très élevés. Tout ça est automatisé par les bons logiciels comptables, bref. En guise de cautère sur cette jambe de bois, il existait déjà, diffusé par le minefi, un fichier décrivant les noms attendus.

Je vous en ai fait une version automatisant le plus que j’ai pu la confection des noms, pour une agence comptable jusqu’à 20 EPLE. En séparant la saisie de l’exploitation, avec des cases protégées [1] pour éviter les accidents, vous devriez être un peu moins inefficaces dans ce labeur sans intérêt.

Après avoir rempli le premier onglet d’informations, les deux suivants servent uniquement à récupérer le nom du fichier, que vous mettrez à la place de ce qu’il y avait alors. Je vous conseille de récupérer méthodiquement tous les fichiers que vous mettrez dans un sous-répertoire du cofi de l’établissement concerné, puis d’utiliser ce tableur pour tout renommer.

Récupérez le nom dans le tableau par Ctrl-C, et collez-le au nom du fichier par Ctrl-V. Attention, conservez bien l’extension [2]. Au fait saviez-vous que pour renommer un fichier dans votre système, vous pouvez utiliser la touche F2 ? Eh oui, ça ne sert pas toujours pour des recherches...

Au fur et à mesure de ce boulot, ceux qui le souhaitent pourront mettre un X (ou n’importe quoi d’autre) dans la colonne rose à gauche, pour chaque document collecté et préparé : le rose passe au blanc, et en haut de colonne vous verrez le nombre qu’il reste à faire.